Аудиторська діяльність неможлива без постійної роботи з великим масивом документів — від первинної бухгалтерії до внутрішніх звітів, робочих файлів аудитора та фінальної документації за результатами перевірки. Паперові архіви, пошук документів, дублювання файлів і ручне погодження процесів можуть створювати значні затримки та ризики.

Саме тому все більше аудиторських компаній переходять на системи електронного документообігу (ЕДО) — інструмент, який дозволяє працювати швидше, безпечніше та ефективніше.

Яким чином ЕДО трансформує роботу аудиторів і які переваги дає бізнесу?

Ефективність, продуктивність і швидкість роботи:

• Миттєвий доступ до інформації. Замість того, щоб витрачати час на пошук документів у шафах або архівах, аудитори отримують можливість знаходити потрібні файли за кілька секунд — за допомогою пошуку за метаданими, датою чи типом документа.
• Автоматизація рутинних процесів. ЕДО бере на себе завдання, які раніше виконували вручну (архівація та систематизація документів; розсилання клієнтам підтвердних запитів або файлів; нагадування про дедлайни; створення стандартизованих шаблонів робочих документів аудитора). Це звільняє час для глибшої аналітики, а не механічної роботи.

Посилена безпека та конфіденційність даних. В сфері фінансового аудиту конфіденційність — ключовий аспект. ЕДО допомагає зменшити ризики на кожному етапі роботи:

• Захист від втрати або пошкодження документів. Електронні копії зберігаються у безпечних дата-центрах або хмарних сховищах, тож їх практично неможливо знищити.
• Гнучке налаштування прав доступу. Компанія може чітко визначити, хто має право переглядати документ, вносити до нього зміни, затверджувати та відправляти клієнтам. Це зменшує ризики витоку інформації та помилок у самому процесі аудиту.
• Журнал дій і цифровий слід. Кожна операція з документом фіксується. Це важливо для внутрішнього контролю, комплаєнсу та можливих зовнішніх перевірок.

Екологічність та фінансова економія. Тут йдеться не лише про зручність, а також про оптимізацію витрат:

• Скорочення використання паперу та витрат на друк. Аудиторські компанії, які працюють з великими масивами бухгалтерських документів, можуть суттєво знизити витрати на папір, принтери, картриджі та інше.
• Оптимізація офісного простору. Електронні архіви не займають місця в офісі, а звільнені площі можна використати для робочих зон, або зустрічей з клієнтами.

Гнучкість роботи та мобільність команди. Під час аудиту часто доводиться працювати в офісі клієнта, у відрядженнях або дистанційно. Хмарні технології дозволяють працювати з документами з будь-якого місця. Це суттєво прискорює процес аудиту й робить роботу команди мобільною та незалежною від фізичної локації.

Зручна співпраця та узгодженість командної роботи. Аудиторські завдання майже завжди виконуються групою фахівців. ЕДО робить їх взаємодію значно простішою:

• Робота з однією версією документа. Учасники проєкту бачать один актуальний екземпляр файлу, що усуває плутанину та дублювання.
• Коментування та спільні правки в реальному часі.

Сприяння комплаєнсу та відповідності стандартам. Системи ЕДО допомагають відповідати:

• міжнародним стандартам аудиту (ISA),
• політикам контролю якості,
• вимогам до зберігання документів,
• внутрішнім процедурам контролю.

Документи не губляться, не дублюються і не змінюються неконтрольовано — усе прозоро та зафіксовано.

Системи електронного документообігу — це не просто зручність, а стратегічний інструмент розвитку аудиторських компаній. Вони дозволяють структурувати роботу, зберігати конфіденційність та безпеку, скорочувати витрати, підвищувати мобільність команди та якість обслуговування клієнтів та відповідати міжнародним стандартам і вимогам контролю якості. Для аудиторів системи електронного документообігу — це шлях до сучасного, прозорого та ефективного бізнесу, який відповідає вимогам часу. Такою є платформа електронного документообігу EDI-Network від EDIN, яка містить весь необхідний функціонал для обміну EDI та юридично значимими документами з партнерами, об’єднуючи всіх учасників процесу. 

The post Переваги електронного документообігу під час фінансового аудиту first appeared on EDIN.

Сучасний світ переживає період цифрової революції, і однією з ключових складових цього процесу є система електронного документообігу (СЕД). Ця інноваційна технологія змінює підхід до управління документами в організаціях будь-якого масштабу. У цій статті ми детально розглянемо, що таке СЕД, як вона працює, та які переваги вона приносить бізнесу.

Система електронного документообігу (СЕД) – це комплекс програмних засобів і технологій, призначених для автоматизації процесів обробки документів в електронному форматі. Вона дозволяє створювати, редагувати, розсилати, зберігати і впорядковувати документи, використовуючи електронну платформу. СЕД об’єднує різні стадії життєвого циклу документа, забезпечуючи його автоматизований обіг без необхідності друку та ручного переносу інформації.

Структура СЕД

Система електронного документообігу складається з декількох важливих модулів для підтримки введення даних, індексування, обробки документів, управління доступом, маршрутизації документів, системної інтеграції, зберігання.

Кожен з цих модулів відповідає за послідовність і основні принципи документообігу в системі:

• одноразова реєстрація документа з подальшою його ідентифікацією;
• паралельне виконання завдань з можливістю скорочення часу їх руху і оперативністю їх виконання;
• безперервний рух документа з можливістю визначення відповідального за його виконання;
• одна база зберігання документації з виключенням дублювання;
• ефективна система пошуку документів;
• оптимізована система звітності.

Функціонал СЕД

СЕД – автоматизація бізнес-середовища. Робота з документами в системі передбачає їх рух і обробку в рамках одного програмного інструментарію. З якими видами документів працює система електронного документообігу:

1. Бізнес-процеси компанії:

• управління проєктами;
• закупівлі;
• фінанси;
• збут;
• організаційно розпорядчі процеси.

2. Документальне забезпечення бізнес-процесів:

• управління проєктною документацією;
• управління договорами;
• управління тендерною документацією;
• управління претензійно-позовною роботою;
• управління наказами та розпорядженнями;
• управління вхідними та вихідними;

3. Архівне зберігання корпоративних документів:

• електронний архів проєктних документів;
• електронний архів договорів;
• електронний архів постачальника;
• електронний архів клієнта;
• електронний архів фінансових документів;
• електронний архів організаційно-розпорядчих документів.

Як вибрати СЕД?

Ринок пропонує багато якісних варіантів, але витрачати час на вивчення їх всіх – не доцільно, оскільки кожен буде доводити, що його рішення краще. Вибирати систему електронного документообігу необхідно в залежності від завдань компанії і їх складності.

Критерії вибору СЕД:

• мети запровадження системи електронного документообігу;
• структура і масштаб компанії;
• рівень підготовки власних ресурсів.

