Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів в Україні встановлює Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною. (Ст. 5 Закону №851) Електронний документ є оригіналом у випадку наявності в ньому реквізитів та електронного підпису або підпису, який відповідає власноручному відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги». До власноручного підпису сьогодні прирівнюється кваліфікований електронний підпис (КЕП). У разі створення автором ідентичного за документарною інформацією та реквізитами паперовий та електронний документи, кожен з них відповідний оригіналу та має однакову юридичну силу. Кожен з документів, що був надісланий кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях є електронним оригіналом такого документа. Для е-документа копією на папері вважається його роздруковане візуальне подання, засвідчене у встановленому законодавством порядку. В електронному договорі можливо передбачити умову про можливість створення первинної документації в тій же електронній формі, зазначивши час та порядок її передачі та підписання. 7 листопада 2018 року набув чинності Закон України «Про електронні довірчі послуги». З цієї дати втратив чинність Закон України «Про електронний цифровий підпис». Одним із важливих нововведень закону про електронні довірчі послуги є те, що він запроваджує поняття «кваліфікований електронний підпис», яке замінило поняття «електронного цифрового підпису». Кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. (Ст. 1 Закону №45) Кваліфікаційний електронний підпис має таку ж юридичну силу, як підпис від руки та печатка на папері. Електронні документи, завірені КЕП, також мають повну юридичну силу. Процес видачі та використання таких підписів регламентується Законом України «Про електронні довірчі послуги» та контролюється Міністерством юстиції України. Кваліфікаційний електронний підпис відкриває масу можливостей: швидкий обмін документами, мінімізація ризиків несанкціонованого виправлення документів, економія на веденні паперової бухгалтерії. Його використовують для повноцінного документообігу з партнерами і з державними органами. Основні засади, якими регулюються порушення в наданні електронних послуг та обміні електронними документами зафіксовані у Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг»: Стаття 16. Права та обов’язки суб’єктів електронного документообігу Суб’єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов’язки, які встановлено для них законодавством. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обов’язків суб’єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов’язки можуть встановлюватися цими суб’єктами на договірних засадах. Стаття 17. Вирішення спорів між суб’єктами електронного документообігу Вирішення спорів між суб’єктами електронного документообігу здійснюється в порядку, встановленому законом. Стаття 18. Відповідальність за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України. Впровадження в компаніях електронного документообігу сьогодні абсолютно звичний процес, який доступний не лише у рішеннях провайдерів ЕДО, але й повністю врегульований законодавством України. До переваг електронного документообігу можна віднести: пришвидшення передачі даних, економія часу, заощадження коштів, виключення втрати важливого документу, мінімізація помилок людського фактору.Заканодавче регулювання ЕДО
Норми визначення електронного документу оригіналом
Юридична сила ЕЦП/КЕП
Відповідальність за порушення законодавства про електронні послуги та електронний документообіг
Необхідність впровадження ЕДО в підприємствах
Юридична сила ЕДО та законодавство України
У 2018 році виконавча влада України рекомендувала перейти на ЕДО, а роком раніше банкам прописали регламент використання електронного цифрового підпису (ЕЦП). Адміністрація Президента перейшла на ЕДО в 2015 році. Примітно, що на законодавчому рівні про ЕДО заговорили ще в 2003 році, коли вийшов відповідний Закон. Сьогодні в Україні з кожним роком кількість компаній, що користуються послугами провайдерів електронного документообігу стає все більше, передумовами для цього існують масштабування діджиталізації в бізнесі та універсальність даних сервісів.