Блог EDIN – полезные материалы для бизнеса | EDIN

Все, что нужно знать об EDI

donetsb — Mon, 18 Jul 2022 08:17:16 +0000

Что такое EDI

EDI (Electronic Data Interchange) – это процесс передачи структурированной цифровой информации, позволяющий организациям передавать друг другу коммерческие данные — торговые, финансовые, транспортные и другие.

Структурированный документ – документ в формате XML/JSON, то есть передается в предварительно настроенной и стандартизированной структуре данных.

Неструктурированный документ – это документ с произвольной структурой данных; К таким документам относятся PDF, PNG, JPG, DOCX, XLSX и другие форматы.

EDI и ритейл

Ритейл, без сомнения, самая инновационная и прогрессивная сфера бизнеса, которая инициировала и первой внедрила электронный обмен данными — Electronic Data Interchange (EDI) — в работе со своими партнерами. Так появилась единая унифицированная электронная система обмена данными и единый стандарт передачи е-сообщений между участниками розничной торговли по всему миру. Электронный документооборот для ритейла – это удобное решение для управления финансовыми потоками и цепочками поставок.

Стандарты передачи данных в EDI

Информация в рамках EDI передается не в произвольном порядке — для этого разработали и применяют ряд стандартов и правил, позволяющих отправителям и получателям данных «говорить на одном языке».

Самые распространенные типы стандартных EDI-документов:

Заказ. При необходимости оформить заказ у поставщика используют документ ORDERS. Документ содержит исчерпывающую информацию о заказываемых товарах — их наименования, количество, адреса, по которым их нужно доставить и другие сведения.
Ответ на заказ. Поставщик может подтвердить или не подтвердить заказ. С этой целью он использует EDI-документ ORDRSP. Поставщик имеет право расширить стандартную информацию и дополнить ее предложениями альтернативных товаров, другими сведениями.
Каталог товаров. Производители и поставщики заинтересованы в информировании своих клиентов об ассортименте имеющейся продукции. Они делают это с помощью еще одного стандартного EDI-документа – PRICAT. Это электронное сообщение, содержащее полный или частичный перечень товаров, а именно: детальное описание товаров, включая ценовые данные, логистические характеристики, технические и функциональные данные товаров.
Счет-фактура. Чтобы автоматически сформировать счет-фактуру для оплаты поставленных товаров, используют документ INVOIC. С его помощью можно не только оплачивать продукцию, но и отчитываться перед налоговой инспекцией (в последнем случае понадобится электронная цифровая подпись).

Уведомление об отгрузке. Существует EDI-аналог бумажного товаросопроводительного документа – DESADV. Это электронное сообщение об успешной отгрузке товаров со склада, содержащее подробную информацию о поставленной продукции.
Уведомление о приеме. Покупатель должен проинформировать поставщика о принятой продукции. Для этого есть такой EDI-документ, как RECADV.
Уведомление о возврате. Покупатель по тем или иным причинам может отказаться от получения товара и вернуть его поставщику. Для этого он использует такой документ, как RETANN, содержащий сведения о возвращаемых товарах и причины отказа в их приеме.

Преимущества использования EDI-технологий:

Упрощает передачу электронных данных, поскольку имеются подготовленные формы структурированных документов, позволяющие буквально через несколько кликов «мыши» обмениваться данными со своими контрагентами;
Ускорение обработки данных – сокращение на 80% времени на обработку каждого документа в цепи поставок;
Сводятся к минимуму влияние человеческого фактора и риск ошибок – система EDI автоматически обнаруживает и устраняет их;
Значительно ускоряется и упрощается поиск требуемой информации в базе данных;
Возможность в секунду запускать бизнес-процессы и экономить на расходах, связанных с бумажным документооборотом: человеко-часы, расходные материалы и т.д.

Почему ритейл выбирает EDI-Network от EDIN:

E-документооборот в EDI NETWORK — это комплексное и удобное решение для розничных сетей и поставщиков для обмена EDI и е-документов, имеющих юридическое значение.

Возможности и преимущества сервиса:

До 80% сбережений на расходных материалах;
Единые стандарты в трактовке е-данных;
Обмен EDI-документами (Заказ, Подтверждение, Отгрузка и др.);
Обмен юридически значимыми документами (расходная, накладная, акты);
Международные стандарты безопасности;
Интеграция с учетными системами с помощью API, XML, SOAP, AS2;
Обмен е-документами любого формата (doc, jpg, xls, pdf);
Минимизация ошибок человеческого фактора.

EДО EDIN – современная система электронного документооборота в Украине. Автоматизируйте бизнес-процессы, переведите работу с документами в е-формат и перейдите на инновационное решение для управления финансовыми потоками и цепочками поставок. Чтобы подключиться и получить 30 дней бесплатного пользования платформой EDI-Network, необходимо перейти по ссылке https://edin.ua/edi-network/.

The post Все, что нужно знать об EDI first appeared on EDIN.

