Внедрение электронного документооборота в строительстве и недвижимости — реальный кейс

електронный документооборот в строительстве и недвижимости

В каждой отрасли есть свои специфические процессы в ведении бизнеса, в частности потребности, которые закрывает документооборот. Например, в процессах перевозки важно вовремя получать товарно-транспортную накладную, для банков — факторинг. Проблему скорости и оптимизации документооборота закрывает электронное решение. Сегодня электронный документооборот в Украине присутствует во всех видах деятельности предприятий в том числе, в строительстве и недвижимости.

Электронный документооборот в недвижимости на примере ALEF ESTATE

ALEF ESTATE — масштабный украинский застройщик города Днепра, который занимается созданием объектов торговой, офисной и жилой недвижимости от их проектирования до ввода в эксплуатацию и дальнейшего обслуживания, в частности ТРЦ / БЦ Мост Сити, Башни, Босфор, Каскад, Энигма, Наша Правда , Терра, Новый Центр. За период работы девелопер успешно реализовал ряд разноплановых проектов, которые стали знаковыми для Днепра и всей Украины.

Для ALEF ESTATE в работе важнейшими аспектами являются профессионализм и качественно новые подходы к организации процесса развития сегмента элитной недвижимости Украины в частности и развития рынка недвижимости в целом. Именно поэтому компанией был выбран вектор электронной трансформации бизнес-процессов, в частности документооборота.

Предпосылки внедрения электронного документооборота в ALEF ESTATE

Учитывая большое количество площадей, которую компания сдает в эксплуатацию, ежедневно приходится обмениваться с контрагентами рядом документов: счет фактура, акт выполненных работ, договоры, дополнительные соглашения, акты приема-передачи, акты сверки, различные расшифровки финансовых документов, официальные письма подписанные ЭЦП. Обмен каждого документа в бумажном виде может занимать от 3 дней до 3 недель, что, в свою очередь, влияет на следующие факторы:

— Слишком дорогие постоянные затраты на печать, бумагу, логистику и прочее;

— Площадь для хранения бумажного архива достигала 250-300 кв. м;

— Возникновение острой бизнес-необходимости в автоматизации финансового учета с возможностью развития без расширения штата.

Решение — электронный документооборот от EDIN

Учитывая особенности в работе ALEF ESTATE, связанные с развитием строительных проектов и управлением объектами коммерческой недвижимости, EDIN предложил оптимальное решение — сервис EDIN-DOCflow.

EDIN-DOCflow — это уникальное решение для обмена группой электронных документов на единой гибкой бизнес-платформе, которая легко подстраивается под индивидуальные бизнес-процессы. Сервис подходит для любого бизнеса с необходимостью особых настроек.

В проекте участвуют несколько юридических лиц клиента. Отправка первичной бухгалтерской документации осуществляется благодаря интеграции EDIN-DOCflow с учетной системой. Для бухгалтеров ALEF ESTATE процесс не изменился, они продолжают работать в интерфейсе 1С, бухгалтерские документы отправляются клиентам используя робот (автоматизированная обработка).

Для отправки других типов документов используется веб-интерфейс сервиса. Для обмена используются различные варианты комплекта документов, которые могут содержать: несколько счетов, акт + расшифровка, договор + сопроводительная документация, письмо + сопроводительные документы.

Как сейчас происходит обмен электронными документами с арендаторами

Сейчас в проекте участвует 500 арендаторов, и их количество постоянно растет. Для удобства работы с большим количеством контрагентов, схема электронного документооборота является следующей:

  • Арендатор получает письмо-приглашение на почту, которое содержит ознакомительную информацию и ссылки для регистрации в сервисе. Приглашение отправляются автоматически из учетной системы.
  • После регистрации и создания компании с помощью ЭЦП, арендатор может получать от ALEF ESTATE документы.
  • Полученные документы могут подписываться любым из вариантов: файловый ключ, токен, mobile ID.
  • Статусы обработки документов и подписанные документы загружаются в учетную систему автоматически. Менеджеры Алеф, управляющие объектами недвижимости, работающие в веб версии сервиса, могут оперативно отслеживать ситуацию по обработке документов. Для этого им предоставлены гибкие возможности поиска и выборки.
  • Для задач формирования управленческой отчетности, к документам возможно привязывать справочник, пользовательские поля, теги. Если возникает вопрос по конкретному документу, менеджер может обсудить с контрагентом проблему в чате. При этом обсуждение привязано в комплект, содержащий проблемный документ.
  • Часть документов, которая отправляется контрагентам, проходит согласование с предварительно настроенного маршрута. Используется последовательное, параллельное, комбинированное согласования, которое может выполняться пользователем, группой или одним из группы. Сценарий согласования настроен на конкретный перечень документов, отправка таких документов без согласования - невозможно.
  • Когда комплект документов сформирован, менеджер сначала отправляет документ на согласование, потом клиенту. Каждый из участников согласования получает свое задание, которое предложено настройками согласования: делегирование (выбор необходимого маршрута, исполнителя или группы), согласования, подписания. Все участники проекта получают сообщение на электронную почту об изменении статуса документа, получение нового документа или задачи.
  • Для задач формирования управленческой отчетности, к документам возможно привязывать справочник, пользовательские поля, теги. Если возникает вопрос по конкретному документу, менеджер может обсудить с контрагентом проблему в чате. При этом обсуждение привязано в комплект, содержащий проблемный документ.
  • Часть документов, которая отправляется контрагентам, проходит согласование с предварительно настроенного маршрута. Используется последовательное, параллельное, комбинированное согласования, которое может выполняться пользователем, группой или одним из группы. Сценарий согласования настроен на конкретный перечень документов, отправка таких документов без согласования - невозможно.
  • Когда комплект документов сформирован, менеджер сначала отправляет документ на согласование, потом клиенту. Каждый из участников согласования получает свое задание, предложенное настройками согласования: делегирование (выбор необходимого маршрута, исполнителя или группы), согласование, подписание. Все участники проекта получают сообщение на электронную почту об изменении статуса документа, получение нового документа или задачи.

Результаты внедрения электронного документооборота

После использования цифрового формата обмена документами, компании ALEF ESTATE удалось достичь следующих показателей:

  1. Эффект от автоматизации финансового контроля - сбережения в размере 225 000 грн
  2. Экономия на аренде бумажного архива - от 37 500 до 52 500 грн
  3. Сокращение прямых расходов на канцелярию и логистику - до 70%
  4. Перевод бухгалтерии / управленческого учета на аутсорсинг - сокращение фонда оплаты труда на 30%
  5. Инновационные методы работы с партнерами ALEF ESTATE позволяют ежегодно сохранять более 100 кв. м. леса

«Мы - торгово-промышленная Корпорация, которая сотрудничает со многими клиентами. Для нас важно иметь налаженные бизнес-процессы. Решение которое мы выбрали для себя - это электронный документооборот, который существенно сокращает процесс обменом данных. Мы работаем с более чем 500 контрагентами, которые вместе с нами подключились к сервису EDIN-DOCflow е-провайдера EDIN. Решение помогает наладить и оптимизировать бизнес-процессы нам и нашим Партнерам, а также ускоряет cashflow. Мы прогнозируем ежегодный обмен данными в количестве до 500 000 е-документов и эта цифра, мы надеемся, будет расти "- Анна Левченко Финансовый директор ALEF ESTATE.