Все, что нужно знать об EDI

Что такое EDI

EDI (Electronic Data Interchange) – это процесс передачи структурированной цифровой информации, позволяющий организациям передавать друг другу коммерческие данные — торговые, финансовые, транспортные и другие.

Структурированный документ – документ в формате XML/JSON, то есть передается в предварительно настроенной и стандартизированной структуре данных.

Неструктурированный документ – это документ с произвольной структурой данных; К таким документам относятся PDF, PNG, JPG, DOCX, XLSX и другие форматы.

EDI и ритейл

Ритейл, без сомнения, самая инновационная и прогрессивная сфера бизнеса, которая инициировала и первой внедрила электронный обмен данными — Electronic Data Interchange (EDI) — в работе со своими партнерами. Так появилась единая унифицированная электронная система обмена данными и единый стандарт передачи е-сообщений между участниками розничной торговли по всему миру. Электронный документооборот для ритейла – это удобное решение для управления финансовыми потоками и цепочками поставок.

Стандарты передачи данных в EDI

Информация в рамках EDI передается не в произвольном порядке — для этого разработали и применяют ряд стандартов и правил, позволяющих отправителям и получателям данных «говорить на одном языке».

Самые распространенные типы стандартных EDI-документов:

Заказ. При необходимости оформить заказ у поставщика используют документ ORDERS. Документ содержит исчерпывающую информацию о заказываемых товарах — их наименования, количество, адреса, по которым их нужно доставить и другие сведения.
Ответ на заказ. Поставщик может подтвердить или не подтвердить заказ. С этой целью он использует EDI-документ ORDRSP. Поставщик имеет право расширить стандартную информацию и дополнить ее предложениями альтернативных товаров, другими сведениями.
Каталог товаров. Производители и поставщики заинтересованы в информировании своих клиентов об ассортименте имеющейся продукции. Они делают это с помощью еще одного стандартного EDI-документа – PRICAT. Это электронное сообщение, содержащее полный или частичный перечень товаров, а именно: детальное описание товаров, включая ценовые данные, логистические характеристики, технические и функциональные данные товаров.
Счет-фактура. Чтобы автоматически сформировать счет-фактуру для оплаты поставленных товаров, используют документ INVOIC. С его помощью можно не только оплачивать продукцию, но и отчитываться перед налоговой инспекцией (в последнем случае понадобится электронная цифровая подпись).

Уведомление об отгрузке. Существует EDI-аналог бумажного товаросопроводительного документа – DESADV. Это электронное сообщение об успешной отгрузке товаров со склада, содержащее подробную информацию о поставленной продукции.
Уведомление о приеме. Покупатель должен проинформировать поставщика о принятой продукции. Для этого есть такой EDI-документ, как RECADV.
Уведомление о возврате. Покупатель по тем или иным причинам может отказаться от получения товара и вернуть его поставщику. Для этого он использует такой документ, как RETANN, содержащий сведения о возвращаемых товарах и причины отказа в их приеме.

Преимущества использования EDI-технологий:

Упрощает передачу электронных данных, поскольку имеются подготовленные формы структурированных документов, позволяющие буквально через несколько кликов «мыши» обмениваться данными со своими контрагентами;
Ускорение обработки данных – сокращение на 80% времени на обработку каждого документа в цепи поставок;
Сводятся к минимуму влияние человеческого фактора и риск ошибок – система EDI автоматически обнаруживает и устраняет их;
Значительно ускоряется и упрощается поиск требуемой информации в базе данных;
Возможность в секунду запускать бизнес-процессы и экономить на расходах, связанных с бумажным документооборотом: человеко-часы, расходные материалы и т.д.

Почему ритейл выбирает EDI-Network от EDIN:

E-документооборот в EDI NETWORK — это комплексное и удобное решение для розничных сетей и поставщиков для обмена EDI и е-документов, имеющих юридическое значение.

Возможности и преимущества сервиса:

До 80% сбережений на расходных материалах;
Единые стандарты в трактовке е-данных;
Обмен EDI-документами (Заказ, Подтверждение, Отгрузка и др.);
Обмен юридически значимыми документами (расходная, накладная, акты);
Международные стандарты безопасности;
Интеграция с учетными системами с помощью API, XML, SOAP, AS2;
Обмен е-документами любого формата (doc, jpg, xls, pdf);
Минимизация ошибок человеческого фактора.

EДО EDIN – современная система электронного документооборота в Украине. Автоматизируйте бизнес-процессы, переведите работу с документами в е-формат и перейдите на инновационное решение для управления финансовыми потоками и цепочками поставок. Чтобы подключиться и получить 30 дней бесплатного пользования платформой EDI-Network, необходимо перейти по ссылке https://edin.ua/edi-network/.