АТБ впроваджує електронний документообіг EDIN

atb_vprovadzhuye_elektronnyy_dokumentoobih_edin

Про компанію 

«АТБ-Маркет» — найбільша українська мережа супермаркетів як за товарообігом, так і за числом крамниць, яких у 2021 році мала 1314. Також здійснює доставку продуктів додому. Входить до складу Корпорації «АТБ». Компанія динамічно розвивається, опановує та впроваджує інноваційні рішення та технології сучасності. 

Наразі компанія переводить документи в електронний формат, які законодавство дозволяє мати лише у цифровому вигляді – це папери щодо постачання товарів до магазинів і розподільних центрів  АТБ. Загалом це близько 300 000 документів у магазинах та близько 200 000 на РЦ на місяць. 

Завдання

  • ліквідувати ймовірність помилок під час перевірки документів через людський фактор;
  • унеможливити втрату документів; 
  • мінімізувати витрати на зберігання величезного архіву паперових документів;
  • пошук потрібних документів в електронному архіві за лічені хвилини.

Результат 

“Ми розпочали проект з перекладу юридично значущих документів щодо постачання товару наприкінці 2020 року спільно з провайдером послуг EDI компанією EDIN”, – прокоментували у компанії. 

Завдяки інтеграції ERP (системи на базі платформи Oracle Retail) та технології обміну даними EDI (Electronic Data Interchange) вдалося розв’язати цілу низку проблем. Система ERP містить повну інформацію про реквізити постачальників, договірні умови з ними, ціни закупівлі, дати поставки товару на замовлення тощо. Відповідно, система самостійно проводить перевірку на коректність заповнення документів, контролює виправлення та заміну. 

При реалізації проекту провайдер EDIN та АТБ розглянули всі можливі практичні кейси при роботі з документами, з урахуванням потреб усіх учасників процесу поставки товару. Узгодили структуру електронних документів, інтегрували платформу EDI з ERP системою рітієйлера. Реалізували  автоматичні перевірки документів щодо дотримання законодавства: 

  • КЕП (кваліфікований електронний підпис) зберігається виключно на захищених носіях;
  • ТТН заповнюється згідно з прийнятими правилами вантажоперевезень;
  • Контролюється повнота пакета документів, які необхідні для приймання товару, згідно з договором та вимогами законодавства; 
  • Перевіряються бухгалтерські реквізити документів; 
  • Перевіряється коректність ціни, дат тощо. 

Варто зазначити, що під час пілотного проекту із постачальниками, який було відновлено влітку минулого року, електронні документи дублювали паперовими. Це було необхідно, щоб не зупинити процес приймання товару у разі виявлення ймовірних недоліків. 

“Тепер ми бачимо задовільні результати, які дають нам можливість відмовитися від дублювання паперовими документами та підключати нових постачальників до електронного документообігу. Надалі залишиться лише один екземпляр ТТН у паперовому вигляді, який необхідний водієві для перевезення”, – кажуть у компанії.

Рітейл успішно діджиталізується!