АТБ внедряет электронный документооборот EDIN

atb_vnedryayet_elektronnyy_dokumentooborot_edin

О компании

«АТБ-Маркет» — крупнейшая украинская сеть супермаркетов как по товарообороту, так и по числу магазинов, которых в 2021 году было 1314. Также осуществляет доставку продуктов на дом. Входит в состав Корпорации «АТБ». Компания динамично развивается, овладевает и внедряет инновационные решения и технологии современности.

В настоящее время компания переводит документы в электронный формат, которые законодательство позволяет иметь только в цифровом виде – это бумаги по поставкам товаров в магазины и распределительные центры АТБ. В общей сложности это около 300 000 документов в магазинах и около 200 000 на РЦ в месяц.

Задачи 

  • ликвидировать вероятность ошибок при проверке документов через человеческий фактор;
  • сделать невозможным утрату документов;
  • минимизировать затраты на хранение огромного архива бумажных документов;
  • поиск нужных документов в электронном архиве за считанные минуты.

Результат

«Мы начали проект по переводу юридически значимых документов по поставке товара в конце 2020 года совместно с провайдером услуг EDI компанией EDIN«, — прокомментировали в компании.

Благодаря интеграции ERP (системы на базе платформы Oracle Retail) и технологии обмена данными EDI (Electronic Data Interchange) удалось решить целый ряд проблем. Система ERP содержит полную информацию о реквизитах поставщиков, договорных условиях с ними, ценах закупки, дате поставки товара на заказ и т.д. Соответственно система самостоятельно проводит проверку на корректность заполнения документов, контролирует исправление и замену.

При реализации проекта провайдеры EDIN и АТБ рассмотрели все возможные практические кейсы при работе с документами, с учетом потребностей всех участников процесса поставки товара. Согласовали структуру электронных документов, интегрировали платформу EDI с ERP системой ритейлера. Реализовали автоматические проверки документов по соблюдению законодательства:

  • КЭП (квалифицированная электронная подпись) хранится исключительно на защищенных носителях;
  • ТТН заполняется согласно принятым правилам грузоперевозок;
  • Контролируется полнота пакета документов, необходимых для приема товара, согласно договору и требованиям законодательства;
  • Проверяются бухгалтерские реквизиты документов;
  • Проверяется корректность цены, дат и т.д.

Следует отметить, что во время пилотного проекта с поставщиками, восстановленным летом прошлого года, электронные документы дублировали бумажными. Это было необходимо, чтобы не остановить процесс приема товара в случае обнаружения возможных недостатков.

“Теперь мы видим удовлетворительные результаты, позволяющие нам отказаться от дублирования бумажными документами и подключать новых поставщиков к электронному документообороту. В дальнейшем останется только один экземпляр ТТН в бумажном виде, который необходим водителю для перевозки», – говорят в компании.

 Ритейл успешно диджитализируется!