Що таке електронний документ?
Електронний документ — це цифрова форма звичного документа, у якій інформація зберігається у вигляді електронних даних. Він містить усі необхідні реквізити та має повну юридичну силу нарівні з паперовим аналогом.
В Україні електронні документи прирівнюються до паперових і мають таку саму юридичну силу. Це передбачено Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг». Підтвердженням достовірності документа є електронний підпис — кваліфікований (КЕП) або удосконалений (УЕП). Саме він забезпечує можливість використання документа у правових і фінансових відносинах.
Законодавча база електронного документообігу:
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV
Визначає основні терміни, принципи створення, використання та зберігання електронних документів. Закон закріплює їхню юридичну силу, прирівнюючи електронні документи до паперових. - Закон України «Про електронні довірчі послуги» № 2155-VIII
Прийнятий на заміну Закону «Про електронний цифровий підпис». Документ установлює сучасні механізми електронної ідентифікації та вводить поняття кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Також він дозволяє використовувати новітні технології автентифікації — MobileID та BankID. - Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV
Надає можливість оформлювати первинні бухгалтерські документи в електронному вигляді, за умови дотримання вимог чинного законодавства щодо електронних документів і підписів. - Наказ Міністерства фінансів України № 88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку»
Підтверджує право підприємств використовувати електронні первинні документи нарівні з паперовими, повторюючи норми Закону про бухгалтерський облік. - Наказ Міністерства юстиції України № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві…»
Визначає правила створення, обробки, реєстрації та архівного зберігання електронних документів у діловодстві державних органів, установ і підприємств.
Для того, щоб електронний документ вважався дійсним, тобто юридично значимим, він повинен відповідати кільком основним критеріям:
- Автентичність — документ має бути справжнім і точно відображати зміст, який задекларовано відправником.
- Достовірність — усі відомості, зазначені в документі, повинні бути повними, точними та перевіреними.
- Цілісність — після створення документ не може бути змінений без втрати дійсності підпису.
- Відтворюваність — його можна переглянути або відтворити в будь-який момент без спотворення змісту.
Приклади юридично значимих електронних документів:
- договори та додаткові угоди;
- акти виконаних робіт, акти приймання-передачі;
- рахунки, інвойси, накладні;
- кадрові документи (накази, заяви, трудові договори);
- податкова звітність, фінансові звіти, декларації;
- документи для митного або банківського контролю.
Які переваги використання електронних юридично значимих документів?
Перехід від паперового до електронного документообігу має низку очевидних переваг, які суттєво спрощують роботу підприємств та організацій.
- Зручність зберігання.
Усі документи зберігаються в електронному архіві, який не займає фізичного місця в офісі. Система пошуку дозволяє миттєво знайти потрібний файл за кількома параметрами — датою, типом чи контрагентом. - Ефективний контроль процесів.
Сучасні системи ЕДО (електронного документообігу) дозволяють відстежувати рух документів у режимі реального часу, бачити етапи погодження, строки підписання та уникати затримок у роботі. - Швидкість і координація.
Всі учасники документообігу працюють у єдиному цифровому середовищі. Сповіщення про нові документи надходять автоматично, що скорочує час на їх розгляд і підписання. - Безпека та конфіденційність.
Електронні документи зберігаються у хмарних сервісах із високим рівнем захисту даних. Доступ до них мають лише уповноважені користувачі.
Як обмінюватись електронними юридично значимими документами?
Обмінюйтеся всіма необхідними документами в електронному форматі під час процесів постачань з EDI-Network. Функціонал платформи дає змогу безпечно передавати різні види електронних документів (EDI-документи, юридично-значущі документи, документи з ЕЦП/КЕП та інші) у будь-якому зручному форматі.
Електронні документи — це сучасна, безпечна й законна альтернатива паперовому документообігу. Вони забезпечують швидкість, зручність і контроль, зменшують витрати на адміністрування та відкривають шлях до повної цифровізації бізнес-процесів.