Якщо компанія велика і вимагає передачі документів як з контрагентами, так і всередині, з налаштуванням унікальних ланцюжків і можливістю передавати структуровані і неструктуровані дані, то варто вибирати систему з гнучкими настройками і можливістю архівування великої кількості інформації. Якщо ж масштаб компанії не великий і завдання досить локальні і конвеєрні, то можна обмежитися простою і вузькофункціональною системою.

Впровадження СЕД

Процес впровадження системи електронного документообігу може мати кілька напрямків. Вони залежать від можливостей компанії на етапі, коли система ще не впроваджена, і від очікуваних результатів. Кожен шлях відрізняється процесом установки, супутніми завданнями і результатами:

1. Інтеграція – в уже наявну облікову систему, звичну для співробітників, впроваджується зовнішній сервіс. Для користувачів послідовність роботи не змінюється, але всередині процеси оптимізовані краще.
2. Нове готове рішення з навчанням. Це може бути як заміна з перекладом зі старого, так і повністю нове поняття робочого інструмента в компанії. У будь-якому випадку, така установка системи вимагає навчання і часу для впевненого користування.
3. Впровадження системи з необхідними доробками для компанії потрібно в тому випадку, коли бізнес-процеси передбачають унікальний ланцюжок передачі даних, тобто стандартні розроблені рішення не до кінця підходять.

Етапи впровадження СЕД

Незалежно від вибору напрямку, схема Запровадження системи електронного документообігу в основному проходить по одному шляху. Звичайно відмінності присутні, хоча б з тієї причини, що сервіси можуть впроваджуватися різні. Щоб встановити систему потрібно:

• досліджувати поточний стан суб’єкта економічної діяльності, підготувати план впровадження;
• адаптувати СЕД під наявні потужності компанії;
• протестувати сервіс;
• навчити персонал;
• внести правки і доопрацювання в процесі експлуатації.

Перед самим процесом впровадження СЕД, необхідно провести попередню оцінку ефективності тієї чи іншої системи в бізнес-процесах компанії. Важливо розуміти, що сервіс повинен себе окупити, а не привнести мінус в підприємство.

Переваги СЕД для бізнесу

Впровадження системи електронного документообігу в бізнес-процеси приносить численні переваги:

Збільшення продуктивності. СЕД автоматизує багато рутинних завдань, зменшуючи час, необхідний для обробки документів, та допомагаючи спростити робочі процеси.

Ефективне управління документами. Система надає можливість централізованого зберігання та управління документами, що робить їх доступними для всіх зацікавлених сторін.

Зменшення витрат. Відсутність потреби в фізичних копіях документів і зменшення витрат на їх обробку та зберігання дозволяє зекономити кошти.

Підвищення безпеки даних. СЕД забезпечує контроль доступу до документів та їх конфіденційність, а також створює аудиторські сліди.

Швидкий доступ до інформації. Завдяки пошуку та індексації документів, користувачі можуть легко знаходити необхідну інформацію.

Екологічна сторона. Відмова від паперу та друку документів допомагає зменшити негативний вплив на навколишнє середовище.

Отже, система електронного документообігу є важливим інструментом для сучасних організацій, які прагнуть покращити управління документами та оптимізувати бізнес-процеси. Впровадження СЕД допомагає збільшити продуктивність, покращити ефективність та зменшити витрати, забезпечуючи одночасно збереження інформації та підвищення безпеки даних. Розглядаючи перспективи свого бізнесу, необхідно враховувати переваги і можливості, які надає система електронного документообігу.

The post Що таке СЕД? Як правильно вибрати і запровадити СЕД? first appeared on EDIN.

Тайм-менеджмент (з анг. time management) – це систематичний підхід до організації та використання свого часу з метою досягнення максимальної продуктивності та поставлених цілей. Основна ідея полягає в тому, щоб ефективно розподіляти час між різними завданнями, проєктами та активностями, забезпечуючи баланс між роботою, особистим життям і відпочинком.

Тайм-менеджмент може допомогти підвищити продуктивність, зменшити стрес та досягати поставлених цілей більш ефективно.

Управління часом є важливим інструментом у сучасному житті, оскільки допомагає досягати більшої продуктивності, знижує рівень стресу і допомагає краще використовувати обмежений ресурс – час. 

Причини, чому тайм-менеджмент є важливим:

1. Тайм-менеджмент допомагає визначити пріоритети та ефективно розподілити час між різними завданнями. Це дозволяє досягати кращих результатів за коротший період.

2. Завдяки плануванню та управлінню часом ви можете краще орієнтуватися в досягненні своїх цілей. Розбивши цілі на менші кроки, ви зможете крок за кроком наближатися до їх досягнення.

3. Організоване управління часом допомагає уникати ситуацій, коли ви відчуваєте надмірний тиск через велику кількість завдань або невпорядкованість.

4. Правильне управління часом дозволяє звільнити більше часу для важливих речей в житті, таких як сім’я, друзі, хобі, відпочинок тощо.

5. Тайм-менеджмент допомагає зосередитися на важливих аспектах вашої кар’єри або освітнього процесу, а також уникнути зайвих затримок у їхньому розвитку.

6. В сучасному світі, де багато завдань можна виконати за допомогою технологій, правильний тайм-менеджмент допомагає вам оптимізувати використання цих інструментів та зменшити час, витрачений на рутинні роботи.

7. Вільний час, який ви зможете виділити завдяки ефективному тайм-менеджменту, може бути використаний для саморозвитку, навчання нових навичок, читання книг та вдосконалення себе.

8. Правильний баланс між роботою, особистим життям і відпочинком сприяє покращенню фізичного і психічного здоров’я.

Отже, тайм-менеджмент важливий для того, щоб більш ефективно управляти своїм життям, досягати цілей та насолоджуватися більш збалансованим і задовільним способом існування.

Успішний тайм-менеджмент базується на дотриманні певних принципів, які допомагають досягнути більшої продуктивності та ефективності у використанні часу. 

5 ключових принципів успішного тайм-менеджменту

1. Встановлення пріоритетів: розумно визначайте, які завдання є найважливішими і мають найбільший вплив на досягнення ваших цілей. Використовуйте методи оцінки важливості і терміновості, такі як матриця Ейзенхауера, щоб визначити, на що слід спрямувати свою увагу в першу чергу. 

Ще одна техніка для встановлення пріоритетності задач має назву “1-3-5”. Її суть полягає в тому, щоб спочатку визначити 9 справ на день та виконувати спочатку 1 найбільш важливу (складну) справу, потім 3 менш важливих і 5 маленьких. 

2. Планування: створюйте розклади, плани або списки завдань на день, тиждень, місяць і навіть далі. Планування допомагає зберегти організованість і зосередженість, а також дозволяє уникнути зайвого стресу, який виникає внаслідок невизначеності. 