Организация хранения электронных документов

donetsb — Wed, 29 Sep 2021 07:16:39 +0000

На электронных носителях в цифровом виде, в форме, которая позволяет осуществить проверку, необходимо хранить первичные документы и перечень файлов отчетности. Для налогообложения налогоплательщики должны вести учет расходов, доходов и других фактов, которые относятся к объектам налогообложения или налоговых обязанностей, на основании финансовой отчетности, первичных документов, документов, имеющих отношение к исчислению и уплаты налогов и сборов, предусмотренных законом. Сами налогоплательщики обязательно должны обеспечить хранение вышеупомянутых документов и документов, имеющих отношение к выполнению требований закона.

Способы хранения электронных документов

Хранить электронные документы, в первую очередь, нужно безопасно. Из основных способов можно выделить три, которые предусматривают любое количество пользователей архива и электронных документов:

Облачное хранение — доступно только при наличии интернета, однако защищено. Доступ к нему предоставляет провайдер электронного документооборота с возможностью ограничения доступа по ролям и с выдачей паролей.
Локальное хранение — считается самым простым, ведь представляет собой папку на рабочем столе компьютера. Удобно тем, что все имеют к нему доступ, однако удалять файлы может только координатор такого хранения. Загружать файл в архив необходимо по четким правилам, однако гарантий безопасности такой способ хранения не дает.
Архив системы электронного документооборота — чаще всего такой способ используется в целях хранения внутреннего документооборота, но можно использовать и во внешних целях. Такой архив надежный, доступ к нему можно ограничить по ролям в определенных документах.

Что должна обеспечивать система электронных документов

В первую очередь, архив электронных документов, казалось бы, должен обеспечивать хранение данных. Однако, учитывая использование документов во внешних отчетах, проверках, юридических запросов, они должны отвечать ряду требований в процессе их хранения:

— Доступность к документу по ссылке;

- Формат документа, который так же читабельный, как и печатный;

- Постоянное переформатирование документа для хранения его актуального формата учитывая изменения в системах электронного обмена;

- Маркировка документов для их идентификации и быстрого поиска в архиве.

Сколько можно хранить электронные документы

Сроки хранения электронных документов регулируются законодательством, в зависимости от их вида. Так, документы бухгалтерии необходимо хранить сроком не менее 5 лет - счета-фактуры, накладные, акты. Соглашения нужно хранить от 5 до постоянного их содержания - контракты, дополнительные согласования, приложения. Другие документы в среднем должны находиться в архиве около 5 лет - справки, письма, спецификации.

Что такое электронный архив и как его создать

Электронный архив - это цифровая система, которая сохраняет и предоставляет возможность доступа к электронным документам уполномоченным лицам, владельцам, и контролирующим органам.

Создание и начало работы с электронным архивом включает в себя следующие шаги:

Настройка необходимых правил доступа и пользования системой - кто имеет возможность просматривать, добавлять или удалять виды документов
Сканирование бумажных документов для передачи их в электронный архив
Маркировка документов по определенным критериям для дальнейшего удобного его поиска, например - дата, серия, номер, тип
Работа с архивом электронных документов в компании в соответствии с заданными правилами
Корректировка перечня документов - добавление или изъятие при необходимости
Уничтожение или хранение оригиналов на складских площадях, в зависимости от необходимости компании

The post Организация хранения электронных документов first appeared on EDIN.

Проверка подлинности ЭЦП

donetsb — Wed, 29 Sep 2021 06:56:31 +0000

Электронной цифровой подписью можно подписывать документы форматов excel, word, pdf и др. Для того, чтобы проверить подписанный электронный документ ЭЦП, необходимо обратить внимание, сформировался ли отдельный файл, то есть электронная цифровая подпись к документу, который связан с документом, который сейчас подписывается, и включает возможность изменения документа. Чаще всего документ имеет формат p7s и его название аналогично названии электронного документа.

Как узнать кто выпустил ЭЦП

Узнать каким Центром сертификации ключей был издан ЭЦП возможно после подписания документа. Например, вы прислали документ контрагенту на подпись, он прислал вам его подписанным КЭП в ответ. Для того, чтобы узнать кем был издан ключ и сертифицирован ли он, необходимо загрузить подписанный электронный документ с наложенным ЭЦП на сайт Центрального контролирующего органа, который сможет идентифицировать ЭЦП.

Как проверить свой электронный ключ

Свой электронный ключ можно проверить также путем внешних ресурсов. Проверяется своя подпись для того, чтобы выявить не закончился ли еще срок сертификации, можно ли им подписывать документы. Для этого необходимо в формате p7s загрузить собственную подпись на один из государственных ресурсов — на сайте Дія, в разделе «Проверка подписей», либо на сайте Центрального удостоверяющего органа во вложении «Проверить подпись».

После загрузки собственного ЭЦП будет сформирован отчет, где будет указано следующую информацию: квалифицированный сертификат или нет, усовершенствованная или квалифицированная подпись, защищен или незащищен носитель ключа.

