Особливу увагу компанія приділяє безпечності та якості продукції, контролю на усіх етапах її виробництва: від моменту закупівлі сировини – до відвантаження продукції до торгових точок. Так, безпосредньо на заводі «Три Ведмеді» у м.Бердичеві (Житомирська область) є власна лабораторія, що забезпечує ретельну перевірку інгредієнтів і матеріалів, дотримання санітарно-гігієнічних і технологічних норм у процесі виробництва та контроль готової продукції. «Три Ведмеді» постачає продукцію до національних і локальних торгових мереж України, працює з дистриб’юторським та роздрібним каналами збуту, а також експортує продукцію до близько 10 країн світу. Зважаючи на масштаби виробництва компанії та її відповідальне ставлення до якості продукції, скорочення часу на операційні процеси, враховуючи документообіг, є необхідними для забезпечення контролю всіх етапів реалізації продукції.
Впровадження електронного документообігу допомогло налагодити процеси, які потребували безліч витрат та ресурсів: «Переходу на ЕДО сприяла низка бізнес-процесів, які вимагали залучення багатьох ресурсів компанії. Це і велика кількість друкованих документів, які щоденно оброблялися відділом доставки товарів покупцям та бухгалтерією, і спеціальна промислова швидкісна техніка для друку, витратні матеріали, ресурси на обмін документами з покупцями, партнерами та інше. Потрібно розуміти, що звичний всім документообіг – це помилки, які виникають при обміні інформацією, а отже – необхідність постійно переробляти документи. Наприклад, повернення підписаних документів вимагає тривалого часу (до 20 днів), як наслідок – ми запізно дізнаємося про невідповідності при відвантаженні. Все це призводить до коригування дебіторської заборгованості, несвоєчасної реєстрації податкових накладних та затримки оплати транспортним підприємствам» – розповідає Юлія Іванченко, Директор із логістики ТОВ «Три Ведмеді».
«Щоденно ми тільки для поставки товарів (а це понад 1500 постачань) повинні були б тримати великий штат співробітників, які обробляють кожне замовлення і формують пакет документів.
Що стосується середньої кількості, то це більш як 10 тис. паперових документів на день, якими ми обмінюємося з контрагентами. Порахуйте, які це великі витрати тільки на папір! А ще є витрати на пересилання цих документів, оплата роботи персоналу тощо» - зазначає пані Юлія.
Які переваги для вас найочевидніші від впровадження ЕДО?
«По-перше, це швидкість і величезна економія часу, значне прискорення бізнес-процесів. Обмін інформацією після впровадження ЕДО займає лічені хвилини. Вже за 20 хвилин після вивантаження товару у нас будуть підписані всіма сторонами документи. Тобто ми говоримо і про суттєве спрощення взаємодії між учасниками процесу, адже маємо набагато менший ланцюг обробки та передачі документів, можливість доступу до актуальної інформації у режимі реального часу із будь-якої точки.
Це точність та відсутність помилок, економія коштів на паперові носії, пересилку документації та оплату роботи персоналу – те, що ми змушені були закладати до кінцевої вартості товару. Тобто впровадження Е-ТТН дає, серед іншого, також можливість більш раціонально управляти обіговими коштами. Наразі перехід на Е-ТТН – це опція, а не обов’язок для компаній, але ми розраховуємо, що все більше гравців ринку розумітимуть очевидні переваги цього процесу. І маємо надію, що в перспективі впровадження Е-ТТН сприятиме зростанню конкурентоздатності української логістики на міжнародній арені».
Що стосується е-ТТН, багато компаній хотіли б впровадити цей документ у свій ланцюг поставок, адже вигоди очевидні - контроль всього процесу доставки та підписання е-документів, виключення помилок людського фактору або втрати ТТН, економія коштів на кожному етапі постачання і узгодження, 25 – 50% зростання продуктивності праці водіїв, підписантів.
А які зміни ви очікуєте у власних процесах після підключення електронної ТТН?
«Ми зацікавлені у переході на Е-ТТН, оскільки зможемо запровадити безпаперовий автоматизований швидкий та прозорий ланцюг замовлення авто, транспортування та передачі товару до точок постачання, а також отримання акту виконаних робіт для обох сторін. Ми зможемо бачити статус на кожному етапі руху транспорту, вантажу. Це суттєво допоможе зменшити витрати. Крім того, зважаючи на карантинні обмеження та віддалену роботу, працівники зможуть у будь-якому місці знаходження формувати, підтверджувати, змінювати та відстежувати документи та вантажі. Очікуємо, що діджиталізація транспортних послуг допоможе зробити сервіс швидшим, зручнішим і, безперечно, якіснішим» - підсумувала Юлія Іванченко.