3. Поділ завдань і делегування: розбивайте великі та складні завдання на менші, керовані кроки. Це полегшує процес виконання завдань і допомагає уникнути перенавантаження. Потрібно також вміти делегувати частину роботи іншим, якщо це можливо.

4. Зосередженість і уникнення відволікань: зосереджуйтеся на завданнях одне за одним і уникайте відволікань. Вимкніть сповіщення на телефоні та комп’ютері, створюйте спеціальні періоди роботи без зовнішніх впливів. 

Також зосередитись на виконанні завдань можуть допомогти такі техніки як принцип Парето “80 на 20”, метод “90 на 30” та техніка “52 на 17”.

Принцип Парето говорить нам про те, що 20% зусиль дають 80% результату. Складність лише в тому, щоб зрозуміти, які 20% є найбільш ефективними.

Методи “90 на 30” та “52 на 17” є аналогічними за своїм принципом і полягає в тому, щоб працювати 90 (52) хвилини і потім відпочивати 30 (17) хвилин.

5. Стале вдосконалення та аналіз: регулярно оцінюйте свої методи та підходи до управління часом. Аналізуйте, як ви витрачаєте свій час, і шукайте способи оптимізувати процес. Пробуйте різні техніки і методи, і вибирайте ті, які найбільше відповідають вашому стилю та потребам.

Ці принципи допоможуть вам створити більш систематичний підхід до управління часом, що своєю чергою сприятиме більшій продуктивності, кращому досягненню цілей і більш гармонійному життю.

ЕДО як інструмент тайм-менеджменту

Велику роль в успішності бізнесу сьогодні відіграє вміння управляти часом. Українські підприємці опинились у складних непередбачуваних умовах роботи у воєнний час, що спонукає їх впроваджувати технології та сервіси для економії часу та збільшення продуктивності. Зменшення витрат часу на  рутинну роботу дозволяє спрямувати увагу на більш важливі та стратегічні справи. 

Електронний документообіг є необхідним бізнес-інструментом, який дозволяє організаціям ефективно взаємодіяти з документами, оптимізувати робочі процеси та зекономити час і ресурси. 

Передова українська компанія-провайдер з електронного документообігу EDIN створила мультифункціональний сервіс для удосконалення вашого бізнесу WhiteDoc. 

Сервіс WhiteDoc забезпечує швидкий доступ та пошук документів. За допомогою електронного документообігу документи зберігаються в цифровому форматі і можуть бути легко знайдені за допомогою системи пошуку. Це економить час, який раніше витрачався на пошук паперових документів в архівах. 

Сервіс едо WhiteDoc дозволяє швидко розсилати та обмінюватись документами за допомогою електронної пошти. Всі учасники можуть одночасно працювати над одним документом, що робить спільну роботу більш ефективною.

Електронна система документообігу забезпечує автоматизацію багатьох рутинних завдань, таких як підписування, затвердження та сповіщення про статус документів. Це дозволяє вам уникнути затримок через відсутність ручної участі. 

Одна з найголовніших переваг впровадження електронного документообігу це зменшення фізичної присутності. За допомогою електронного документообігу можна уникнути необхідності фізично знаходитися в офісі для обробки документів. Це дозволяє зберігати час, який раніше витрачався на дорогу та організаційні питання. 

До того ж сервіс WhiteDoc зберігає історію всіх змін і дій з документами, що дозволяє вам легко відстежувати, хто і коли здійснював зміни. Це корисно для контролю та аудиту процесів.

Використання електронного документообігу дозволяє зменшити витрати на папір, друкування, зберігання та доставку паперових документів. 

А також, завдяки електронному сервісу документообігу можна створювати автоматичні потоки затвердження, які скорочують час, необхідний для затвердження різних документів.

Якщо ви досі сумніваєтесь у необхідності підключення до сервісу едо, ви можете більш детально ознайомитись із WhiteDoc за посиланням https://edin.ua/korporativnij-dokumentoobig-dlya-roboti-z-partnerami-ta-kolegami/ 

The post Що таке тайм-менеджмент? Основи управління часом first appeared on EDIN.

Що таке фінансова звітність?

Фінансова звітність – це формальний документ або набір документів, які надають інформацію про фінансовий стан, результативність та зміни фінансових показників підприємства, організації або іншої юридичної особи протягом певного періоду. Фінансова звітність є важливим інструментом для оцінки фінансової діяльності та прийняття рішень стосовно інвестицій, кредитування, аналізу ефективності та здатності підприємства до сплати зобов’язань.

Зазвичай, фінансова звітність складається з таких основних компонентів:

1. Баланс: відображає фінансовий стан підприємства на певну дату, показуючи його активи (включаючи грошові кошти, майно, страхові позики тощо), зобов’язання (позики, заборгованість, заробітна плата) та власний капітал.
2. Звіт про прибутки та збитки (звіт про фінансові результати): вказує на дохід, витрати та чистий прибуток (або збиток) за певний період. Цей звіт дозволяє оцінити фінансову продуктивність та ефективність підприємства.
3. Звіт про зміни власного капіталу: показує зміни власного капіталу підприємства протягом певного періоду, включаючи внесення капіталу, прибуток, виплати дивідендів та інші фактори, що впливають на капіталовкладення в підприємство.
4. Звіт про грошові потоки: відображає прихід та витрати грошей в підприємстві протягом певного періоду, розглядаючи грошові операції, пов’язані з операційною діяльністю, інвестиціями та фінансуванням.

Вимоги до фінансової звітності:

• Ясність і об’єктивність: фінансова звітність повинна бути зрозумілою і неупередженою. Всі фінансові транзакції повинні бути коректно відображені, а відомості повинні бути представлені у зрозумілій формі.
• Вірогідність і достовірність: фінансова звітність повинна бути підтверджена достовірними даними і документами. Всі фінансові транзакції повинні бути правильно записані та підтверджені відповідними документами.
• Відповідність стандартам: фінансова звітність повинна відповідати міжнародним стандартам фінансової звітності, таким як МСФЗ (Міжнародні стандарти фінансової звітності), або національним стандартам, якщо вони є обов’язковими.
• Регулярність: фінансова звітність повинна бути складена та оприлюднена регулярно, зазвичай на щоквартальній або річній основі, залежно від вимог законодавства.

Згідно з «Порядком подання фінансової звітності», який затвер­джено постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 149, фінансова звітність подається органам, до сфери управління яких належать підприємства, трудовим колективам на їх вимогу, власникам (засновникам) відповідно до установчих документів, а також іншим органам та користувачам, зокрема органам державної статистики. Фінансова звітність щодо використання бюджетних аси­гнувань, одержаних з державного бюджету, надсилається органам Державного казначейства, а щодо використання асигнувань, одер­жаних з місцевих бюджетів — відповідно фінансовим органам райдержадміністрацій, міськвиконкомів та фінансовим управлінням обла­сних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій.