Услуги для проверки ЭЦП

Итак, Перечислим список сервисов, которые проверяют ЭЦП:

Действие
Центральный удостоверяющий орган
Официальный информационный ресурс КН ЭДП ИСД ГНС
Медок
Masterkey

Электронная цифровая подпись предназначена для возможности подписать юридически значимые документы в электронном формате. Это позволит получить документ в разы быстрее, при этом такой же юридической силы, как и обычный бумажный.

Электронный документооборот позволяет сэкономить время на обмене данными с контрагентами и на расходах на оформление отчетности. ЭЦП, в свою очередь, ускоряет вопрос закрытия сделок.

ЭЦП полностью соответствует требованиям ручной подписи в юридической плоскости и подтверждает авторство его владельца.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - это цифровая подпись, которая используется для утверждения электронного документа. ЭЦП связывает между собой как владельца, так и сам документ, с помощью криптографических технологий. ЭЦП не может биты поддельной по способу ее копирования.

The post Проверка подлинности ЭЦП first appeared on EDIN.

Бенчмаркинг простыми словами

donetsb — Tue, 31 Aug 2021 11:50:05 +0000

Бенчмаркинг — это анализ лучших мировых практик в определенной области, анализ конкурентов, поиск лучших предложений на рынке, которые компания может использовать в собственных процессах. Простыми словами, бенчмаркинг выступает как сравнительный анализ, когда бизнесу необходимо менять собственные направления в процессе выявления новых потребностей пользователей их продукции.

Главной задачей бенчмаркинга — это вывести компанию на новый уровень и сделать ее более конкурентно способной.

Бенчмаркинг выполняет следующие задачи:

Сравнительный анализ с компанией-лидером в области
Анализ всех конкурентов
Выявление потенциала собственной компании
Роадмап достижения целей
Построение стратегии

Бенчмаркинг формируется на 4 принципах:

Достоверность — фактические показатели;
Взаимность — сотрудничество с партнерами;
Измерение — все показатели должны подлежать конкретным измерениям;
Аналогия — сравнительные процессы должны быть похожими.

Виды бенчмаркинга

Если говорить простыми словами о видах бенчмаркинга, то все они сводятся к одному функционалу — анализ и сравнение компании и ее конкурентов. Из основных видов бенчмаркинга можно выделить 2, которые делятся на более узкие подвиды:

Внутренний — сравниваются показатели внутри одной компании:

— Бизнес-процесс — сравнение процессов и внедрение лучших практик;

— Исторический — сравнение результатов компании за предыдущие периоды и сегодня;

— Общий — сравнение показателей одного подразделения другому.

Внешний — сравнение компании с конкурентами:

— Конкурентный — сравнение деятельности своей компании с конкурентами;

— Стратегический — SWOT-анализ компаний-партнеров;

- Синергетический - применение положительного опыта с любой подобной отрасли;

- Функциональный - сравнение компании с одной отрасли.

Что сравнивается в бенчмаркинге:

Стратегии - поведение бренда на рынке, его спрос, знаменитость;
Бизнес-процессы - насколько налажена работа с клиентами и партнерами, размеры сбыта;
Услуга или товар - портфель продукции, качество;
Стоимость - анализ ценовой стратегии;
Экономические показатели - финансовые результаты компании, прибыль.

Примеры бенчмаркинга

Рассмотрим примеры бенчмаркинга в соответствии с каждым видом и его подвидом.

Внутренний бенчмаркинг

Бизнес-процесс - в одном из отделов продаж была подключена IP-телефония, по ее опыту поддержка также ввела этот инструмент для оптимизации работы своего подразделения.

Исторический - сравнение показателей эффективности работы компании за прошлый и текущий годы.

Общий - один из филиалов принес больше прибыли холдинга, что анализируется, и с чего избираются лучшие практики для использования в других филиалах.

Внешний бенчмаркинг

Конкурентный - анализируя опыт лучшей компании у страны-соседа, компания внедряет ее практики и становится лидером на отечественном рынке.

Стратегический - анализ всех потенциальных конкурентов, даже если это стартап.

Синергетический - независимо от отрасли, в которой работает компания, рассматриваются практики лидеров из других сфер бизнеса и не только, это может быть и государственное учреждение, учебное заведение.

Функциональный - в компании с одной области выросли показатели узнаваемости, что стало результатом сотрудничества с маркетинговым агентством, соответственно это актуально и для собственного бизнеса.

The post Бенчмаркинг простыми словами first appeared on EDIN.

Что такое налоговый вычет?

donetsb — Tue, 31 Aug 2021 08:46:50 +0000

Налоговый вычет — это возвращение части средств государством, которые были потрачены на определенные расходы. Их можно вернуть за предшествующий год. И, в соответствии с Законом Украины, все граждане страны могут вернуть часть налогов, удержанного в бюджет с их заработной платы и других выплат. Для того, чтобы получить налоговый вычет, необходимо быть плательщиком НДФЛ, то есть ФЛП не смогут получить такого рода компенсацию.

