Що таке електронний документ?

Електронний документ — це цифрова форма звичного документа, у якій інформація зберігається у вигляді електронних даних. Він містить усі необхідні реквізити та має повну юридичну силу нарівні з паперовим аналогом.

В Україні електронні документи прирівнюються до паперових і мають таку саму юридичну силу. Це передбачено Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг». Підтвердженням достовірності документа є електронний підпис — кваліфікований (КЕП) або удосконалений (УЕП). Саме він забезпечує можливість використання документа у правових і фінансових відносинах.

Законодавча база електронного документообігу:

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV
   Визначає основні терміни, принципи створення, використання та зберігання електронних документів. Закон закріплює їхню юридичну силу, прирівнюючи електронні документи до паперових.
2. Закон України «Про електронні довірчі послуги» № 2155-VIII
   Прийнятий на заміну Закону «Про електронний цифровий підпис». Документ установлює сучасні механізми електронної ідентифікації та вводить поняття кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Також він дозволяє використовувати новітні технології автентифікації — MobileID та BankID.
3. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV
   Надає можливість оформлювати первинні бухгалтерські документи в електронному вигляді, за умови дотримання вимог чинного законодавства щодо електронних документів і підписів.
4. Наказ Міністерства фінансів України № 88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку»
   Підтверджує право підприємств використовувати електронні первинні документи нарівні з паперовими, повторюючи норми Закону про бухгалтерський облік.
5. Наказ Міністерства юстиції України № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві…»
   Визначає правила створення, обробки, реєстрації та архівного зберігання електронних документів у діловодстві державних органів, установ і підприємств.

Для того, щоб електронний документ вважався дійсним, тобто юридично значимим, він повинен відповідати кільком основним критеріям:

• Автентичність — документ має бути справжнім і точно відображати зміст, який задекларовано відправником.
• Достовірність — усі відомості, зазначені в документі, повинні бути повними, точними та перевіреними.
• Цілісність — після створення документ не може бути змінений без втрати дійсності підпису.
• Відтворюваність — його можна переглянути або відтворити в будь-який момент без спотворення змісту.

Приклади юридично значимих електронних документів:

• договори та додаткові угоди;

• акти виконаних робіт, акти приймання-передачі;

• рахунки, інвойси, накладні;

• кадрові документи (накази, заяви, трудові договори);

• податкова звітність, фінансові звіти, декларації;
• документи для митного або банківського контролю.

Які переваги використання електронних юридично значимих документів?

Перехід від паперового до електронного документообігу має низку очевидних переваг, які суттєво спрощують роботу підприємств та організацій.

1. Зручність зберігання.
   Усі документи зберігаються в електронному архіві, який не займає фізичного місця в офісі. Система пошуку дозволяє миттєво знайти потрібний файл за кількома параметрами — датою, типом чи контрагентом.
2. Ефективний контроль процесів.
   Сучасні системи ЕДО (електронного документообігу) дозволяють відстежувати рух документів у режимі реального часу, бачити етапи погодження, строки підписання та уникати затримок у роботі.
3. Швидкість і координація.
   Всі учасники документообігу працюють у єдиному цифровому середовищі. Сповіщення про нові документи надходять автоматично, що скорочує час на їх розгляд і підписання.
4. Безпека та конфіденційність.
   Електронні документи зберігаються у хмарних сервісах із високим рівнем захисту даних. Доступ до них мають лише уповноважені користувачі. 

Як обмінюватись електронними юридично значимими документами?

Обмінюйтеся всіма необхідними документами в електронному форматі під час процесів постачань з  EDI-Network. Функціонал платформи дає змогу безпечно передавати різні види електронних документів (EDI-документи, юридично-значущі документи, документи з ЕЦП/КЕП та інші) у будь-якому зручному форматі. 

Електронні документи — це сучасна, безпечна й законна альтернатива паперовому документообігу. Вони забезпечують швидкість, зручність і контроль, зменшують витрати на адміністрування та відкривають шлях до повної цифровізації бізнес-процесів.

The post Яка юридична сила електронного документу? first appeared on EDIN.

EDI (Electronic Data Interchange) документи – це електронні документи, які використовують єдині стандартизовані формати для обміну даними між діловими партнерами.

EDI використовує стандартизовані формати для обміну даними, такі як ANSI X12, EDIFACT та інші, що дозволяють різним організаціям ефективно комунікувати і обмінюватися даними. Це дозволяє автоматизувати багато бізнес-процесів, що знижує ризики помилок та забезпечує швидкий та безперебійний обмін інформацією.

Що таке ЮЗД документи?

Юридично значущий документ (ЮЗД) – це документ, який має юридичну силу для регулювання правових відносини. Він є носієм юридично значущої інформації та служить підтвердженням прав і обов’язків сторін цих відносин.

В сферу розвитку цифрових технологій, юридично значущі документи можуть існувати в електронному форматі, якщо вони підкріплені кваліфікованим електронним підписом (КЕП) для підтвердження їхньої ідентичності та цілісності.