Датою подання фінансової звітності для підприємства вважаєть­ся день фактичної її передачі за належністю, а у разі надсилання її поштою — дата одержання адресатом звітності, зазначена на штем­пелі підприємства зв’язку, що обслуговує адресата.

Квартальна фінансова звітність (крім зведеної та консолідованої) подається підприємствами не пізніше 25 числа наступного за звітним кварталом місяця, а річна — не пізніше 20 лютого наступного за звіт­ним року. Якщо дата подання звітності випадає на неробочий день, то термін подання переноситься на перший після вихідного робочий день.

Перед складанням річної фінансової звітності обов’язкове прове­дення інвентаризації активів та зобов’язань підприємства. 

Склад і порядок складання фінансової звітності для суб’єктів ма­лого підприємництва і представництв іноземних суб’єктів господар­ської діяльності встановлено Положенням (стандартом) бухгалтер­ського обліку 25 «Фінансовий звіт суб’єкта малого підприємництва».

Для оприлюднення фінансової звітності рекомендовано використовувати формат XML-документів для подачі звітності у Державну фіскальну службу України та Міністерство економічного розвитку та торгівлі України.

Законодавче регулювання фінансової звітності

Основним законом, який регулює фінансову звітність в Україні, є Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”. Цей закон встановлює загальні принципи складання, подання та аудиту фінансової звітності.

Україна використовує міжнародні стандарти фінансової звітності, такі як МСФЗ (Міжнародні стандарти фінансової звітності), при складанні фінансових звітів. Ці стандарти визначають правила щодо розкриття інформації, оцінки активів та зобов’язань, а також вимоги до звітності про групу підприємств.

Законодавство також передбачає проведення аудиту фінансової звітності певних категорій підприємств. Аудит здійснюється незалежними аудиторськими фірмами з метою перевірки достовірності та відповідності фінансової звітності нормативним вимогам.

Українське законодавство встановлює обов’язковість складання та подання фінансової звітності для різних категорій підприємств. Це можуть бути підприємства з державною участю, акціонерні товариства, підприємці, благодійні організації тощо.

Законодавство також впроваджує електронну форму подання фінансової звітності. Це означає, що підприємства мають можливість складати та подавати свою звітність у цифровому форматі через спеціальну електронну систему.

Законодавчі умови України щодо фінансової звітності надають правову основу для ведення обліку та підготовки звітності відповідно до міжнародних стандартів. Дотримання цих умов є важливим елементом для забезпечення прозорості, достовірності та порівняльності фінансової інформації в Україні.

Сервіс ЕДО WhiteDoc

Сервіс WhiteDoc від EDIN спрощує процес документообігу і відповідно допомагає якісно підготуватись до здачі фінансової звітності.  

WhiteDoc – це сервіс, що надає можливість створення і підписання електронних документів онлайн. Він розроблений компанією EDIN, яка спеціалізується на розробці рішень електронного документообігу.

За допомогою WhiteDoc ви можете легко створювати різні типи документів, такі як договори, акти, рахунки, заявки та інші. Сервіс надає інтуїтивно зрозумілий і простий інтерфейс, що дозволяє вам швидко створювати, редагувати та форматувати документи за своїми потребами.

Одна з ключових особливостей WhiteDoc – це можливість підписувати документи електронними підписами. Ви можете створювати підписи для себе і для інших осіб, відправляти запити на підписання, а також підписувати документи, отримані від інших учасників. Це дозволяє зручно проводити електронний документообіг і зменшує необхідність у паперових документах і фізичних підписах.

Крім того, WhiteDoc забезпечує високу безпеку ваших даних. Всі документи шифруються для захисту від несанкціонованого доступу, а також використовується аутентифікація користувачів і контроль доступу до документів.

Більш детально ознайомитись із сервісом Ви можете у нашій статті https://edin.ua/korporativnij-dokumentoobig-dlya-roboti-z-partnerami-ta-kolegami/

The post Фінансова звітність: які сервіси можна використовувати для роботи first appeared on EDIN.

Що таке EDI? Його переваги для бізнесу

EDI (Electronic Data Interchange) – це процес передачі структурованих даних між комп’ютерними системами без необхідності ручного втручання. Цей технологічний прорив став особливо корисним для бізнес-середовища, де ефективний обмін інформацією з ключовими партнерами є критичним фактором успіху. У цій статті ми розглянемо, що таке EDI і як почати працювати з електронними документами.

EDI використовує стандартизовані формати для обміну даними, такі як ANSI X12, EDIFACT та інші, що дозволяють різним організаціям ефективно комунікувати і обмінюватися даними. Це дозволяє автоматизувати багато бізнес-процесів, що знижує ризики помилок та забезпечує швидкий та безперебійний обмін інформацією.

Головним ініціатором у розгортанні інформаційних технологій для електронного обміну бізнес-даними та документами став сектор роздрібної торгівлі. Іншими словами, це сектор, що повністю усвідомлює цінність інформації та міць її своєчасності. 

Однієї з головних проблем рітейлу є невчасне потрапляння товару на полиці. Як результат, компанія втрачає потенційний прибуток. Чому ці втрати стають можливими? Основна причина – неправильний документообіг, а саме: помилки у паперах та збій у їх доставках. В результаті постачання затримуються, а то й взагалі скасовуються. Розв’язання цієї проблеми – це запровадження електронного документообігу, за допомогою якого можна легко та швидко здійснювати обмін інформацією між організаціями. 

Як почати працювати з електронними документами? 

Перед початком використання системи EDI, важливо детально дослідити технологію і розуміти, як вона працює. Дізнайтеся про різні стандарти та їх переваги та недоліки. Вивчіть процеси обміну даними та типові сценарії використання.

Визначте ваші потреби: Розгляньте свої бізнес-потреби та з’ясуйте, як EDI може сприяти їх задоволенню. Визначте, яку інформацію ви хочете обмінювати зі своїми партнерами, наприклад, замовлення, рахунки-фактури, стан складу тощо.

Вибір постачальника послуг EDI: Розгляньте різних постачальників послуг EDI та їх пропозиції. Виберіть надійного постачальника, який може задовольнити ваші потреби та має досвід у вашій галузі. Зверніть увагу на ціни, підтримку клієнтів та рівень безпеки. Компанія-провайдер EDIN однією із перших в Україні пройшла державне акредитування та почала успішну співпрацю із великими компаніями.

Інтеграція з вашою системою: Розгляньте можливість інтеграції EDI з вашою наявною бізнес-системою. Впевніться, що ваша система може генерувати та обробляти EDI-документи. Необхідно встановити необхідне програмне забезпечення та сконфігурувати його для взаємодії з вашими партнерами.

Тестування та впровадження: Перш ніж повноцінно використовувати EDI, проведіть тестування системи із партнерами. Переконайтеся, що обмін даними працює належним чином та забезпечується правильність передачі інформації. Поступово запроваджуйте EDI зі своїми ключовими партнерами та розширюйте його на інші області бізнесу.