Виды налоговых вычетов

Средства, потраченные на переоборудование автомобиля на LPG или другие виды биотоплива. Владелец или представитель транспортного средства может выбрать организацию по переоборудованию его на биотопливо и получить сертификат об изменениях;
Проценты, уплаченные по ипотечному налогу. Возможность получить налоговый вычет за кредит зависит от продолжительности ипотеки. Скидка распространяется на оформленное в кредит сроком до 10 лет жилье. Если дом еще строится, необходимо в год получения прописки подать декларацию, указав сумму уплаченных налогов за предыдущий год;
Пенсионные вклады и страховые платежи. Страховые взносы не могут быть больше суммы прожиточного минимума для трудоспособного человека. При оплате налогового вычета действует базовый коэффициент 1,4, если клиент платил взносы за себя. При оплате за членов семьи окончательная сумма делится на 2, с учетом военного сбора 1,5%.
Расходы на оплату покупки или строительства жилья. Чтобы получить налоговый вычет после продажи квартиры или покупки ее без ипотеки, необходимо собрать все бумаги, подтверждающие оплату налогов и предоставить их в фискальной службе в установленные законом сроки;
Оплата лечения. Государство возвращает часть средств, потраченных на лечение хронических заболеваний, которые обязательно указаны в медицинской карте. Пациент должен находиться на учете у узкого специалиста. Если человек лечился за границей, налоговые вычеты не возвращаются;
Аренда жилья. Для оформления нужно иметь договор аренды, заверенный нотариусом и предоставить налоговым органам декларацию о доходах;

Оплата за обучение - детский сад, школа, вуз. Не всегда можно получить налоговый вычет при оплате тренингов, курсов и прохождения обучения на военных кафедрах. Согласно закону, компенсируются только расходы, которые дают образовательную степень.

Как получить в Украине налоговые вычеты

Чтобы получить в Украине налоговые вычеты, в первую очередь, нужно заполнить годовую налоговую декларацию, указав причины для получения налоговых вычетов и расходы за предыдущий период. В соответствии с указанными данными в документе, налоговая сможет вернуть часть НДФЛ в результате перерасчетов.

Каждый из расходов должно сопровождаться квитанциями, чеками, договорами. Начиная с 2020 года расчетные документы можно подавать в электронной форме, главное - обязательное указание стоимости и сроков, в которые были предоставлены услуги или производилась оплата.

Важно, что в случае представления декларации на возврат средств, следует учитывать, что вычет будет только за предыдущий год, а не за все прошлые. Процесс возврата налогового вычета осуществляется за 60 дней. То есть, примерно через 2 месяца заявитель получит перевод на банковский счет или через почтовый перевод.

Расчет суммы налоговой скидки

Общая сумма налоговой скидки является зависимой от фактических потерь, а максимальный ее объем ограничивается суммой начисленной заработной платы.

Например, сотрудник получил общий доход от заработной платы за год размером в 300 тыс. грн. Его НДФЛ составляло 18%, то есть 54 тыс. грн. Он потратил на лечение 30 тыс. грн. Из этого мы можем рассчитать следующее:

Сумма НДФЛ с учетом налоговой скидки равна - (300 тыс. - 30 тыс.) * 18% = 48,6 тыс.
Сумма НДФЛ к возврату составляет - 54 тыс. - 48,6 тыс. = 5,4 тыс. грн.

The post Что такое налоговый вычет? first appeared on EDIN.

Как подключить ЭДО в 1С

donetsb — Fri, 30 Jul 2021 12:28:13 +0000

В статье мы расскажем как оптимально подключить ЭДО (электронный документооборот) к системе 1С, как он влияет на ускорение и оптимизацию бизнеса, какого провайдера выбрать, сколько это займет времени.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это документы, которые передаются через интернет, подписанные электронной подписью. Электронная подпись необходима для указания ответственного лица, она полностью соответствует личной подписи.

Зачем компаниям переходить на электронный документооборот?

ЭДО оптимизирует не только расходы на бумагу, канцелярию, доставку, но и на процессы компании: быстрое закрытие сделок, своевременные оплаты, расширения контрагентов, рост конкурентоспособности, трудозатраты сотрудников.

Основные преимущества электронного документооборота:

Прозрачность документооборота
Отсутствие необходимости переделывать документы из-за ошибок или в случае потери — это могут быть счет-фактура, акты и тд.
Быстрый доступ к данным с возможностью выгрузить документы при проверке за минуты
Отсутствие складских архивов, не нужно платить за дополнительные площади
Документы, подписанные электронной подписью, юридически значимые, поэтому госструктуры принимают их отчетности

Как выбрать провайдера электронного документооборота?

Самое главное опираться на возможности, которые предоставляет провайдер — надежность, интеграция, расширенный функционал, закрытие всех бизнес-процессов в едином окне.

