Електронний документ та його чинність за законодавством України
Відповідно до закону України про електронні документи та електронний документообіг, електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Оригіналом електронного документа вважається його електронний примірник за наявності обов’язкових реквізитів, що вказані у статті 7 закону №851-IV. Електронний документ обов’язково засвідчується ЕП (електронним підписом) автора або підписом, прирівняним до власноручного. У разі надсилання різним адресатам або зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з таких електронних примірників вважатиметься оригіналом електронного документа.
Що таке юридично значущий документ?
Сервіс ЮЗД (юридично значущого документообігу) надає змогу обмінюватись структурованими (xml-документи) та/або неструктурованим (docx, xlsx, png, pdf, jpg та ін.) документами з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису).
ЮЗД-операція – це операція (дія) з електронним документом із використанням КЕП, яка надає юридичну значущість документу.
Використання електронного сервісу ЮЗД виключає недоліки традиційного паперового документообігу: виникнення помилок людського фактора, забезпечує скорочення строків на підписання та виплати, відсутність необхідності у передачі паперових примірників, виключення псування, підробки, втрати документів, можливість доступу до документів 24/7 з будь якого місця за наявності Інтернету, зменшення витрат на зберігання паперових документів.
Стаття 8. Правовий статус електронного документа та його копії
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
- свідоцтва про право на спадщину;
- документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
- в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.
Компанія-оператор EDIN надає можливість перейти на використання юридично значущого документообігу для роботи з Вашими партнерами. Завдяки роботі через оператора документообігу значно підвищиться швидкість і безпека обробки та зберігання документів для Вашого бізнесу.
Підключення до ЮЗД не залежить від підключення EDI-поставок чи будь-якого іншого сервісу. Користувач має можливість самостійно обирати необхідний функціонал для своїх бізнес-процесів. Перехід на юридично значущий електронний документообіг є природною складовою розвитку бізнесу будь-якої компанії.
Що входить до ЮЗД-операцій:
- відправка документа з КЕП;
- підписання у відповідь;
- отримання підписаного документа, в тому числі підписаного у відповідь;
- відмова від підписання;
- анулювання підписаного документа.
Як відбувається обмін юридично значущими документами за допомогою сервісів EDIN (приклад):
- Постачальник створює та надсилає документ з КЕП Торговельній мережі (наприклад “Видаткова накладна”).
- Торговельна мережа отримує документ з КЕП, перевіряє. В разі успішної перевірки підписує за допомогою КЕП документ та відправляє його постачальнику.
- Торговельна мережа підписує документ КЕП та надсилає Постачальнику
- Постачальник отримує документ підписаний з обох боків.
З новою моделлю тарифів EDIN користувач може самостійно обрати пакет з необхідною кількістю ЮЗД-операцій, в залежності від своїх потреб.