Акт приймання-передачі товару – це юридичний документ, який офіційно підтверджує перехід права власності або володіння товарами від однієї сторони до іншої, детально описуючи предмети, їх стан та умови за яких їх прийняли. Акт служить своєрідним правовим доказом передачі та стану предметів на момент угоди, а також підтверджує, що товари або послуги відповідають узгодженим специфікаціям та уточнює, коли ризик та зобов’язання переходять від продавця до покупця. Цей документ має вирішальне значення для уникнення суперечок, встановлення чіткого запису транзакції та забезпечення належного обліку передачі.
Для чого потрібен Акт приймання-передачі товару?
Перша і основна функція Акту приймання-передачі товарів – це документальна фіксація передачі: Акт містить письмовий запис угоди про те, коли і як товари або послуги були передані від продавця до покупця.
Акт підтверджує та фіксує стан товарів з урахуванням того, що приймаюча сторона їх перевірила та визнала такими, що відповідають узгодженій якості, кількості та специфікаціям.
Актом передбачений захист обох сторін угоди, оскільки в ньому чітко зазначені товари, які були передані, а також їх стан. Нерідко, саме Акт приймання-передачі товарів може мати вирішальне значення у випадку виникнення спорів, або при втраті чи пошкодженні товарів.
Також, Акт служить ключовим документом для відображення економічної операції в бухгалтерському обліку.
Види Актів приймання-передачі товару
Залежно від підстав та умов укладання, Акти можуть відрізнятися за своїм типом.
Так, за формою використання Акти поділяються на:
- Стандартні – універсальні документи, які фактично підтверджують передачу товарів від продавця до покупця.
- Акти приймання товару за кількістю.
- Акти приймання товару за якістю.
- Комбіновані акти (за кількістю і якістю).
Якщо йдеться про підстави для складання угоди, то Акти можуть бути:
- Планові, які оформлюються при кожній поставці товару;
- Позапланові, які складаються у випадках виявлення недостачі, браку чи пошкодження товару.
За кількістю учасників, Акти бувають:
- Двосторонні (між продавцем і покупцем);
- Багатосторонні (у випадку спорів, великих поставок чи виявленого браку).
З огляду на сферу застосування, Акти можуть бути:
- Для внутрішнього обліку (передача товарів в межах однієї компанії);
- Для зовнішніх операцій (між різними компаніями);
- Для митних процедур ( під час експорту та імпорту товарів).
Структура Акту приймання-передачі товару
Залежно від виду документу, ключові елементи його структури можуть відрізнятися, але типовий Акт передачі-прийняття товару містить:
- Назву документу.
- Дату підписання.
- Імена та заяви сторін угоди.
- Детальний перелік та опис товарів, що передаються, зокрема, кількість та одиниці вимірювання.
- Підстава для передачі товару – посилання на початковий договір або угоду, за якою здійснюється передача товару.
- Заява про те, що покупець не має претензій щодо якості, зовнішнього вигляду або комплектації прийнятих товарів.
- Підписи обох сторін для підтвердження згоди та прийняття.
Одночасно з Актом передачі-прийняття товару, важлива наявність інших супутніх документів, які його доповнюють:
- Товарно-транспортна накладна (ТТН), яка підтверджує факт перевезення товару.
- Видаткова накладна, що підтверджує факт відвантаження товару зі складу.
- Рахунок-фактура, який містить узгоджену та фіксовану суму до оплати.
Для того, щоб автоматизувати та налагодити ефективний обмін юридичними документами, варто використовувати системи обміну електронними даними, такі як EDI-Network – універсальне рішення для обміну всіма необхідними документами в електронному форматі під час процесів постачань.