На рынке Украины есть несколько провайдеров электронного документооборота, которые предоставляют услуги по обмену электронными данными. В частности, одним из решений является платформа ЭДО EDI-Network от EDIN, которая закрывает

не только процесс обмена документами, но и налаживание бизнес-партнерства и поиск новых контрагентов, то есть компания имеет возможность закрывать вопросы развития в одной системе, не тратя средств и времени на дополнительные.

Что нужно для подключения 1С-ЭДО?

Для подключения 1С-ЭДО необходимо выбрать провайдера, который разрабатывает интеграционный модуль с возможностью гибких настроек. Важно, чтобы модуль был сертифицирован для надежной работы с интеграционным решением.

Интеграционный модуль 1С можно установить как с помощью специалистов провайдера электронного документооборота, так и самостоятельно. При установке модуля конфигурация 1С не меняется, поэтому интегрировать можно как измененные конфигурации систем, так и стандартные. Если 1С установлен на сервере, в таком случае модуль интеграции можно установить там же, что не повлияет на функционал.

Зачем нужна интеграция?

1С-ЭДО не требует работы на веб-интерфейсе или в отдельном дополнительную сервисе. Всем участникам процесса удобно работать, ведь они ведут работу в обычном аккаунте 1С, что не влияет на производительность работы. Количество работающих в сервисе не влияет на качество функционала решения.

Как начать работу с электронным документооборотом?

Во-первых, необходимо понять, какие процессы нужно перевести из бумаги в электронный формат. Для этого важно составить цепь документооборота внутри компании и с контрагентами. После определения целей, можно начинать переход на ЭДО.

Во-вторых, нужно определить подписантов и обеспечить их КЭП - квалифицированной электронной подписью. Получить КЭП возможно в АЦСК. Для того, чтобы просматривать документы в системе, электронная подпись не нужна - пользователь может зайти на платформу под своими данными.

В-третьих, стоит определиться как удобнее работать с ЭДО: интегрировано 1С или с другими системами, или в веб-версии. После этого нужно пригласить всех партнеров к сервису электронного документооборота, ведь только так есть перспектива полностью отказаться от бумаги.

The post Как подключить ЭДО в 1С first appeared on EDIN.

Как получить электронную подпись?

donetsb — Fri, 30 Jul 2021 12:12:28 +0000

ЭЦП (электронная цифровая подпись) или КЭП (квалифицированная электронная подпись) требуется для подписания электронных документов, сдачи отчетности, открытие ФЛП. Получить электронную цифровую подпись возможно в государственных структурах, частных, и банках.

Что такое электронная цифровая подпись?

Согласно Закону Украины от 7 октября 2018 года «Об электронных доверительных услугах», который указывает новый формат электронной подписи — КЭП. Квалифицированная электронная подпись — это усовершенствованная цифровая подпись, основанная на сертификате открытого ключа, с использованием средства квалифицированной электронной подписи.

Все электронные документы, подписанные КЭП на законодательном уровне являются юридически значимыми, а электронная подпись приравнивается к настоящей собственной. Также, электронную подпись можно использовать при идентификации личности или заказа услуг от государства. В первую очередь, КЭП решает вопрос мобильности — не нужно ехать для подписания документов, достаточно сделать это онлайн.

Что нужно для получения электронной подписи?

Для получения КЭП физическому лицу необходимо предоставить следующие документы:

Паспорт и его копия
Идентификационный код и его копия
Заполненная регистрационная карточка

Для получения КЭП юридическому лицу нужны следующие данные:

Заявка на регистрацию для получения усиленного сертификата открытого ключа установленного образца;
Заявление-присоединение к договору «О предоставлении услуг электронной цифровой подписи» в двух экземплярах;
Оригинал устава или его нотариально заверенную копию;
Копия свидетельства о государственной регистрации, заверенная подписью руководителя и печатью юридического лица или выписку (извлечение) из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей;

Документы, подтверждающие полномочия руководителя заявителя;
Копия паспорта руководителя (копии 1-4, 11-12 страниц), заверенная подписью владельца паспорта;
Копии паспортов подписчиков (копии 1-4, 11-12 страниц), заверенные подписями владельцев паспортов;
Доверенность установленного образца и паспорт доверенного лица (если заявитель представлен доверенным лицом).

Возможно понадобятся еще следующие документы:

копия свидетельства о регистрации плательщика налога на добавленную стоимость (в случае, если лицо является плательщиком НДС);
копия документа, подтверждающего присвоение идентификационного кода Государственным комитетом финансового мониторинга (если лицо является субъектом первичного финансового мониторинга).

КЭП действительный от 1 до 2 лет.

Где получить КЭП?

Получить КЭП возможно в структурах, занимающихся квалифицированным предоставлением электронных доверительных услуг, или АЦСК - аккредитованные центры сертификации ключей.

Получить электронную подпись возможно бесплатно в государственных учреждениях, в том числе налоговых. Онлайн можно получить через банковский сервис Приват24. Платно оформляет КЭП АЦСК «Центр сертификации ключей Украины». Полный список структур, предоставляющих КЭП можно посмотреть на сайте Министерства цифровой трансформации.

