COMDOC (комерційний документ) – загальна назва сукупності документів, призначених для обміну в електронному вигляді юридично значимими документами (за умови укладення між контрагентами договору «Про визнання електронних документів» та використання електронно-цифрового підпису).
По суті, комерційні документи – це письмові записи ділових або торговельних операцій. Комдоки містять важливу інформацію про товари, послуги та фінансові складові угоди. Ці документи регулюють перебіг транзакцій та забезпечують дотримання законодавства, як у внутрішній, так і в міжнародній торгівлі.
Які комерційні документи існують:
- Рахунки-фактури: перелік наданих товарів або послуг, зокрема кількість, ціни та загальну суму до сплати. Рахунок-фактура вважається офіційним запитом на оплату від продавця до покупця. Документ містить інформацію про продавця та покупця, номер рахунку та умови оплати.
- Пакувальні листи: детальний опис вмісту кожного пакета або вантажу. Пакувальні листи використовують при митному огляді, а також в управлінні запасами.
- Товарні документи:
– коносамент – товаророзпорядчий документ, який видається морським перевізником, в якому засвідчується факт прийняття вантажу до перевезення і містяться зобов’язання щодо його доставки.
– авіа накладна – транспортний документ, який використовується для авіаперевезень вантажів.
- Сертифікати походження: документи, які підтверджують країну виробництва товарів.
- Проформа-рахунок (або проформа-інвойс) – це документ надання попередньої інформації про вартість товарів або послуг, до моменту виставлення остаточного комерційного рахунку-фактури.
- Замовлення на купівлю: документ, який покупець видає продавцю. Містить деталі обраних продуктів чи послуг, зокрема, кількість і ціни. Вважається офіційним замовленням.
- Квитанція: документ, що підтверджує оплату за товари чи послуги.
- Страхові документи: засвідчують страхування відправлень.
Комерційні документи є не лише свідченням угод, продажів та фінансових транзакцій. Вони також регулюють та спонукають до дотримання правил та законодавчих вимог. У разі виникнення розбіжностей або спорів під час транспортування, комдоки можуть бути використані як докази та підтвердження правомірності дій.
По суті, комерційні документи є основою бізнес-операцій, яка гарантує прозорість, підзвітність та безперебійне функціонування торговельної діяльності.
Для того, щоб обмін усіма необхідними документами був успішним та відбувався вчасно, доцільно використовувати готові сервісні рішення. Такі як EDI-Network – універсальне рішення для рітейлу. Обмін EDI-документами, юридично-значущими документами, документами з ЕЦП/КЕП в електронному форматі під час поставок.