Сервіс ЮЗД (юридично значущого документообігу)- це обмін структурованими (xml-документи) та/або неструктурованим (docx, xlsx, png, pdf, jpg та ін.) документами з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису).

Електронний документообіг для постачальників та торговельних мереж

Переходячи від паперового обміну діловими документами до електронного, постачальники та торговельні мережі отримують значні переваги:

• зниження витрат
• легкий доступ до документів у веб-інтерфейсі
• інтеграція у будь-яку облікову систему
• міжнародні EDI-стандарти роботи
• пришвидшення обробки замовлень
• спрощення процесу документообігу
• висока безпека передачі та зберігання даних

EDI загалом замінює пошту, факс та електронну пошту. На відміну від електронної пошти, обмін даними через EDI не потребує залучення людського фактору, що в рази прискорює процес обробки документів та запобігає виникненню помилок. EDI документи напряму завантажуються до відповідної програми на комп’ютері одержувача (наприклад, системи управління замовленнями), і таким чином обробка замовлення може розпочатися негайно.

Як виглядає процес обробки замовлень з EDI:

• Система закупівель покупця, яка використовує програмне забезпечення EDI, автоматично генерує та надсилає замовлення на продаж у форматі EDI, коли запаси досягають критичного рівня.
• Протягом кількох хвилин система замовлень постачальника, використовуючи програмне забезпечення EDI, отримує запит на продаж EDI, повідомляє відділ відвантаження про необхідність відвантаження товару та генерує рахунок-фактуру EDI, який буде передано безпосередньо до системи обліку рахунків покупця.

Перехід до електронного документообігу – сучасне рішення, яке поступово приходить на зміну застарілим процесам. Повний перехід компаній на електронний документообіг – непростий крок, який потребує ґрунтовної підготовки та ретельного контролю впровадження. Для того, щоб інтеграція з EDI була максимально спрощеною можна скористатися готовими рішеннями та підключити свій бізнес до вже існуючих платформ обміну електронними документами.

Однією з таких платформ є EDI-Network від EDIN. Підключайтеся до найбільшої EDI-платформи, з якою працюють більш ніж 120 роздрібних мереж та 3000 постачальників щомісяця. Прискорюйте бізнес та знаходьте нових партнерів за декілька кліків.

Можливості EDI-Network:

• Обмін EDI-документами (Electronic Data Interchange): замовлення, підтвердження замовлення, повідомлення про відвантаження та ін.
• Обмін юридично-значущими документами: угоди, рахунки, акти, податкові накладні та ін.
• Обмін документами з ЕЦП/КЕП (електронним цифровим підписом)
• Міжнародні стандарти безпеки обміну е-даними
• Стандартизація переданих електронних документів – виключення помилок конвертації
• Обмін документами будь-якого зручного формату: doc, jpg, xls, pdf

The post Як постачальникам працювати з мережами через електронний документообіг? first appeared on EDIN.

Що таке електронний юридично значущий документообіг (ЮЗД)? 

До електронних юридично значущих документів (ЮЗД) відносимо документи, підписані КЕП (кваліфікованим електронним підписом). При цьому КЕП в силу закону має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Які переваги впровадження ЮЗД документів? 

1. Оптимізація робочого процесу: значна економія часу на створенні, пошуку та передачі документів, що дозволяє працівникам зосередитись на важливих завданнях. 
2. Економія коштів: відсутність потреби у витратах на папір, друк, конверти та кур’єрські послуги. 
3. Швидке вирішення питань: миттєве погодження та підписання документів через обмін електронними файлами. 
4. Безпечне зберігання: легкий доступ та надійне зберігання в хмарних сховищах чи на електронних носіях. 

Як електронні юридичні документи та інтеграція спрощують роботу бізнесів? Відгук компанії Галичина

«Обмін електронними юридично значущими документами через платформу EDIN значно полегшує нашу роботу, тому що у разі термінової необхідності, нам не потрібно бігти в офіс, щоб поставити підпис чи печатку. Ми можемо зробити це онлайн з будь-якої точки світу. 

Інтеграція е-документообігу в звичну облікову систему користувача є ще однією унікальною перевагою EDIN. Якщо компанія має величезну кількість документів, то інтеграція для неї ідеальне рішення, яке забезпечить швидку та продуктивну роботу. Ми працюємо у своїй звичній обліковій системі, заощаджуємо кошти, безпечно обмінюємось е-даними та оптимізуємо бізнес-процеси, завдяки тому, що колись скористалися послугами EDIN. 

Наша статистика, яка показує результат співпраці з EDIN: 

• понад 60 000 документів/місяць проходять через платформу;
• більше 50 контрагентів;
• 11 контрагентів, з якими співпрацюємо по ЮЗД+готові розширювати ЮЗД і надалі.

EDIN – це компанія, яка пропонує сучасні зрозумілі сервіси, які полегшують робочий процес та дають можливість повноцінно зосередитись на розвитку бізнес», — зазначає Ірина Фомічова, провідний бухгалтер з обліку реалізації по ключових клієнтах ТОВ «‎Молочна компанія «‎Галичина» 

Хто вже використовує ЮЗД? 

