Подключение электронного документооборота в 1С

В статье мы расскажем как оптимально подключить ЭДО (электронный документооборот) к системе 1С, как он влияет на ускорение и оптимизацию бизнеса, какого провайдера выбрать, сколько это займет времени.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это документы, которые передаются через интернет, подписанные электронной подписью. Электронная подпись необходима для указания ответственного лица, она полностью соответствует личной подписи.

Зачем компаниям переходить на электронный документооборот?

ЭДО оптимизирует не только расходы на бумагу, канцелярию, доставку, но и на процессы компании: быстрое закрытие сделок, своевременные оплаты, расширения контрагентов, рост конкурентоспособности, трудозатраты сотрудников.

Основные преимущества электронного документооборота:

Прозрачность документооборота
Отсутствие необходимости переделывать документы из-за ошибок или в случае потери — это могут быть счет-фактура, акты и тд.
Быстрый доступ к данным с возможностью выгрузить документы при проверке за минуты
Отсутствие складских архивов, не нужно платить за дополнительные площади
Документы, подписанные электронной подписью, юридически значимые, поэтому госструктуры принимают их отчетности

Как выбрать провайдера электронного документооборота?

Самое главное опираться на возможности, которые предоставляет провайдер — надежность, интеграция, расширенный функционал, закрытие всех бизнес-процессов в едином окне.

На рынке Украины есть несколько провайдеров электронного документооборота, которые предоставляют услуги по обмену электронными данными. В частности, одним из решений является платформа ЭДО EDI-Network от EDIN, которая закрывает

не только процесс обмена документами, но и налаживание бизнес-партнерства и поиск новых контрагентов, то есть компания имеет возможность закрывать вопросы развития в одной системе, не тратя средств и времени на дополнительные.

Что нужно для подключения 1С-ЭДО?

Для подключения 1С-ЭДО необходимо выбрать провайдера, который разрабатывает интеграционный модуль с возможностью гибких настроек. Важно, чтобы модуль был сертифицирован для надежной работы с интеграционным решением.

Интеграционный модуль 1С можно установить как с помощью специалистов провайдера электронного документооборота, так и самостоятельно. При установке модуля конфигурация 1С не меняется, поэтому интегрировать можно как измененные конфигурации систем, так и стандартные. Если 1С установлен на сервере, в таком случае модуль интеграции можно установить там же, что не повлияет на функционал.

Зачем нужна интеграция?

1С-ЭДО не требует работы на веб-интерфейсе или в отдельном дополнительную сервисе. Всем участникам процесса удобно работать, ведь они ведут работу в обычном аккаунте 1С, что не влияет на производительность работы. Количество работающих в сервисе не влияет на качество функционала решения.

Как начать работу с электронным документооборотом?

Во-первых, необходимо понять, какие процессы нужно перевести из бумаги в электронный формат. Для этого важно составить цепь документооборота внутри компании и с контрагентами. После определения целей, можно начинать переход на ЭДО.

Во-вторых, нужно определить подписантов и обеспечить их КЭП - квалифицированной электронной подписью. Получить КЭП возможно в АЦСК. Для того, чтобы просматривать документы в системе, электронная подпись не нужна - пользователь может зайти на платформу под своими данными.

В-третьих, стоит определиться как удобнее работать с ЭДО: интегрировано 1С или с другими системами, или в веб-версии. После этого нужно пригласить всех партнеров к сервису электронного документооборота, ведь только так есть перспектива полностью отказаться от бумаги.