Акт розбіжностей – це офіційний документ, який фіксує спірні питання або суперечки між сторонами договору (постачальником та продавцем) щодо поставок, рахунків-фактур, платежів або виконання пунктів договору. Це офіційна заява про те, що одна сторона не погоджується з умовами, кількостями або цінами, представленими іншою стороною. Акт розбіжностей забезпечує правову основу для подальших переговорів стосовно проблемного питання і має на меті виправлення суперечності, або її юридичне вирішення.
Для чого потрібен Акт розбіжностей?
Формуючи Акт розбіжностей, сторони договору можуть документувати невідповідності (кількість, якість, ціна, умови поставки тощо). Створення письмового запису про суперечності дозволяє юридично захистити обидві сторони договору та ініціювати необхідні коригувальні дії (повернення, повторне виставлення рахунків, претензії, тощо).
Види Актів розбіжностей:
- Акт розбіжності ціни. Наприклад, ціна у рахунку-фактурі не відповідає узгодженій ціні за умовам договору чи прайс-листа.
- Акт розбіжності кількості. Формується у випадках невідповідності між накладною та фізичною кількістю товару, наприклад, коли виявлено нестачу або надлишок товарів.
- Акт розбіжності якості. Укладається, якщо продукція пошкоджена, прострочена, бракована або не відповідає заявленим специфікаціям.
- Акт розбіжностей щодо документів. Формується коли наявні помилки в рахунках-фактурах, накладних або податкових документах.
- Акт розбіжностей щодо логістики та умов доставки. Такий Акт укладають у випадках, якщо доставка була здійснена із затримкою, або порушила узгоджені терміни і продавець поніс додаткові витрати.
- Акт розбіжностей щодо фінансового врегулювання. Використовується, коли виникають суперечки щодо платежів, непогашених залишків, або штрафів.
- Змішаний Акт розбіжностей. Формується, якщо одночасно виникає кілька проблем.
Ключові елементи Акту розбіжностей:
- Заголовок «Акт розбіжностей».
- Дата та місце підписання.
- Посилання на відповідний договір, замовлення на придбання або рахунок-фактуру.
- Повні юридичні найменування представників, що підписують документ.
- Чіткий опис того, що оскаржується (накладна, номер рахунку-фактури, дата).
- Підтверджуючі докази (фотографії, звіти про перевірку, інвентаризація).
- Які дії стосовно вирішення очікуються (повернення коштів, заміна, виправлення).
- Підписи обох сторін, щоб підтвердити, що розбіжність зафіксовано.
Акт розбіжностей під час постачань з електронною ТТН
Акт розбіжностей з електронною транспортною накладною (e-ТТН) – це офіційний документ (або електронний акт), який фіксує будь-які розбіжності, виявлені під час доставки товарів при використанні електронної транспортної. Такий Акт розбіжностей має свої особливості, але логіка залишається такою ж, як і при використанні паперових документів.
Найчастіше акт створюється, коли є:
- невідповідність кількості (доставлено менше або більше товарів, ніж в e-TTН)
- виявлені пошкоджені товари
- неправильний асортимент
- недотримання погоджених умов доставки (температура, упаковка, тощо)
- затримка доставки, що впливає на якість продукції
Акт розбіжностей з електронною транспортною накладною дає змогу одержувачу та перевізнику офіційно зафіксувати суперечності та уникнути їх у майбутньому.
Який порядок формування Акту розбіжностей з e-TTН?
- Коли товар прибуває, одержувач перевіряє кількість, якість та упаковку згідно з е-ТТН.
- Якщо є проблема, одержувач створює Акт розбіжностей безпосередньо у системі EDI.
- Перевізник (водій) та одержувач підписують електронний Акт.
- Документ стає правовою підставою для претензій (повернення коштів, повторне відправлення або коригування бухгалтерського обліку).