Безопасность электронного документооборота

Безопасность прежде всего. Не важно в каком смысле и в каких процессах, ведь их надежность — это возможность вкладывать больше в другие дела, обеспечивать качественные внутренние и внешние делопроизводства компании.

Защита документов сегодня актуальна как никогда. Если говорить о бумажной версии, то защитить их практически невозможно. Но электронный формат — это возможность защитить данные в несколько этапов.

Возможные угрозы

Однако, угрозы существуют и для электронных документов. Если выбирать некачественные услуги, которые предоставляют провайдеры ЭДО, то может произойти следующее:

Частичная потеря части документа;
Сбой в работе сервиса электронного документооборота;
Угроза конфиденциальности.

Ждать беду можно с обеих сторон. Это и сам сервис ЭДО, которым пользуется клиент, точнее его низкая защищенность, или сбой во внутренних настройках. Также это могут быть внешние атаки, от которых не застрахован никто, а некоторые решения не рассчитаны на такие внешние факторы.

ЭДО

Как защитить систему электронного документооборота

Можно бояться ввести в предприятие СЭД и в дальнейшем терять время и средства. Но можно и найти ЭДО-провайдера, который предлагает защищенный вариант решения. Понять, что именно эта система надежна можно по нескольким показателям:

Обеспечение сохранности документов. В первую очередь — это резервное копирование. Во вторую очередь — это его хранения в архиве, который находит в защищенном облачной среде на нескольких дата центрах.

Закрытый доступ. Чтобы войти в свой аккаунт, пользователю необходимо пройти аутентификацию. Это может быть один способ — пароль, USB-ключ или отпечаток пальца. А может быть и многоэтапный, содержащий несколько способов: например, пароль и ключ, или пароль и биометрическая фиксация.

Разграничение прав доступа. Этот функционал позволяет одним пользователям иметь доступ к определенным документам, а другим нет. Такой маршрут может включать в себя еще и не только видимость документов, но и разрешение на их подписание.

Конфиденциальность. Для сохранения ее применяют криптографические методы - это возможность зашифровать данные, которые никто кроме владельца и назначенных им пользователей не сможет видеть.

Обеспечение достоверности информации. Понять, что документ действителен можно при наличии ЭЦП/КЭП (квалифицированный электронной подписи). Средство квалифицированного электронной подписи - аппаратно-программный или аппаратный устройство или программное обеспечение, реализующие криптографические алгоритмы генерации пар ключей и/или создание квалифицированного электронной подписи и / или проверки квалифицированного электронной подписи и / или хранения личного ключа квалифицированного электронной подписи, который соответствует требованиям настоящего Закона «Об электронных доверительных услугах».

Законодательное регулирование. Закон «Об электронных доверительных услугах», согласно которому предоставляются сервисы электронного документооборота, вступил в силу в 2018: «Этот закон регулирует отношения, возникающие между юридическими, физическими лицами, субъектами властных полномочий в процессе предоставления, получения электронных доверительных услуг, процедуры предоставление этих услуг, надзора (контроля) за соблюдением требований законодательства в сфере электронных доверительных услуг, а также основные организационно-правовые основы электронной идентификации.» - в 2 ст. Закона «Об электронных доверительных услугах».

Выбирая услуги провайдера электронного документооборота, необходимо обращать на функционал, указанный выше, который обеспечит полноценную и защищенную работу с данными. Не стоит доверять организациям, которые предлагают сервисы без надлежащих инструментов надежности - так, бизнес не застрахован от потери важной информации.