Підтримка та покращення: Постійно відстежуйте роботу вашої системи EDI та забезпечуйте її підтримку. Використовуйте аналітичні інструменти для виявлення можливостей покращення та оптимізації вашого обміну даними.

EDI-NETWORK від провайдера EDIN

EDI-Network це універсальний сервіс для рітейлу, який забезпечує обмін всіма необхідними документами в електронному форматі під час процесу постачань. 

Можливості EDI-Network:

• 1. Обмін EDI-документами (Electronic Data Interchange): замовлення, підтвердження замовлення, повідомлення про відвантаження та ін.
• 2. Обмін юридично-значущими документами: угоди, рахунки, акти, податкові накладні та ін.
• 3. Обмін документами з ЕЦП/КЕП (електронним цифровим підписом)
• 4. Міжнародні стандарти безпеки обміну е-даними
• 5. Стандартизація переданих електронних документів – виключення помилок конвертації
• 6. Обмін документами будь-якого зручного формату: doc, jpg, xls, pdf

Які переваги надає EDI-Network постачальникам?

1. Швидке отримання замовлення від мережі.
2. Відсутність помилок у документах, які впливають на додаткові витрати.
3. Можливість знайти нові торговельні мережі для збуту власного товару, які працюють з EDI.
4. Автоматизація процесу без необхідності залучення операторів для ручного введення SKU у підтвердження замовлення.
5. Безкоштовне користування сервісом перші 30 днів від дня реєстрації.

Які переваги надає EDI-Network торговельним мережам?

1. Підтвердження постачальником зобов’язань з постачання товару.
2. Єдині стандарти роботи з постачальниками, прозорість перевірки даних.
3. Можливість прогнозувати стан товарного запасу.
4. Завчасна підготовка складських потужностей та спрощення процесу приймання товарів.
5. Економія часу, виключення помилок людського фактора.

EDI виявляється надзвичайно корисним для підприємств різних галузей, оскільки дозволяє знизити витрати, покращити точність даних та прискорити бізнес-процеси. Початок роботи з електронними документами може бути трохи складним, але після успішної інтеграції EDI ви будете насолоджуватися багатьма перевагами цієї технології.

Не зволікайте і почніть досліджувати можливості EDI для вашого бізнесу вже сьогодні за допомогою компанії EDIN. Інтеграція EDI відкриє нові горизонти для вас і ваших партнерів, полегшивши обмін даними та підвищивши ефективність вашого бізнесу.

The post Що таке EDI? Як почати працювати з електронними документами? first appeared on EDIN.

Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) – це електронний документ, що містить інформацію про перевезення товарів, який замінює паперову накладну в транспортній логістиці. е-ТТН є електронною формою документа, що підтверджує угоду між відправником товарів і перевізником та містить деталі про товари, такі як їхні описи, кількість, вага, вартість, маршрут перевезення, дати відправлення та доставки, інформацію про сторони угоди та інші необхідні дані.

ЕТТН має на меті спростити і прискорити процеси транспортування товарів, зменшити витрати на друкування та зберігання паперових накладних, а також підвищити ефективність та надійність обміну інформацією між всіма сторонами угоди. Цифровий формат е-ТТН дозволяє легко обмінюватися даними між різними системами і забезпечує швидку перевірку та автоматизацію процесів складання звітів, контролю за перевезенням та оплати.

ЕТТН є однією з форм електронного документообігу, яка використовується в багатьох країнах для забезпечення ефективності та безпеки у сфері логістики та транспортування товарів.

Причини підключити водія до е-ТТН

Акредитована компанія EDIN однією з перших розробила та впровадила проєкт е-ТТН для українського бізнесу. На сьогодні, за допомогою е-ТТН EDIN було здійснено понад 5000+ реальних перевезень, що дозволило підтвердити ефективність цієї системи.

Мобільний застосунок е-ТТН від EDIN позбавляє водіїв багатьох недоліків паперового документообігу: 

1. Знімає з водія відповідальність за папірець, спілкування з диспетчерами, бухгалтерами.
2. Пришвидшує процес документообігу. Наприклад, водій проїхав пів країни, розвантажився, отримав оригінали, потім ще на пошту сходи, оригінали відправ, поки дійдуть, поки відстрочка пройде. 
3. Спрощує процес оплати. За невчасно оплачене перевезення зростає кредиторська заборгованість, і через нестачу коштів на рахунках, бізнес потрапляєте у касовий розрив.
4. Водію на кожному пункті розвантаження не потрібно очікувати на підписані документи, бо без них він не може рушити далі.
5. Для закриття перевезення не потрібно надсилати замовнику весь пакет супровідних документів, коли ТТН загубилася і оплата за перевезення відтермінувалася.
6. По кожній поставці не потрібно повертати підписані документи замовнику, бо без них він не поставить здійснене перевезення на оплату.
7. Не потрібно витрачати час на очікування виплат за перевезення за фактом надання оригіналів, коли необхідно обслужити машину вже зараз.

Де і як отримати електронні ключі для водіїв?

З 1 серпня 2023 року водіям будуть потрібні електронні ключі для використання електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН).

Електронні ключі для водіїв є важливою складовою для використання е-ТТН. Вони не тільки спрощують адміністрування електронних підписів, але й забезпечують ефективність роботи водіїв та компаній. Отже, якщо ви працюєте в сфері перевезень, рекомендуємо вже зараз звернути увагу на отримання електронного підпису.

EDIN Driver – спеціально розроблений мобільний застосунок для підписання електронних товарно-транспортних накладних водіями.

Де і як отримати електронний ключ для водіїв ви можете дізнатись у нашій статті  https://edin.ua/de-i-yak-otrimati-elektronni-klyuchi-dlya-vodi%d1%97v/

Як працює мобільний застосунок для водіїв EDIN Driver?

За допомогою першого українського мобільного застосунку EDIN Driver, час на підписання е-документів водієм скорочується до 6 хвилин!

Все що потрібно зробити водію, щоб почати підписувати документи онлайн: зареєструватись за допомогою ДІЯ, завантажити мобільний застосунок EDIN Driver та підписати е-ТТН КЕП фізичної особи ДІЯ.Підпис.

Проте, підписання електронної ТТН має одну основну вимогу – наявність підключення до інтернету. Про це потрібно потурбуватись заздалегідь. 

Сервіс е-ТТН EDIN на додачу до всіх необхідних для едо функцій мають також:

1. Можливість підписання договорів та обмін заявкою на транспортування, рахунком, рахунком та актом виконаних робіт із замовником.
2. Реєстрацію електронних ТТН в Центральній базі даних Міністерства інфраструктури України (ЦБД МІУ).
3. API та інтеграції з будь-якою обліковою системою.
4. Електронний архів документів.