Чтобы начать работу с электронными документами с нанесением электронной подписи, предлагаем воспользоваться услугами бесплатного сервиса электронного документооборота ВІЛЬНИЙ.

Важно: за конфиденциальность КЭП отвечает его владелец, передавать подпись третьим лицам строго запрещено, в этом случае он будет недействительным.

The post Как получить электронную подпись? first appeared on EDIN.

Как быстро настроить электронный документооборот в 1С

donetsb — Wed, 30 Jun 2021 06:15:13 +0000

Электронный документооборот сегодня — это не прихоть, а необходимость. Он значительно упрощает процессы внутри компании и с контрагентами. Возможность в секунды обменяться важными данными ускоряет бизнес и делает его более прибыльным.

Обрабатывать документы в электронном виде возможно уже давно, с помощью программы 1С, однако для их отправки и подписания все равно приходится либо использовать дополнительный сервис, или печатать на бумаге. Но интеграция электронного документооборота с учетной системой 1С возможна.

Настройка модуля интеграции 1С от провайдера электронного документооборота EDIN

Провайдер электронного документооборота разработал интеграционный модуль EDIN.API, который позволяет работать с учетной системой 1С | BAS: Предприятие 8.Х на обычных и управляемых формах на базе операционной системы Windows.

Для того, чтобы пользователь мог начать работу с модулем, ему предоставляются следующие пункты для доступа:

Логин — email
Пароль — password
Пароль доступа к API — api_key

Также у пользователя должна быть подключена услуга для работы с АРІ.

Сотрудники EDIN предоставляют пользователю, который имеет права на каталог, файл запуска модуля в учетной системе 1С | BAS, который необходимо открыть. В процессе запуска система 1С | BAS может требовать разрешение на выполнение операции со стороны модуля для защиты от опасных действий.

Во время первичного запуска будет открыто автоматически раздел «Настройки» для того, чтобы пользователь ввел все необходимые данные, каждый следующий раз будет сразу открываться окно «Входящие». В каталоге, в котором расположен модуль, сразу формируются два файла: основные настройки и каталог с названием текущего пользователя 1С | BAS, в котором формируется файл настроек.

Подключение модуля интеграции 1С

Во вкладке «Основной каталог» указано местоположение файла модуля. В поле «Сервер обмена» указан адрес платформы электронного документооборота, на которую и направляются запросы модуля.

Во вкладке «Подключение» есть кнопка «Добавить» для добавления пользователей. Для каждого пользователя указываются индивидуальные Логин, Пароль и Пароль доступа АРІ. Также на этом этапе возможно предоставлять доступ конкретным пользователям, для которых будет предоставлены те или иные возможности, например — запросы на отображение входящих документов. После введения пользователей, возможно проверить их подключение с помощью кнопки «Проверить подключение пользователей». После проверки, полученный токен свидетельствует о корректности введенных данных и подтверждения авторизации на платформе электронного документооборота.

Выбор документов, контрагентов, единиц измерения

Для работы с электронным документооборотом объекты 1С | BAS (документы, контрагенты, единицы измерения и др.) Можно определить в процессе синхронизации модуля и осуществления настройки хранимых данных справочников и документов.

Во вложении «Объекты ОС» (объекты учетной системы) можно добавить контрагентов (предоставляется весь список сетей, работающих на платформе электронного документооборота EDIN,

из них нужно выбрать те, которые являются партнерами), с которыми будет осуществляться обмен данными, необходимые документы, коды единиц измерения во вложении «Справочники».

В разделе «Номенклатура контрагентов» находятся объекты 1С данным артикулов и штрихкодов номенклатуры партнеров.

Как настроить справочники

Поставщики имеют в доступе 3 основных типа справочников - «Организации», «Контрагенты», «Точки доставки». В этих справочниках хранятся данные пользователей, контрагентов и точки доставки.

Для каждого справочника настраиваются «местоположения» хранения данных GLN, Формат НН Цены с базы 1С | BAS. Все табличные настройки возможно заполнить как вручную, так и автоматически. Рекомендуется осуществлять настройку справочников совместно с разработчиком 1С | BAS.

Как лучше заполнять информацию: ручной ввод или по умолчанию

Рекомендуется выбирать принцип «По умолчанию», нажав кнопку «Заполнить по умолчанию». Автоматическое заполнение выбирает только соответствующие настройки и типовые справочники конфигурации. Размещение возможно только в 2 вариантах - «Дополнительные сведения» и «Реквизиты справочника». Предпочтение отдается сохранению в «Дополнительных сведениях», которые не вносят изменения в уже существующих справочников УС пользователя и позволяют хранить данные отдельно.

В процессе ручной настройки в колонке «Справочник 1С | BAS» доступны списки возможных справочников, а поля настроек можно самостоятельно заполнить через заполнение отдельной формы.

После синхронизации с платформой электронного документооборота EDIN в справочники «Организации», «Контрагенты», «Точки доставки» автоматически подтягиваются данные. Организации заполняются по пользовательским логинам после авторизации.

