Впровадження електронного документообігу в будівництві та нерухомості – реальний кейс

електронный документооборот в строительстве и недвижимости

У кожної галузі є власні специфічні процеси у ведені бізнесу, зокрема потреби, які б закривав документообіг. Наприклад, у процесах перевезення важливо вчасно отримувати товарно-транспортну накладну, для банків – факторинг. Проблему швидкості та оптимізації документообігу закриває електронне рішення. Сьогодні електронний документообіг в Україні присутній у всіх видах діяльності підприємств, в тому числі, в будівництві і нерухомості.

Електронний документообіг у нерухомості на прикладі ALEF ESTATE

ALEF ESTATE – Масштабний український забудовник міста Дніпра, який займається створенням об’єктів торговельної, офісної і житлової нерухомості від їх проектування до введення в експлуатацію і подальшого обслуговування, зокрема: ТРЦ / БЦ Міст Сіті, Вежі, Босфор, Каскад, Енігма, Наша Правда, Терра, Новий Центр. За період роботи девелопер успішно реалізував ряд різнопланових проектів, які стали знаковими для Дніпра і всієї України.

Для ALEF ESTATE в роботі найважливішими аспектами є професіоналізм та якісно нові підходи до організації процесу розвитку сегмента елітної нерухомості України зокрема і розвитку ринку нерухомості в цілому. Саме тому компанією було обрано вектор електронної трансформації бізнес-процесів, зокрема документообігу.

Передумови впровадження електронного документообігу в ALEF ESTATE

Враховуючи велику кількість площ, яку компанія здає в експлуатацію, щоденно доводиться обмінюватися з контрагентами рядом документів: рахунок фактура, акт виконаних робіт, договори, додаткові угоди, акти прийому-передачі, акти звірки, різні розшифровки фінансових документів, офіційні листи підписані ЕЦП. Обмін кожного документу у паперовому вигляді може займати від 3 днів до 3 тижнів, що, у свою чергу, впливає на наступні фактори:

  • Занадто дорогі постійні витрати на друк, папір, логістику та інше;
  • Площа для збереження паперового архіву сягала 250-300 кв. м;
  • Виникнення гострої бізнес-необхідністі в автоматизації фінансового обліку з можливістю розвитку без розширення штату.

Рішення – електронний документообіг від EDIN

Враховуючи особливості в роботі ALEF ESTATE, пов`язані з розвитком будівельних проектів та управлінням об`єктами комерційної нерухомості, EDIN запропонував найоптимальніше рішення – сервіс EDIN-DOCflow.

EDIN-DOCflow – це унікальне рішення для обміну групою е-документів на єдиній гнучкій бізнес-платформі, яка легко підлаштовується під індивідуальні бізнес-процеси. Сервіс підходить для будь-якого бізнесу з необхідністю особливих налаштувань.

У проекті беруть участь кілька юридичних осіб клієнта. Відправка первинної бухгалтерської документації здійснюється завдяки інтеграції EDIN-DOCflow з обліковою системою. Для бухгалтерів ALEF ESTATE процес не змінився, вони продовжують працювати в інтерфейсі 1С, бухгалтерські документи відправляються клієнтам використовуючи робот (автоматизована обробка).

Для відправки інших типів документів використовується веб-інтерфейс сервісу. Для обміну використовуються різні варіанти комплекту документів, які можуть містити: кілька рахунків, акт + розшифровка, договір + супровідна документація, лист + супровідні документи.

Як наразі відбувається обмін електронними документами з орендарями

Зараз в проекті бере участь 500 орендарів, і їх кількість постійно зростає. Для зручності роботи з великою кількістю контрагентів, схема електронного документообігу є наступною:

  • Орендар отримує лист-запрошення на пошту, яке містить ознайомчу інформацію і посилання для реєстрації в сервісі. Запрошення відправляються автоматично з облікової системи.

