Багато компаній вже відмовилось від паперового документообігу

Електронний документообіг як інструмент автоматизації бізнес-процесів – це рішення, яке суттєво економить кошти та час. В середньому підприємство щорічно обмінюється зі своїми контрагентами більш ніж 100 тис. документами, а його співробітники витрачають на день від 30 до 60% робочого часу на їх роздрукування, візування та відправлення.

Значна частина українського бізнесу вже давно практикує впровадження електронного обміну документами. Проте, більшість таких сервісів вузьконаправлені та недостатньо захищені. З розвитком технологій та суспільства споживач потребує унікальних та надійних рішень, які можуть забезпечити йому ефективне бізнес-середовище.

Як ЕДО впливає на бізнес-процеси компаній

За даними провайдера е-документообігу EDIN в період з 01.10 по 31.12 2018 року на технологічній платформі EDI-NETWORK було опрацьовано понад 7 млн. EDI-повідомлень. Надсилання одного документу через платформу займає в середньому 5 секунд, тоді як в паперовому вигляді ця процедура може займати від 1 дня. Іноді процес досягає кількох тижнів, якщо уповноважена особа-підписант перебуває на лікарняному, у відрядженні чи відпустці.

Ще одна проблема паперового обміну документами – їх можлива втрата. Для торговельних мереж, у яких в день не одне надходження від постачальників, загублені або некоректно оформлені документи призводять до значних збитків. Електронний документообіг нівелює такі можливості. За 3 місяці е-рішення EDIN запровадили у свої процеси більш ніж 138 компаній, а інтегрували ЕДО в свої ERP-системи понад 21 підприємство. Зокрема до платформи EDI-NETWORK доєдналися мережі Рост, Баскет, SUN OIL, 33м2, Будинок Іграшок, Свій маркет та інші, що є наявним показником затребуваності рішень е-провайдера.

ЭДО

Також перевагою EDI-NETWORK є підтримка АРІ (Application Programming Interfaces) – набір функцій програмування додатків, за допомогою яких інтеграція сервісу в облікову систему користувача проста та легка. Тому для співробітників, які переймаються через складнощі з функціоналом платформи, критичних змін не буде. Більше того, АРІ сервісу спрощують процедуру отримання документів щодо підтвердження якості товару і дозволяють зробити це в максимально короткий термін.

Додаткові можливості для бізнесу в середовищі е-документообігу

Ще один з сервісів е-провайдера EDIN-DOCflow, який пропонує унікальні можливості для обміну як поодинокими е-документами так і групою документів, запровадив наприкінці 2018 року можливість підписання документів за допомогою технології MobileID. Оновлення спроможне ідентифікувати особу в цифровому середовищі. Для його роботи потрібен звичайний мобільний телефон і спеціальна SIM-карта, на яку записується електронний цифровий підпис.

Документи обов’язково мають відповідати вимогам державних стандартів. Саме тому провайдер постійно стежить за законодавчими змінами у їх структурі. Так у грудні 2018 р. було введено нові форми складання ПН/РКПН, які миттєво були додані у перелік документів на платформу.

Також був створений спеціальний документ "Акт звірки" і застосування нового підтипу замовлення "Замовлення маркетингових послуг" для їх продажу, а не тільки закупівель. Реалізована можливість прив'язати неструктурований документ в ланцюжок до структурованих - наприклад, до замовлення на поставку додати специфікацію в PDF або до замовлення на транспортування прив'язати ТТН в PDF формі.

Гарантії та результати е-рішень

Важливим аспектом в оптимізації бізнес-процесів компаній є безперебійність роботи сервісу. У 4 кварталі 2018 р. показник безперебійної роботи платформи EDI-NETWORK склав 99,9%, що зумовлено підтримкою технічного відділу компанії в режимі 24/7. Додатковим захистом для уникнення можливості втрати документів є їх хмарне зберігання та резервне копіювання у кількох дата-центрах.

EDI-провайдер також забезпечує повну інформаційну підтримку для своїх споживачів. На етапі впровадження е-рішень, користувачі отримують детальні інструкції та додаткові консультації. Також окремо був створений інформаційний сервіс EDIN-WIKI, що містить усі інструкції по роботі з будь-яким сервісом. Доступ до онлайн-енциклопедії вільний і має зручне навігаційне меню з функцією пошуку.

За підрахунками провайдера електронного документообігу EDIN, впроваджуючи е-рішення, компанії економлять мінімум 100 тис. грн в рік завдяки скороченню витратних матеріалів, часу на укладання угод, мінімізування прострочень оплати, оптимізації трудових ресурсів та ін.

“Сьогодні електронний документообіг - це не вузькоспеціалізоване рішення, не інструмент виключно для рітейлу, виробника чи логістики, це оптимізація бізнес-процесів для абсолютно всіх галузевих представників, не залежно від масштабів діяльності. Компаніям важливо знайти пропозицію, яка буде об'єднувати весь необхідний функціонал для ведення успішного бізнесу в одній екосистемі, залишаючись зручним, надійним та прибутковим інструментом. Сервіси EDIN обирають, адже вони відповідають актуальним потребам підприємців, їх цілям та цінностям сучасного бізнесу - повній оптимізації як внутрішніх, так і зовнішніх процесів обміну даними. EDIN викликає довіру, і ми відчуваємо це завдяки нашим партнерам, як тим, хто лише приєднався до ЕДО, так і тим, хто продовжує користуватися нашими послугами, визнаючи їх корисними та унікальними”, - Тетяна Голуб, EDIN (ТОВ "АТС").

Єдина еко-система з обміну електронними документами EDIN задовольняє потреби будь-якого бізнесу: обмін EDI-документами, ЮЗД (юридично значимі документи), сертифікатами, можливість організовувати тендери та аукціони на майданчику EDIN-TENDER, узгодження цін в онлайн-середовищі та ін. Крім очевидних переваг роботи з е-сервісами для компаній, відмовляючись від паперового обміну документами, зменшується вирубка лісів, що має соціальне значення для збереження навколишнього середовища.