Сколько компаний уже отказалось от бумаги и перешли на ЭДО

Электронный документооборот как инструмент автоматизации бизнес-процессов — это решение, которое существенно экономит средства и время. В среднем предприятие ежегодно обменивается со своими контрагентами более 100 тыс. документами, а его сотрудники тратят в день от 30 до 60% рабочего времени на их распечатку, визирование и отправление.

Значительная часть украинского бизнеса уже давно практикует внедрение электронного обмена документами. Однако, большинство таких сервисов узконаправленные и недостаточно защищены. С развитием технологий и общества потребитель требует уникальных и надежных решений, которые могут обеспечить ему эффективную бизнес-среду.

Как ЭДО влияет на бизнес-процессы компаний

По данным провайдера электронного документооборота EDIN в период с 01.10 по 31.12 2018 на технологической платформе EDI-NETWORK было обработано более 7 млн. EDI-сообщений. Отправка одного документа через платформу занимает в среднем 5 секунд, тогда как в бумажном виде эта процедура может занимать от 1 дня. Иногда процесс достигает нескольких недель, если уполномоченное лицо-подписант находится на больничном, в командировке или отпуске.

Еще одна проблема бумажного обмена документами — их возможная потеря. Для торговых сетей, у которых в день не одно поступление от поставщиков, утеряны или неправильно оформленные документы приводят к значительным убыткам. Электронный документооборот нивелирует такие возможности. За 3 месяца е-решения EDIN ввели в свои процессы более чем 138 компаний, а интегрировали ЭДО в свои ERP-системы более чем 21 предприятие. В частности к платформе EDI-NETWORK присоединились сети Рост, Баскет, SUN OIL, 33м2, Дом Игрушек, Свой маркет и другие, что является показателем востребованности решений е-провайдера.

EDIN

Также преимуществом EDI-NETWORK является поддержка АРI (Application Programming Interfaces) — набор функций программирования приложений, с помощью которых интеграция сервиса в учетную систему пользователя простая и легкая. Поэтому для сотрудников, которые переживают из-за сложности с функционалом платформы, критических изменений не будет. Более того, АРI сервиса упрощают процедуру получения документов о подтверждении качества товара и позволяют сделать это в максимально короткий срок.

Дополнительные возможности для бизнеса в среде электронного документооборота

Еще один из сервисов е-провайдера EDIN-DOCflow, который предлагает уникальные возможности для обмена как одиночными е-документами так и группой документов, ввел в конце 2018 возможность подписания документов с помощью технологии MobileID. Обновление способно идентифицировать личность в цифровой среде. Для его работы требуется обычный мобильный телефон и специальная SIM-карта, на которую записывается электронная цифровая подпись.

Документы обязательно должны соответствовать требованиям государственных стандартов. Именно поэтому провайдер постоянно следит за законодательными изменениями в их структуре. Так в декабре 2018 были введены новые формы составления НН / РКНН, которые мгновенно были добавлены в перечень документов на платформу.

Также был создан специальный документ "Акт сверки" и применение нового подтипа заказ "Заказ маркетинговых услуг" для их продажи, а не только закупок. Реализована возможность привязать неструктурированный документ в цепочку к структурированным - например, к заказу на поставку добавить спецификацию в PDF или к заказу на транспортировку привязать ТТН в PDF форме.

Гарантии и результаты е-решений

Важным аспектом в оптимизации бизнес-процессов компаний является бесперебойность работы сервиса. В 4 квартале 2018 показатель бесперебойной работы платформы EDI-NETWORK составил 99,9%, что обусловлено поддержкой технического отдела компании в режиме 24/7. Дополнительной защитой для предотвращения возможности потери документов является их облачное хранение и резервное копирование в нескольких дата-центрах.

EDI-провайдер также обеспечивает полную информационную поддержку для своих потребителей. На этапе внедрения е-решений пользователи получают подробные инструкции и дополнительные консультации. Также отдельно был создан информационный сервис EDIN-WIKI, содержащий все инструкции по работе с любым сервисом. Доступ к онлайн-энциклопедии свободный и имеет удобное навигационное меню с функцией поиска.

По подсчетам провайдера электронного документооборота EDIN, внедряя е-решения, компании экономят минимум 100 тыс. грн в год благодаря сокращению расходных материалов, времени на заключение сделок, минимизации просрочек оплаты, оптимизации трудовых ресурсов и др.

"Сегодня электронный документооборот - это не узкоспециализированное решение, не инструмент исключительно для ритейла, производителя или логистики, это оптимизация бизнес-процессов для абсолютно всех отраслевых представителей, независимо от масштабов деятельности. Компаниям важно найти предложение, которое будет объединять весь необходимый функционал для ведения успешного бизнеса в одной экосистеме, оставаясь удобным, надежным и прибыльным инструментом. Сервисы EDIN выбирают, ведь они отвечают актуальным потребностям предпринимателей, их целям и ценностям современного бизнеса - полной оптимизации как внутренних, так и внешних процессов обмена данными. EDIN вызывает доверие, и мы чувствуем это благодаря нашим партнерам, как тем, кто только присоединился к ЭДО, так и тем, кто продолжает пользоваться нашими услугами, признавая их полезными и уникальными ", - Татьяна Голуб, EDIN (ООО" АТС ").

Единственная эко-система по обмену электронными документами EDIN удовлетворяет потребности любого бизнеса: обмен EDI-документами, ЮЗД (юридически значимые документы), сертификатами, возможность организовывать тендеры и аукционы на площадке EDIN-TENDER, согласование цен в онлайн-среде EDIN-PRICE и др. Кроме очевидных преимуществ работы с электронными сервисами для компаний, отказываясь от бумажного обмена документами, уменьшается вырубка лесов, что имеет социальное значение для сохранения окружающей среды.