Що отримує перевізник після підключення до е-ТТН?

• Прискорення закриття постачання та отримання оплати за послуги.
• Відсутність витрат на доставку оригіналів паперових документів замовнику (вантажовідправнику).
• Автоматичний підрахунок вартості перевезень при створенні Акта виконанних робіт на підставі ТТН і/або заявки на транспортування.
• Контрольованість та прозорість процесу.
• Простий спосіб підписання ТТН – «ДІЯ Підпис».                                                                                                         

• Відсутність зміни чи корегування документів «заднім числом».    

The post Електронні ТТН: як підключити водія first appeared on EDIN.

Електронна товарно-транспортна накладна – це документ, який складається в електронній формі та містить інформацію про товар, що перевозиться, та дані про вантажоперевізника та одержувача. ЕТТН генерується в спеціальному програмному забезпеченні, що відповідає вимогам законодавства.

Для передачі е-ТТН застосовуються електронні сервіси, що забезпечують зручний та безпечний обмін документами між учасниками перевезення. Це може бути, наприклад, сервіс електронного документообігу, що надається постачальником електронних послуг EDIN.

Можливості, які надають електронні ТТН для постачальників 

1. Швидка і проста обробка документів

За допомогою електронних ТТН постачальники можуть легко створювати, відправляти та отримувати документи без необхідності у фізичному обміні паперовими копіями. Це зменшує час, витрачений на обробку документів, і дозволяє швидше реагувати на зміни у замовленнях та логістичних процесах. До того, це зменшує ризик втрати або пошкодження документів, оскільки вони зберігаються в електронному вигляді.

2. Автоматизація процесу

Електронні ТТН можуть бути пов’язані з системами управління складом, системами автоматизації бізнес-процесів і системами електронної комерції. Це дозволяє постачальникам автоматично генерувати ТТН на основі замовлень, відстежувати доставку товарів, а також надсилати сповіщення про статус замовлення клієнтам. Автоматизований процес сприяє ефективності та точності управління логістикою, а також зменшує ймовірність помилок.

3. Зменшення витрат

Використання електронних ТТН дозволяє постачальникам знизити витрати на папір, друк та доставку документів. Також, це зменшує необхідність у зберіганні та обробці паперових архівів. Зменшення витрат сприяє підвищенню рентабельності бізнесу та зниженню вартості товарів або послуг для клієнтів.

4. Відстеження та контроль

Електронні ТТН надають можливість постачальникам відстежувати рух товарів в реальному часі. Вони можуть контролювати місцеперебування вантажу, статус доставки та іншу важливу інформацію. Це допомагає постачальникам бути впевненими у своїй здатності своєчасно задовольнити потреби клієнтів і вчасно реагувати на можливі затримки або проблеми.

5. Екологічна стійкість

Використання електронних ТТН сприяє збереженню навколишнього середовища. Зменшення використання паперу та пластику сприяє зменшенню вирубування дерев, зниженню викидів відходів та споживанню енергії, пов’язаного з виробництвом та транспортуванням паперових документів.

Електронні ТТН відкривають нові можливості для постачальників, спрощуючи логістичні процеси та підвищуючи ефективність управління бізнесом. Вони дозволяють швидко та безпечно обмінюватися документами, автоматизувати бізнес-процеси, знижувати витрати та зберігати навколишнє середовище. Застосування електронних ТТН стає все більш важливим кроком для постачальників, які прагнуть до ефективного та конкурентоспроможного бізнесу в цифрову епоху.

Як підготувати бізнес до використання е-ТТН?

За повідомленням від Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України, яке разом з Міністерством цифрової трансформації, і за участі ГО «Інститут аналітики та адвокації» е-ТТН стане обов’язковою для всіх вантажоперевезень в Україні з 1 серпня 2023 року.

Провайдер EDIN успішно завершив тестування 3-ї версії електронної ТТН і на сьогодні  є акредитованим провайдером від державного регулювання щодо проєкту е-ТТН. 

Багато українських компаній стикаються з необхідністю підготовки свого бізнесу до впровадження та використання цього електронного документа. Впровадження е-ТТН дозволить спростити та унормувати процес перевезення товарів, зменшити ризик порушення законодавства і покращити ефективність логістичних процесів. 

Акредитований провайдер EDIN розробив деякі рекомендації для того, щоб підготувати бізнес до використання е-ТТН

Досвід використання е-ТТН в українському бізнесі

Багато відомих компанії уже успішно впровадили е-ТТН через EDIN, серед яких ТОВ «Три Ведмеді», ТОВ «ОЛІС», ПрАТ «Монделіс Україна», «L’Oréal» та інші.

“Однією з головних переваг використання Е-ТТН є швидкість передачі підписаних документів. У порівнянні з паперовими накладними, де замовник оплачує перевезення після отримання оригіналів товаросупровідних документів, що може займати більше тижня, Е-ТТН дозволяють отримати оригінали документів всім сторонам перевезення протягом декількох годин після вивантаження, що дозволяє здійснювати оплату перевезення в день вивантаження. Ще однією важливою перевагою є документальне підтвердження отримання продукції одразу після вивантаження, що дозволяє вчасно виявити нестачу або інші проблеми, які можуть виникнути при розвантаженні. Це зменшує ризик отримання штрафів та викупу недостаючої продукції. Також використання е-ТТН забезпечує економію часу на опрацювання та архівування паперових документів ”, – кажуть у компанії Три Ведмеді. 

ТОВ «ОЛІС» : переваги та виклики впровадження е-ТТН 

У світі, де електронні процеси стають все більш поширеними, підключення перевізників до електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) є невід’ємною частиною ефективного та сучасного бізнесу. Процес підключення може здаватися викликом, але за словами компанії ОЛІС, він не тільки допомагає економити час та кошти, а й дозволяє бути в кроці з часом та бути сучасним. Згідно з відгуком компанії, процес підключення до е-ТТН відбувся успішно завдяки злагодженій роботі між відділами та співробітниками. Компанія ОЛІС щиро вдячна компанії EDIN та розробникам зі сторони мережі АТБ-Маркет за їхню допомогу у розв’язанні всіх питань щодо підключення.

“Однією з головних переваг е-ТТН є економія паперу, оскільки немає потреби друкувати видаткові накладні та товарно-транспортні. Крім того, наявність документів в день відвантаження є важливою для бухгалтерії, що дозволяє уникнути затримок та збільшити ефективність роботи. Інтеграція е-ТТН зі складською програмою дозволяє автоматично підтягувати всі дані, що зменшує час, який відділ збуту витрачає на первинну документацію. Не дивно, що все більше компаній приєднуються до електронних процесів та переходять на е-ТТН. Вони дозволяють бути більш ефективними, сучасними та екологічно-орієнтованими”, – коментують у компанії ОЛІС. 