  • Після реєстрації і створення компанії за допомогою ЕЦП, орендар може отримувати від ALEF ESTATE документи.
  • Отримані документи можуть підписуватися будь-яким з варіантів: файловий ключ, токен, mobile ID.
  • Статуси обробки документів і підписані документи завантажуються в облікову систему автоматично. Менеджери Алеф, які керують об’єктами нерухомості, працюють в вебверсіі сервісу і можуть оперативно відстежувати ситуацію по обробці документів. Для цього їм надані гнучкі можливості пошуку і вибірки.
  • Для завдань формування управлінської звітності, до документів можливо прив’язувати довідник, призначені для користувача поля, теги. Якщо виникає питання по конкретному документу, менеджер може обговорити з контрагентом проблему в чаті. При цьому обговорення прив’язане до комплекту, який містить проблемний документ.
  • Частина документів, яка відправляється контрагентам, проходить узгодження з попередньо настроєного маршруту. Використовується послідовне, паралельне, комбіноване узгодження, яке може виконуватися користувачем, групою або одним з групи. Сценарій узгодження налаштований на конкретний перелік документів, відправка таких документів без узгодження - неможлива.
  • Коли комплект документів сформований, менеджер спочатку відправляє документ на узгодження, потім клієнту. Кожен з учасників узгодження отримує своє завдання, яке запропоноване настройками узгодження: делегування (вибір необхідного маршруту, виконавця або групи), узгодження, підписання. Всі учасники проекту отримують повідомлення на електронну пошту про зміну статусу документа, отримання нового документа або завдання.
  • Для завдань формування управлінської звітності, до документів можливо прив’язувати довідник, призначені для користувача поля, теги. Якщо виникає питання по конкретному документу, менеджер може обговорити з контрагентом проблему в чаті. При цьому обговорення прив’язане до комплекту, який містить проблемний документ.
  • Частина документів, яка відправляється контрагентам, проходить узгодження з попередньо настроєного маршруту. Використовується послідовне, паралельне, комбіноване узгодження, яке може виконуватися користувачем, групою або одним з групи. Сценарій узгодження налаштований на конкретний перелік документів, відправка таких документів без узгодження - неможлива.
  • Коли комплект документів сформований, менеджер спочатку відправляє документ на узгодження, потім клієнту. Кожен з учасників узгодження отримує своє завдання, яка запропонована настройками узгодження: делегування (вибір необхідного маршруту, виконавця або групи), узгодження, підписання. Всі учасники проекту отримують повідомлення на електронну пошту про зміну статусу документа, отримання нового документа або завдання.

Результати впровадження електронного документообігу

Після використання цифрового формату обміну документами, компанії ALEF ESTATE вдалося досягнути наступних показників:

  1. Ефект від автоматизації фінансового контролю – заощадження у розмірі 225 000 грн
  2. Економія на оренді паперового архіва – від 37 500 до 52 500 грн
  3. Скорочення прямих витрат на канцелярію та логістику – до 70%
  4. Переведення бухгалтерії/управлінського обліку на аутсорс – скорочення фонду оплати праці на 30%
  5. Інноваційні методи роботи з партнерами ALEF ESTATE дозволяють щороку зберігати більш ніж 100 кв. м. лісу

«Ми Торгівельно-промислова Корпорація, яка співпрацює з багатьма клієнтами. Для нас важливо мати налагоджені бізнес-процеси. Рішення яке ми обрали для себе - це електронний документообіг, який суттєво скорочує процес обміном даних. Ми працюємо з більш ніж 500 контрагентами, які разом з нами підключилися до сервісу EDIN-DOCflow е-провайдера EDIN. Рішення допомагає налагодити та оптимізувати бізнес-процеси нам та нашим Партнерам, а також пришвидшує cashflow. Ми прогнозуємо щорічний обмін даними у кількості до 500 000 е-документів і ця цифра, ми сподіваємось, буде зростати й надалі» - Анна Левченко, Фінансовий директор ALEF ESTATE.