Електронний документообіг – це послуга, яка вже з 20 ст. стала набирати обертів та впроваджена у більшості підприємствах світу. Найдорожче – час, а отже усі сервіси, які сприяють його економії мають неабияку перевагу. В ланцюгу обміном даних, в нашому випадку ми розглянемо саме документообіг, необхідно надсилати та отримувати їх. Якщо виключити цифровий формат, то відповідно цей процес відбувається шляхом застосування поштових або кур`єрських послуг. Сьогодні надсилання документу листом коштує від 8 грн, якщо замовляти кур`єрську доставку, то вартість починається від 30 грн. В середньому компанії обмінюються 300-ми документами щодня, отже – це як мінімум 2400 грн щодня. Отримуючи паперовий документ, бухгалтеру необхідно ввести данні в базу. Отже, заповнюючи форму, він може, по-перше, допустити помилки, які в подальшому можуть завдати збитків, а, по-друге, – перенесення інформації вручну займає достатньо часу, а е-документообіг не потребує повторного фіксування тих, чи інших даних. Обираючи партнерів, компанії не орієнтуються на їх територіальне знаходження, і це абсолютно вірно, адже бізнес має масштабуватися та обирати найкращі пропозиції, незалежно від таких факторів як локація. Проте, в передачі паперових документів, відстань між контрагентами таки має значення. Щоб доставити дані, необхідно очікувати мінімум добу, якщо підприємство знаходиться в іншому місті. У випадку з цифровим обміном даних, передача е-документа, наприклад через платформу ЕДО-провайдера EDIN EDI-NETWORK займає від 2 секунд. Підписання КЕП та надсилання даних назад – не більше. Отже, якщо в загальному на відправлення, підписання та надсилання назад паперового примірнику займає в середньому 2 доби, то з цифровим форматом обміну – 1 хвилину. Як не крути, а документ у паперовому вигляді втрати не важко. Іноді такий інцидент може статися під час надсилання поштою або кур`єрською службою, а іноді його можуть загубити і самі представники партнерів, які ним обмінюються. Втрата лише одного може призвести до невчасної поставки товарів, їх затримку на відвантаження, штрафів і тд., а це все загублені час та гроші. Е-документообіг забезпечує надійний обмін документами та нівелює можливість його втратити, адже документ зберігається в хмарному сервісі, підтриманому кількома дата центрами. Доступ до інформації має лише користувач. Звісно ж компанії намагають зберігати документи структуровано, у відповідних теках, шафах з підписаними ячейками. Але не завжди вдається складати все так, як було задумано до того. Тому часто, вкладений у невірну папку документ, знайти значно довше ніж прогнозувалося. В деяких випадках, щоб віднайти документ, потрібно день, тиждень, а можливо і взагалі виявиться, що він втрачений. У процесі електронного документообігу усі документи, по-перше, завжди є в архіві користувачів, а по-друге, їх набагато простіше розкласти у цифрові папки, адже займає це, знову ж таки, набагато менше часу. Зберігати документи необхідно, адже вони потрібні для звірки даних, а також, в найгіршому випадку, судових процесів. Відповідно, підприємства зберігають їх роками. Якщо компанія невелика, то і паперів не так багато, проте і загубити їх не складно, як описувалося вище, але, якщо бізнес масштабний, то для роздрукованої документації необхідні цілі кімнати, а іноді й склади. Відповідно – це місце і додаткова орендна плата. У випадку з електронним документообігом ніяких шаф, просторів не потрібно, достатньо комп`ютера та доступу кількох співробітників. До того ж, з необхідності, працівник може організувати бізнес-процес на відстані, віддалено від офісу. Електронний документообіг – це не лише сучасно та інноваційно. Такі цифрові рішення допомагають компаніям стати сильнішими гравцями на ринку, заощадивши на процесах, які раніше забирали багато коштів та часу. Впровадження ЕДО – це шлях до масштабування бізнесу.Кур`єрські послуги
Бухгалтерські процеси
Місцезнаходження контрагентів
Втрата документів
Структуризація документів
Велика кількість документів
Якщо у вас є ці ознаки, то вже пора переходити на ЕДО
Оптимізація процесів як внутрішніх, так і зовнішніх – це основа успіху будь-якої компанії, незалежно від її галузі та обсягів. Бізнесу пропонують безліч рішень, які позиціонують дієвими та ефективними. Проте, впевнитися в цьому можна лише у двох варіантах: спробувати або опиратися на досвід інших.