ПрАТ «Монделіс Україна» : перехід на е-ТТН для підвищення ефективності та якості обслуговування 

Компанія Монделіс Україна вже готується до впровадження електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) зі своїми партнерами. Вони звернулись до транспортних компаній з пропозицією спільної роботи та синхронізації дій. Наразі компанія активно працює над забезпеченням водіїв та персоналу транспортних компаній КЕПами, а також над тестуванням мобільного застосунку “EDIN Driver” для підписання електронних товарно-транспортних накладних водіями.

“З впровадженням е-ТТН вбачаємо отримання суттєвих переваг, зокрема для транспортних компаній: пришвидшення формування пакета документів на оплату транспортних послуг – фактично одразу після накладання крайнього КЕП вантажоотримувачем; нівелювання помилок через людський фактор в роботі з документами шляхом автоматичного послідовного створення та наповнення пакета електронних документів; вивільнення робочого часу за рахунок комплектності пакета первинних товаросупровідних документів”, – зазначили у компанії Монделіс Україна.

Монделіс Україна вбачає значний потенціал використання електронних товарно-транспортних накладних для свого бізнесу та готова співпрацювати з партнерами у цьому напрямку. Компанія вірить, що спільна робота з транспортними компаніями та використання сучасних технологій допоможе підвищити ефективність та швидкість обробки документації, а також допоможе покращити якість обслуговування. 

L’Oréal: переваги використання е-ТТН для компанії  

Лідер косметичного ринку, компанія L’Oréal, виявила себе і як передовий користувач електронних товарно-транспортних накладних. Основні переваги впровадження е-ТТН, які вбачає для себе L’Oréal: “Оперативність створення електронних документів, що дозволяє зменшити час, який раніше витрачався на формування пакету документів на оплату транспортних послуг. Завдяки впровадженню електронних накладних, цей процес став набагато швидшим та ефективнішим . Крім того, відсутність роздрукованої копії електронного документа зменшує витрати компанії на папір та зберігання документів. Тепер всю необхідну інформацію можна знайти онлайн в електронному вигляді.

Ще однією перевагою електронних накладних є онлайн контроль виконання перевезення. Це дозволяє нашій компанії в режимі реального часу отримувати інформацію про місцезнаходження товару та контролювати терміни доставки. Найбільш значимою перевагою електронних товарно-транспортних накладних є зменшення часу на обробку документів. Автоматичне створення та наповнення пакету електронних документів дозволяє нівелювати помилки, які виникають через людський фактор в роботі з документами”, – кажуть у компанії L’Oréal. Програмне забезпечення для створення е-ТТН від EDIN Е-ТТН є одним з проектів компанії EDIN, який спрямований на впровадження електронної форми накладних замість паперових.

За допомогою е-ТТН було здійснено понад 5 000 реальних перевезень, що дозволило підтвердити ефективність цієї системи. Переваги EDIN-e-ТТН: контроль всього процесу доставки та підписання е-документів; економія коштів на кожному етапі постачання і узгодження; виключення помилок людського фактора або втрати ТТН; робота з сервісом інтегровано, а також використовуючи WEB-інтерфейс; електронна ТТН має таку ж юридичну силу, як і паперова версія; використання хмарних архівів документів; зручний спосіб підписання (токени, хмарне підписання, Mobile ID); до 80% економії засобів на витратних матеріалах; 25 – 50% зростання продуктивності праці водіїв, підписантів; у 4,5 рази скорочення прострочень з оплати.

Щоб бути готовим до повного переходу на е-ТТН,  рекомендуємо обрати провайдера EDIN для співпраці вже зараз. Залишайте запит на консультацію та приєднуйтеся до тестування системи за посиланням. 

The post Електронні ТТН: можливості для постачальників first appeared on EDIN.

Нині завдяки міжнародному електронному документообігу зв’язок між постачальниками та торговельними мережами значно полегшується. Цей процес є ефективним та швидким способом обміну інформацією між двома сторонами.

Українські постачальники та торговельні мережі також можуть скористатися перевагами цього процесу. Застосування міжнародного електронного документообігу дозволяє зменшити витрати на паперову документацію та її обробку, а також покращує точність обміну даними між сторонами.

Переваги міжнародного електронного документообігу для українських постачальників

Однією з основних переваг використання міжнародного електронного документообігу є зниження витрат на паперову документацію та її обробку. За допомогою електронного документообігу українські постачальники можуть ефективно взаємодіяти зі своїми замовниками з усього світу, отримувати замовлення, рахунки-фактури, специфікації та інші документи.

Крім того, міжнародний електронний документообіг дозволяє українським постачальникам більш точно та швидко обмінюватися даними зі своїми замовниками, що зменшує час на узгодження замовлень та робить процес більш ефективним.

Ще однією перевагою міжнародного електронного документообігу є можливість підвищення рівня безпеки обміну даними між сторонами. Електронні документи можуть бути підписані цифровим підписом, що гарантує їх автентичність та невідворотність.

Крім того, використання міжнародного електронного документообігу дозволяє українським постачальникам бути більш конкурентоспроможними на світовому ринку, оскільки вони можуть більш ефективно взаємодіяти зі своїми замовниками та швидше виконувати замовлення.

Переваги міжнародного електронного документообігу для торговельних мереж

Торговельні мережі також можуть скористатися перевагами міжнародного електронного документообігу. Однією з основних переваг є зниження витрат на обробку документів та зменшення часу на їх обробку.

Крім того, міжнародний електронний документообіг дозволяє торговельним мережам зменшити кількість помилок при обробці даних, оскільки електронні документи можуть бути автоматично оброблені та валідовані системами едо.

Електронні документи можуть бути швидше оброблені та передані від однієї сторони до іншої, що дозволяє зменшити час на узгодження деталей замовлення та швидше виконувати замовлення.

Вихід на міжнародний ринок за допомогою провайдера  ЕДО EDIN

Зараз EDIN працює над амбітними планами на 2023-2024 рік та створенням єдиного поля для взаємодії українського бізнесу з європейськими мережами й постачальниками і навпаки. Вже визначено перших шість країн: Австрія, Чехія, Словаччина, Угорщина, Хорватія, Польща. Для цього компанія активно співпрацює з європейськими партнерами.

EDIN уже мав досвід у міжнародних перевезеннях – проєкт із розвитку міжнародної електронної торгівлі eDelivery. 

У 2020 році завдяки провайдеру електронного документообігу EDIN розпочався пілотний обмін даними про рахунки через канал eDelivery за участі обраних компаній України та Польщі.

Що передбачав пілотний eDelivery:

1. Компанії, які є учасниками транскордонної торгівлі, обмінюватимуться даними торгівлі в Мережі Peppol eDelivery.
2. Успіх проєкт буде вважатися досягнутим у випадку, якщо учасники України та Польщі зможуть обмінюватися стандартизованими даними рахунків-фактур в момент виставлення рахунку з використанням рішення eDelivery
3. Після успішного проєкту, команда Програми EU4Digital підготує рекомендації щодо потрібних коригувань для масштабування сервісу на національному рівні. 