Справочник «Контрагенты» содержит данные юридических лиц и точки доставки контрагентов с возможностью дополнить дополнительными настройками. «Точки доставки» заполняются в соответствии с требованиями EDI документооборота.

Как настроить документы

Настройку, как и со справочниками, возможно проводить по умолчанию и вручную. Для каждого типа документа проводятся дополнительные настройки «Места расположения» для хранения данных документов в УС 1С | BAS.

Создать необходимые типы документов возможно в зависимости от конфигурации. Например, 1С | BAS «Бухгалтерия» позволяет создавать на обычных и управляемых формах «Счет на оплату покупателя» и «Реализация товаров и услуг». В других 1С | BAS, которые не являются бухгалтерией, возможно создать «Заказ покупателя», «Реализация товаров и услуг».

1С | BAS «Управление торговлей», «Управление предприятием», «Управление производственным предприятием» предусматривает создание «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг», а «Управление небольшой фирмой» и «Управление средним бизнесом» на управляемых формах - «Заказ клиента» и «Расходная накладная».

Возможности для пользователя

В разделе «Пользователь» можно выбрать хранилище, где будут находиться входные и выходные юридически значимые документы, логи работы модуля (анализ документооборота). Поля «Склад» и «Подразделение» заполняются также для удобства пользователя.

Для того, чтобы документ сразу на направлялся, пользователь может поставить отметку в настройках «Тестовый режим» и данные будут направлены в раздел «Черновики», в котором ответственное лицо может ознакомиться с ним, подписать, и отправить.

Настройка электронной цифровой подписи

Во вложении «ЭЦП» (электронная цифровая подпись) через кнопку «Добавить» возможно вносить путь к ключам бухгалтера и печати для организации, по которым планируется выгрузка юридически значимых документов или указать токен (НКИ). В случае, если путь указан и к ключу и к токену, то предпочтение отдается ключу. Настройку токена можно выбрать из списка, или использовать автоматический подбор настроек.

С учетом того, что определенные АЦСК различают ЭЦП на «ключ печати на шифрование» (используется только для отправки «Налоговой накладной") и «ключ печати», нужно вносить три ключа.

При выгрузке юридически значимых документов, вносить пароли возможно в таблице, или обработкой отображается окно для их внесения перед подписанием.

Модулем предусмотрено хранение любого количества ключей, и на момент подписания по одной организации и типу документа необходимо выбрать только 1 пару ключей.

The post Как быстро настроить электронный документооборот в 1С first appeared on EDIN.

Внедрение электронного документооборота в строительстве и недвижимости — реальный кейс

donetsb — Tue, 29 Jun 2021 13:31:29 +0000

В каждой отрасли есть свои специфические процессы в ведении бизнеса, в частности потребности, которые закрывает документооборот. Например, в процессах перевозки важно вовремя получать товарно-транспортную накладную, для банков — факторинг. Проблему скорости и оптимизации документооборота закрывает электронное решение. Сегодня электронный документооборот в Украине присутствует во всех видах деятельности предприятий в том числе, в строительстве и недвижимости.

Электронный документооборот в недвижимости на примере ALEF ESTATE

ALEF ESTATE — масштабный украинский застройщик города Днепра, который занимается созданием объектов торговой, офисной и жилой недвижимости от их проектирования до ввода в эксплуатацию и дальнейшего обслуживания, в частности ТРЦ / БЦ Мост Сити, Башни, Босфор, Каскад, Энигма, Наша Правда , Терра, Новый Центр. За период работы девелопер успешно реализовал ряд разноплановых проектов, которые стали знаковыми для Днепра и всей Украины.

Для ALEF ESTATE в работе важнейшими аспектами являются профессионализм и качественно новые подходы к организации процесса развития сегмента элитной недвижимости Украины в частности и развития рынка недвижимости в целом. Именно поэтому компанией был выбран вектор электронной трансформации бизнес-процессов, в частности документооборота.

Предпосылки внедрения электронного документооборота в ALEF ESTATE

Учитывая большое количество площадей, которую компания сдает в эксплуатацию, ежедневно приходится обмениваться с контрагентами рядом документов: счет фактура, акт выполненных работ, договоры, дополнительные соглашения, акты приема-передачи, акты сверки, различные расшифровки финансовых документов, официальные письма подписанные ЭЦП. Обмен каждого документа в бумажном виде может занимать от 3 дней до 3 недель, что, в свою очередь, влияет на следующие факторы:

— Слишком дорогие постоянные затраты на печать, бумагу, логистику и прочее;

— Площадь для хранения бумажного архива достигала 250-300 кв. м;

— Возникновение острой бизнес-необходимости в автоматизации финансового учета с возможностью развития без расширения штата.

Решение — электронный документооборот от EDIN

Учитывая особенности в работе ALEF ESTATE, связанные с развитием строительных проектов и управлением объектами коммерческой недвижимости, EDIN предложил оптимальное решение — сервис EDIN-DOCflow.