Великі міжнародні та українські компанії, такі як METRO, Varus, Велика Кишеня, Коло, ЕVА, Еко Маркет, та багато інших, вже успішно впроваджують ЮЗД через платформу EDIN. Це сприяє спрощенню процесів, прискоренню роботи та забезпеченню ефективного обміну документами. 

Впроваджуйте ЮЗД вже сьогодні та відкрийте для свого бізнесу нові можливості! Бажаєте розпочати обмін ЮЗД (юридично значущими документами) в мережі? Тоді замовляйте консультацію, спеціалісти EDIN допоможуть впровадити ЮЗД документообіг ↓

The post Електронні юридичні документи в Novus, Varus та METRO: як мережі повністю закривають процеси постачання з виробниками first appeared on EDIN.

Електронний документ та його чинність за законодавством України

Відповідно до  закону України про електронні документи та електронний документообіг, електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. 

Оригіналом електронного документа вважається його електронний примірник за наявності обов’язкових реквізитів, що вказані у статті 7 закону №851-IV. Електронний документ обов’язково засвідчується ЕП (електронним підписом) автора або підписом, прирівняним до власноручного. У разі надсилання різним адресатам або зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з таких електронних примірників вважатиметься оригіналом електронного документа.

Що таке юридично значущий документ?

Сервіс ЮЗД (юридично значущого документообігу) надає змогу обмінюватись структурованими (xml-документи) та/або неструктурованим (docx, xlsx, png, pdf, jpg та ін.) документами з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису). 

ЮЗД-операція – це операція (дія) з електронним документом із використанням КЕП, яка надає юридичну значущість документу. 

Використання електронного сервісу ЮЗД виключає недоліки традиційного паперового документообігу: виникнення помилок людського фактора,  забезпечує скорочення строків на підписання та виплати, відсутність необхідності у передачі паперових примірників, виключення псування, підробки, втрати документів, можливість доступу до документів 24/7 з будь якого місця за наявності Інтернету, зменшення витрат на зберігання паперових документів. 

Стаття 8. Правовий статус електронного документа та його копії

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1. свідоцтва про право на спадщину;
2. документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3. в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

Компанія-оператор EDIN надає можливість перейти на використання юридично значущого документообігу для роботи з Вашими партнерами. Завдяки роботі через оператора документообігу значно підвищиться швидкість і безпека обробки та зберігання документів для Вашого бізнесу.

Підключення до ЮЗД не залежить від підключення EDI-поставок чи будь-якого іншого сервісу. Користувач має можливість самостійно обирати необхідний функціонал для своїх бізнес-процесів. Перехід на юридично значущий електронний документообіг є природною складовою розвитку бізнесу будь-якої компанії.  

Що входить до ЮЗД-операцій:

• відправка документа з КЕП;
• підписання у відповідь;
• отримання підписаного документа, в тому числі підписаного у відповідь;
• відмова від підписання;
• анулювання підписаного документа.

Як відбувається обмін юридично значущими документами за допомогою сервісів EDIN (приклад):

1. Постачальник створює та надсилає документ з КЕП Торговельній мережі (наприклад “Видаткова накладна”). 
2. Торговельна мережа отримує документ з КЕП, перевіряє. В разі успішної перевірки підписує за допомогою КЕП документ та відправляє його постачальнику. 
3. Торговельна мережа підписує документ КЕП та надсилає Постачальнику
4. Постачальник отримує документ підписаний з обох боків. 

З новою моделлю тарифів EDIN користувач може самостійно обрати пакет з необхідною кількістю ЮЗД-операцій, в залежності від своїх потреб. 

The post Електронний юридично значущий документообіг first appeared on EDIN.

1. Постачальник створює та надсилає документ з КЕП Торговельній мережі (наприклад “Видаткова накладна”). 
2. Торговельна мережа отримує документ з КЕП, перевіряє. В разі успішної перевірки підписує за допомогою КЕП документ та відправляє його постачальнику. 
3. Торговельна мережа підписує документ КЕП та надсилає Постачальнику
4. Постачальник отримує документ підписаний з обох боків. 

Що входить до ЮЗД-операцій:

• відправка документу з КЕП;
• підписання у відповідь;
• отримання підписаного документу, в тому числі підписаного у відповідь;
• відмова від підписання;
• анулювання підписаного документу.

З новою моделлю тарифів EDIN користувач може самостійно обрати пакет з необхідною кількістю ЮЗД-операцій, в залежності від своїх потреб. 

Обмін електронними юридично-значущими документами передбачає виключення помилок людського фактору, скорочення строків на підписання та виплати, відсутність необхідності у передачі паперових примірників, виключення псування, підробки, втрати документів, можливість доступу до документів 24/7 з будь якого місця за наявності Інтернету, зменшення витрат на зберігання паперових документів. 

The post ЮЗД-операції EDIN first appeared on EDIN.