Участь у пілоті приймали масштабні гравці українського ринку: Premier Food (комплексні послуги громадського харчування та постачання м’ясних і молочних продуктів), Кернел (виробник соняшникової олії та постачальник сільгосппродукції).

Сервіс Є-Товар від EDIN

Після 24 лютого провайдер EDIN  створив вільний у користуванні сервіс HAVE-PRODUCT, який дає змогу європейським постачальникам і виробникам просто і швидко завантажувати свої каталоги продукції та контактні дані через WebCabinet. Українські торговці можуть бачити ці каталоги в режимі реального часу і робити замовлення онлайн або звʼязуватися з постачальниками безпосередньо. Ця система працює в обидва боки.

Є-Товар це безкоштовний сервіс налагодження швидкої взаємодії між постачальниками/виробниками та мережами/торговими точками для наповнення полиць необхідними товарами. Будь-яка компанія або ФОП, яка виробляє чи розповсюджує товари може продавати у сервісі Є-Товар. 

Для того, щоб почати продавати за допомогою сервісу Є-Товар необхідно лише зареєструватися за посиланням https://edin.ua/e-tovar/  та розмістити свій прайс-лист. 

Сервіс Є-Товар від EDIN уже об’єднує понад 140 найбільших українських торговельних мереж та 3000 постачальників та дистриб’юторів.

Головні переваги сервісу Є-Товар для продавців: 

• Розширення ринків збуту та мережі партнерів
• Додатковий B2B-майданчик для представлення своєї продукції
• Єдине джерело надходження замовлень та єдина форма замовлення для всіх покупців
• Інтеграція з будь-якою обліковою системою

Головні переваги сервісу Є-Товар для покупців: 

• Швидкий пошук товарів за необхідною категорією
• Можливість обрати найкращу ціну на товари за необхідною категорією
• Розширення партнерства – нові постачальники
• Інтеграція з будь-якою обліковою системою

Сервіс має можливість додавати товари різних товарних груп: побутова техніка, будівництво та ремонт, товари для дому, дитячі товари, зоотовари, офіс та школі і т.п. При завантаженні прайс-листа продавець вказує для кожної товарної позиції країну та область наявності товару, а також додає свої дані для зворотного зв’язку та оформлення замовлення покупцем.

Отже, міжнародний електронний документообіг є важливим фактором у підвищенні конкурентоспроможності українських постачальників та торговельних мереж на світовому ринку.

Для того, щоб використовувати міжнародний електронний документообіг, українські постачальники та торговельні мережі повинні мати доступ до відповідних систем електронного документообігу та відповідати вимогам стандартів та протоколів обміну даними. Крім того, вони повинні мати необхідні знання та навички для використання цих систем.

Тому, для того, щоб використовувати міжнародний електронний документообіг ефективно, українські постачальники та торговельні мережі повинні вкладати зусилля у підготовку свого персоналу та розвиток необхідних компетенцій. Також важливо бути в курсі останніх трендів та новин в області електронного документообігу, щоб мати можливість використовувати нові можливості та розвивати свій бізнес.

The post Міжнародний електронний документообіг для українських постачальників та торговельних мереж first appeared on EDIN.

Електронний документообіг – це сучасний інструмент для обміну документами між бізнес-партнерами та державними органами, який значно спрощує процес взаємодії між сторонами та зменшує кількість паперової документації. Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Для фізичних осіб підприємців також доступні інструменти електронного документообігу, які дозволяють підписувати документи онлайн. 

Основні складові процесу підписання документів онлайн для ФОПів

• Електронний підпис

Для підписування електронних документів ФОПам потрібен електронний підпис. Це єдиний засіб, який забезпечує юридичну дію електронного документа. Електронний підпис складається з електронного ключа та пароля. Для отримання електронного підпису ФОПу потрібно звернутися до центру сертифікації ключів, де проводиться процедура ідентифікації особи та видання сертифіката ключа електронного підпису.

• Використання електронного підпису для підписування документів

Після отримання електронного підпису ФОП може підписувати електронні документи. Для цього потрібно мати програмне забезпечення для роботи з електронними документами та електронним підписом. У більшості програм для підписування документів потрібно відкрити документ, встановити курсор на місце, де потрібен підпис, та ввести пароль для електронного підпису. Після цього програма автоматично вставить електронний підпис у документ.

• Відправка підписаних документів

Після підписування документа його можна відправити на адресу отримувача. Для цього можна скористатися електронною поштою або сервісом електронної доставки документів.

У більшості випадків відправлення підписаного документа відбувається через електронну пошту. При цьому підписаний документ потрібно перевести у формат PDF або інший формат, який підтримується отримувачем. Після цього документ можна прикріпити до електронного листа та відправити на адресу отримувача. Також існують спеціальні сервіси електронної доставки документів, які забезпечують їх безпечну та надійну доставку. Для цього документ підписується електронним підписом, а потім відправляється за допомогою спеціального сервісу. Отримувач отримує повідомлення про прибуття документа та може завантажити його зі спеціального сайту сервісу.

• Зберігання електронних документів

Після підписування та відправлення електронного документа важливо зберегти його для подальшого використання. Електронні документи можна зберігати на комп’ютері, зовнішньому диску або в хмарному сховищі.

Для зберігання електронних документів рекомендується використовувати захищені паролем теки або програми для зашифровування даних. Це дозволить захистити конфіденційну інформацію від несанкціонованого доступу. 

У випадку потреби ФОП може використовувати електронні документи для подання звітності до державних органів. Для цього потрібно скласти електронну звітність та підписати її електронним підписом. 

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання таких документів протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на перевірчі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії) (п. 44.3 ст. 44 ПКУ).

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

Висновок

Електронний документообіг для ФОПів в Україні дозволяє значно спростити процес роботи з документами та забезпечити його безпеку та надійність. Для підписування електронних документів фізична особа підприємець може використовувати електронний підпис або спеціальні сервіси електронної доставки документів. Після підписування документа важливо зберегти його в захищеному сховищі, щоб забезпечити безпеку конфіденційної інформації.

Крім того, електронний документообіг є економічно вигідним та зручним для ФОПів, оскільки дозволяє ефективно використовувати час та ресурси, що можна витратити на інші важливі справи.

У зв’язку зі стрімким розвитком технологій та переходом до цифрової економіки, електронний документообіг стає необхідністю для успішного функціонування бізнесу, зокрема для ФОПів. Однак важливо дотримуватися вимог щодо безпеки та конфіденційності обробки даних, щоб уникнути можливих проблем.

The post Електронний документообіг для ФОПів: як підписувати документи онлайн first appeared on EDIN.