Що таке EDI документи?
EDI (Electronic Data Interchange) документи – це електронні документи, які використовують єдині стандартизовані формати для обміну даними між діловими партнерами.
EDI використовує стандартизовані формати для обміну даними, такі як ANSI X12, EDIFACT та інші, що дозволяють різним організаціям ефективно комунікувати і обмінюватися даними. Це дозволяє автоматизувати багато бізнес-процесів, що знижує ризики помилок та забезпечує швидкий та безперебійний обмін інформацією.
Що таке ЮЗД документи?
Юридично значущий документ (ЮЗД) – це документ, який має юридичну силу для регулювання правових відносини. Він є носієм юридично значущої інформації та служить підтвердженням прав і обов’язків сторін цих відносин.
В сферу розвитку цифрових технологій, юридично значущі документи можуть існувати в електронному форматі, якщо вони підкріплені кваліфікованим електронним підписом (КЕП) для підтвердження їхньої ідентичності та цілісності.
Сервіс ЮЗД (юридично значущого документообігу)- це обмін структурованими (xml-документи) та/або неструктурованим (docx, xlsx, png, pdf, jpg та ін.) документами з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису).
Електронний документообіг для постачальників та торговельних мереж
Переходячи від паперового обміну діловими документами до електронного, постачальники та торговельні мережі отримують значні переваги:
- зниження витрат
- легкий доступ до документів у веб-інтерфейсі
- інтеграція у будь-яку облікову систему
- міжнародні EDI-стандарти роботи
- пришвидшення обробки замовлень
- спрощення процесу документообігу
- висока безпека передачі та зберігання даних
EDI загалом замінює пошту, факс та електронну пошту. На відміну від електронної пошти, обмін даними через EDI не потребує залучення людського фактору, що в рази прискорює процес обробки документів та запобігає виникненню помилок. EDI документи напряму завантажуються до відповідної програми на комп’ютері одержувача (наприклад, системи управління замовленнями), і таким чином обробка замовлення може розпочатися негайно.
Як виглядає процес обробки замовлень з EDI:
- Система закупівель покупця, яка використовує програмне забезпечення EDI, автоматично генерує та надсилає замовлення на продаж у форматі EDI, коли запаси досягають критичного рівня.
- Протягом кількох хвилин система замовлень постачальника, використовуючи програмне забезпечення EDI, отримує запит на продаж EDI, повідомляє відділ відвантаження про необхідність відвантаження товару та генерує рахунок-фактуру EDI, який буде передано безпосередньо до системи обліку рахунків покупця.
Перехід до електронного документообігу – сучасне рішення, яке поступово приходить на зміну застарілим процесам. Повний перехід компаній на електронний документообіг – непростий крок, який потребує ґрунтовної підготовки та ретельного контролю впровадження. Для того, щоб інтеграція з EDI була максимально спрощеною можна скористатися готовими рішеннями та підключити свій бізнес до вже існуючих платформ обміну електронними документами.
Однією з таких платформ є EDI-Network від EDIN. Підключайтеся до найбільшої EDI-платформи, з якою працюють більш ніж 120 роздрібних мереж та 3000 постачальників щомісяця. Прискорюйте бізнес та знаходьте нових партнерів за декілька кліків.
Можливості EDI-Network:
- Обмін EDI-документами (Electronic Data Interchange): замовлення, підтвердження замовлення, повідомлення про відвантаження та ін.
- Обмін юридично-значущими документами: угоди, рахунки, акти, податкові накладні та ін.
- Обмін документами з ЕЦП/КЕП (електронним цифровим підписом)
- Міжнародні стандарти безпеки обміну е-даними
- Стандартизація переданих електронних документів – виключення помилок конвертації
- Обмін документами будь-якого зручного формату: doc, jpg, xls, pdf