10 тысяч бумажных документов ежедневно: Директор по логистике ООО «Три Медведя» рассказывает, как ЭДО оптимизировал бизнес-процессы компании

три ведмеді

Компания «Три Медведя» — национальный производитель мороженого и замороженных продуктов (пельменей, вареников, пиццы), работающая на рынке с 1998 года. На сегодня компания выпускает продукцию под торговыми марками Monaco, МОРЖО, Три Медведя, Мішутка, Від шефа, Don Pizzeron и др.

Особое внимание компания уделяет безопасности и качеству контроля на всех этапах ее производства: от момента закупки сырья – до отгрузки продукции в торговых точках.

Так, непосредственно на заводе «Три Медведя» в г.Бердичев (Житомирская область) есть собственная лаборатория, которая обеспечивает тщательную проверку ингредиентов и материалов, соблюдение санитарно-гигиенических и технологических норм в процессе производства и контроль готовой продукции.

«Три Медведя» поставляет продукцию в национальные и локальные торговые сети Украины, работает с дистрибьюторским и розничным каналам сбыта, а также экспортирует продукцию в около 10 стран мира.

Учитывая масштабы производства компании и ее ответственное отношение к качеству продукции, сокращение времени на операционные процессы,  т.ч. документооборот, необходимо для обеспечения контроля всех этапов реализации продукции.

Julia IvanchenkoВнедрение электронного документооборота помогло наладить процессы, которые требовали множество расходов и ресурсов: «Переходу на ЭДО способствовал ряд бизнес-процессов, которые требовали привлечения многих ресурсов компании. Это и большое количество печатных документов, котрые ежедневно обрабатывались отделом доставки товаров покупателям и бухгалтерией, и специальная промышленная скоростная техника для печати, расходные материалы, ресурсы на обмен документами с покупателями, партнерами и прочее. Нужно понимать, что привычный всем документооборот — это ошибки, которые возникают при обмене информацией, а следовательно — необходимость постоянно переделывать документы. Например, возвращение подписанных документов требует длительного времени (до 20 дней), как следствие — мы поздно узнаем о несоответствиях при отгрузке. Все это приводит к корректировке дебиторской задолженности, несвоевременной регистрации налоговых накладных и задержки оплаты транспортным предприятиям», — рассказывает Юлия Иванченко, Директор по логистике ООО« Три Медведя ».

«Ежедневно мы только для поставки товаров (а это более 1500 поставок) должны были бы держать большой штат сотрудников, которые обрабатывают каждый заказ и формируют пакет документов.

Что касается среднего количества, то это более 10 тыс. бумажных документов в день, которыми мы обмениваемся с контрагентами. Посчитайте, какие это большие расходы только на бумагу! А еще есть расходы на пересылку этих документов, оплата работы персонала и т.д.», - отмечает госпожа Юлия.

Какие преимущества для вас самые очевидные от внедрения ЭДО?

«Во-первых, это скорость и огромная экономия времени, значительное ускорение бизнес-процессов. Обмен информацией после внедрения ЭДО занимает считанные минуты. Уже через 20 минут после выгрузки товара у нас будут подписаны всеми сторонами документы. То есть мы говорим и о существенном упрощении взаимодействия между участниками процесса, ведь есть гораздо меньшая цепь обработки и передачи документов, возможность доступа к актуальной информации в режиме реального времени из любой точки.

Это точность и отсутствие ошибок, экономия средств на бумажные носители, пересылку документации и оплату работы персонала - то, что мы вынуждены были закладывать в конечную стоимость товара. То есть внедрение Е-ТТН дает, среди прочего, также возможность более рационально управлять оборотными средствами. Сейчас переход на Е-ТТН - это опция, а не обязанность для компаний, но мы рассчитываем, что все больше игроков рынка будут понимать очевидные преимущества этого процесса. И надеемся, что в перспективе внедрение Е-ТТН способствует росту конкурентоспособности украинской логистики на международной арене».

Что касается электронной ТТН, многие компании хотели бы внедрить этот документ в свою цепь поставок, ведь выгоды очевидны - контроль всего процесса доставки и подписания е-документов, исключение ошибок человеческого фактора или потери ТТН, экономия средств на каждом этапе поставки и согласования, 25 - 50% роста производительности труда водителей, подписантов.

А какие изменения вы ожидаете в собственных процессах после подключения электронной ТТН?

«Мы заинтересованы в переходе на Е-ТТН, поскольку сможем ввести безбумажную автоматизированную быструю и прозрачную цепь заказа авто, транспортировки и передачи товара к точкам поставки, а также получения акта выполненных работ для обеих сторон. Мы сможем видеть статус на каждом этапе движения транспорта, груза. Это существенно поможет уменьшить расходы. Кроме того, несмотря на карантин и удаленную работу, работники смогут в любом месте нахождения формировать, утверждать, изменять и отслеживать документы и грузы. Ожидаем, что диджитализация транспортных услуг поможет сделать сервис более быстрым, удобным и, конечно, качественнее»- подытожила Юлия Иванченко.