Перехід торгових точок на електронний документообіг передбачає заміну паперових записів та документів про продажі, на цифрові формати зберігання та управління даними. Такий перехід сприяє не лише покращенню організації робочих процесів та швидшому доступ до інформації, але й також суттєво заощаджує ресурси.
Як розпочати процес переходу до електронного документообігу:
- Планування та аналіз:
- визначте, які документи та процеси будуть включені до системи електронного документообігу (наприклад, операції з продажу, дані клієнтів, фінансові звіти, тощо).
- оберіть систему електронного управління документами, яка інтегрується з вашим існуючим програмним забезпеченням та відповідає вашим конкретним потребам.
- стандартизуйте та узгодьте структуру даних; внесіть необхідні зміни до внутрішньої документації
- оцініть та розгляньте потребу у навчанні персоналу
- Впровадження:
- отримання необхідних електронних підписів
- сканування та конвертація паперових документів в електронний формат
- погодження з контрагентами про перехід на ЕДО. Укладіть додаткові угоди або внесіть зміни до існуючих договорів, якщо це необхідно.
- проведення комплексного навчання всіх співробітників щодо використання нової системи
- ретельне тестування системи перед запуском для виявлення та усунення будь-яких проблем
- Поточне управління:
- моніторинг продуктивності системи
- впровадження надійних заходів безпеки для захисту конфіденційних даних (контроль доступу, шифрування та регулярне резервне копіювання)
- періодичне оновлення системи, щоб забезпечити її актуальність для бізнесу.
Ретельне планування та впровадження надійної системи електронного управління документами дає змогу значно покращити ефективність бізнесу, підвищити безпеку та зменшити витрати, пов’язані з управлінням документами.
Автоматизовані процеси обробки документів та швидкий доступ до інформації – вагомі переваги, які пропонує EDIN Market для продавців – Web-платформа та мобільний застосунок для ефективної обробки замовлень.