EDIN-DOCflow — это уникальное решение для обмена группой электронных документов на единой гибкой бизнес-платформе, которая легко подстраивается под индивидуальные бизнес-процессы. Сервис подходит для любого бизнеса с необходимостью особых настроек.

В проекте участвуют несколько юридических лиц клиента. Отправка первичной бухгалтерской документации осуществляется благодаря интеграции EDIN-DOCflow с учетной системой. Для бухгалтеров ALEF ESTATE процесс не изменился, они продолжают работать в интерфейсе 1С, бухгалтерские документы отправляются клиентам используя робот (автоматизированная обработка).

Для отправки других типов документов используется веб-интерфейс сервиса. Для обмена используются различные варианты комплекта документов, которые могут содержать: несколько счетов, акт + расшифровка, договор + сопроводительная документация, письмо + сопроводительные документы.

Как сейчас происходит обмен электронными документами с арендаторами

Сейчас в проекте участвует 500 арендаторов, и их количество постоянно растет. Для удобства работы с большим количеством контрагентов, схема электронного документооборота является следующей:

Арендатор получает письмо-приглашение на почту, которое содержит ознакомительную информацию и ссылки для регистрации в сервисе. Приглашение отправляются автоматически из учетной системы.
После регистрации и создания компании с помощью ЭЦП, арендатор может получать от ALEF ESTATE документы.
Полученные документы могут подписываться любым из вариантов: файловый ключ, токен, mobile ID.
Статусы обработки документов и подписанные документы загружаются в учетную систему автоматически. Менеджеры Алеф, управляющие объектами недвижимости, работающие в веб версии сервиса, могут оперативно отслеживать ситуацию по обработке документов. Для этого им предоставлены гибкие возможности поиска и выборки.
Для задач формирования управленческой отчетности, к документам возможно привязывать справочник, пользовательские поля, теги. Если возникает вопрос по конкретному документу, менеджер может обсудить с контрагентом проблему в чате. При этом обсуждение привязано в комплект, содержащий проблемный документ.
Часть документов, которая отправляется контрагентам, проходит согласование с предварительно настроенного маршрута. Используется последовательное, параллельное, комбинированное согласования, которое может выполняться пользователем, группой или одним из группы. Сценарий согласования настроен на конкретный перечень документов, отправка таких документов без согласования - невозможно.
Когда комплект документов сформирован, менеджер сначала отправляет документ на согласование, потом клиенту. Каждый из участников согласования получает свое задание, которое предложено настройками согласования: делегирование (выбор необходимого маршрута, исполнителя или группы), согласования, подписания. Все участники проекта получают сообщение на электронную почту об изменении статуса документа, получение нового документа или задачи.
Для задач формирования управленческой отчетности, к документам возможно привязывать справочник, пользовательские поля, теги. Если возникает вопрос по конкретному документу, менеджер может обсудить с контрагентом проблему в чате. При этом обсуждение привязано в комплект, содержащий проблемный документ.
Часть документов, которая отправляется контрагентам, проходит согласование с предварительно настроенного маршрута. Используется последовательное, параллельное, комбинированное согласования, которое может выполняться пользователем, группой или одним из группы. Сценарий согласования настроен на конкретный перечень документов, отправка таких документов без согласования - невозможно.
Когда комплект документов сформирован, менеджер сначала отправляет документ на согласование, потом клиенту. Каждый из участников согласования получает свое задание, предложенное настройками согласования: делегирование (выбор необходимого маршрута, исполнителя или группы), согласование, подписание. Все участники проекта получают сообщение на электронную почту об изменении статуса документа, получение нового документа или задачи.

Результаты внедрения электронного документооборота

После использования цифрового формата обмена документами, компании ALEF ESTATE удалось достичь следующих показателей:

Эффект от автоматизации финансового контроля - сбережения в размере 225 000 грн
Экономия на аренде бумажного архива - от 37 500 до 52 500 грн
Сокращение прямых расходов на канцелярию и логистику - до 70%
Перевод бухгалтерии / управленческого учета на аутсорсинг - сокращение фонда оплаты труда на 30%
Инновационные методы работы с партнерами ALEF ESTATE позволяют ежегодно сохранять более 100 кв. м. леса

«Мы - торгово-промышленная Корпорация, которая сотрудничает со многими клиентами. Для нас важно иметь налаженные бизнес-процессы. Решение которое мы выбрали для себя - это электронный документооборот, который существенно сокращает процесс обменом данных. Мы работаем с более чем 500 контрагентами, которые вместе с нами подключились к сервису EDIN-DOCflow е-провайдера EDIN. Решение помогает наладить и оптимизировать бизнес-процессы нам и нашим Партнерам, а также ускоряет cashflow. Мы прогнозируем ежегодный обмен данными в количестве до 500 000 е-документов и эта цифра, мы надеемся, будет расти "- Анна Левченко Финансовый директор ALEF ESTATE.

The post Внедрение электронного документооборота в строительстве и недвижимости — реальный кейс first appeared on EDIN.