Електронний документообіг – це сучасний інструмент для обміну документами між бізнес-партнерами та державними органами, який значно спрощує процес взаємодії між сторонами та зменшує кількість паперової документації. Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Для фізичних осіб підприємців також доступні інструменти електронного документообігу, які дозволяють підписувати документи онлайн.
Основні складові процесу підписання документів онлайн для ФОПів
- Електронний підпис
Для підписування електронних документів ФОПам потрібен електронний підпис. Це єдиний засіб, який забезпечує юридичну дію електронного документа. Електронний підпис складається з електронного ключа та пароля. Для отримання електронного підпису ФОПу потрібно звернутися до центру сертифікації ключів, де проводиться процедура ідентифікації особи та видання сертифіката ключа електронного підпису.
- Використання електронного підпису для підписування документів
Після отримання електронного підпису ФОП може підписувати електронні документи. Для цього потрібно мати програмне забезпечення для роботи з електронними документами та електронним підписом. У більшості програм для підписування документів потрібно відкрити документ, встановити курсор на місце, де потрібен підпис, та ввести пароль для електронного підпису. Після цього програма автоматично вставить електронний підпис у документ.
- Відправка підписаних документів
Після підписування документа його можна відправити на адресу отримувача. Для цього можна скористатися електронною поштою або сервісом електронної доставки документів.
У більшості випадків відправлення підписаного документа відбувається через електронну пошту. При цьому підписаний документ потрібно перевести у формат PDF або інший формат, який підтримується отримувачем. Після цього документ можна прикріпити до електронного листа та відправити на адресу отримувача. Також існують спеціальні сервіси електронної доставки документів, які забезпечують їх безпечну та надійну доставку. Для цього документ підписується електронним підписом, а потім відправляється за допомогою спеціального сервісу. Отримувач отримує повідомлення про прибуття документа та може завантажити його зі спеціального сайту сервісу.
- Зберігання електронних документів
Після підписування та відправлення електронного документа важливо зберегти його для подальшого використання. Електронні документи можна зберігати на комп’ютері, зовнішньому диску або в хмарному сховищі.
Для зберігання електронних документів рекомендується використовувати захищені паролем теки або програми для зашифровування даних. Це дозволить захистити конфіденційну інформацію від несанкціонованого доступу.
У випадку потреби ФОП може використовувати електронні документи для подання звітності до державних органів. Для цього потрібно скласти електронну звітність та підписати її електронним підписом.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання таких документів протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на перевірчі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії) (п. 44.3 ст. 44 ПКУ).
У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
Висновок
Електронний документообіг для ФОПів в Україні дозволяє значно спростити процес роботи з документами та забезпечити його безпеку та надійність. Для підписування електронних документів фізична особа підприємець може використовувати електронний підпис або спеціальні сервіси електронної доставки документів. Після підписування документа важливо зберегти його в захищеному сховищі, щоб забезпечити безпеку конфіденційної інформації.
Крім того, електронний документообіг є економічно вигідним та зручним для ФОПів, оскільки дозволяє ефективно використовувати час та ресурси, що можна витратити на інші важливі справи.
У зв’язку зі стрімким розвитком технологій та переходом до цифрової економіки, електронний документообіг стає необхідністю для успішного функціонування бізнесу, зокрема для ФОПів. Однак важливо дотримуватися вимог щодо безпеки та конфіденційності обробки даних, щоб уникнути можливих проблем.