Підключення електронного документообігу до 1С

В статті ми розповімо як оптимально підключити ЕДО (електронний документообіг) до системи 1С, як він впливає на прискорення та оптимізацію бізнесу, якого провайдера обрати, скільки це займе часу.

Що таке електронний документообіг?

Електронний документообіг – це документи, які передаються через інтернет, підписані електронним підписом. Електронний підпис необхідний для зазначення відповідальної особи, він повністю відповідає власному підпису.

Навіщо компаніям переходити на електронний документообіг?

ЕДО оптимізує не лише витрати на папір, канцелярію, доставку, але й на процеси компанії: швидке закриття угод, вчасні оплати, розширення контрагентів, зростання конкурентоспроможності, трудовитрати співробітників.

Основні переваги електронного документообігу:

Прозорість документообігу
Відсутність необхідності переробляти документи через помилки, або у разі втрати – це можуть бути рахунок-фактура, акти і тд.
Швидкий доступ до даних з можливістю вивантажити документи під час перевірки за хвилини
Відсутність складських архівів, не потрібно платити за додаткові площі
Документи, які підписані електронним підписом, юридично значимі, тому держструктури приймають їх до звітності

Як обрати провайдера електронного документообігу?

Найголовніше опиратися на можливості, які надає провайдер – надійність, інтеграція, розширений функціонал, закриття всіх бізнес-процесів в єдиному вікні.

На ринку України є кілька провайдерів електронного документообігу, які надають послуги з обміну електронними даними. Зокрема, одним з рішень є платформа ЕДО EDI-Network від EDIN, яка закриває не лише процес обміну документами, але й налагоджування бізнес-партнерства та пошук нових контрагентів, тобто

компанія має можливість замикати питання розвитку в одній системі, не витрачаючи коштів та часу на додаткові.

Що потрібно для підключення 1С-ЕДО?

Для підключення 1С-ЕДО необхідно обрати провайдера, який розробляє інтеграційний модуль з можливістю гнучких налаштувань. Важливо, щоб модуль був сертифікований для надійної роботи з інтеграційним рішенням.

Інтеграційний модуль 1С можна установити як за допомогою спеціалістів провайдера електронного документообігу, так і самостійно. При встановлені модуля конфігурація 1С не змінюється, тому інтегрувати можна як змінені конфігурації систем, так і стандартні. Якщо 1С установлено на сервері, в такому випадку модуль інтеграції також можна установити там же, що не повпливає на функціонал.

Навіщо потрібна інтеграція?

1С-ЕДО не потребує роботи на веб-інтерфейсі або в окремому додаткову сервісі. Всім учасникам процесу зручно працювати, адже вони ведуть роботу у звичному обліковому записі 1С, що не впливає на продуктивність роботи. Кількість працюючих в сервісі не впливає на якість функціоналу рішення.

Як розпочати роботу з електронним документообігом?

По-перше, необхідно зрозуміти, які процеси потрібно перевести з паперу в електронний формат. Для цього важливо скласти ланцюг документообігу всередині компанії та з контрагентами. Після визначення цілей, можна починати перехід на ЕДО.

По-друге, потрібно визначити підписантів та забезпечити їх КЕП – кваліфікованим електронним підписом. Отримати КЕП можливо в АЦСК. Для того, щоб переглядати документи у системі, електронний підпис не потрібен – користувач може зайти на платформу під своїми даними.

По-третє, варто визначитися як зручніше працювати з ЕДО: інтегровано 1С або з іншими системами, чи у веб-версії. Після цього потрібно запросити усіх партнерів до сервісу електронного документообігу, адже тільки так є перспектива повністю відмовитися від паперу.