ABC та XYZ аналіз асортименту і запасів: як провести та використати результати

Коли асортимент складається із сотень або тисяч SKU, контролювати всі позиції однаково складно і не завжди доцільно. Частина товарів формує значну частку виручки або маржі, частина має стабільний попит, а продажі інших позицій суттєво змінюються від періоду до періоду.

ABC- та XYZ-аналіз допомагають подивитися на асортимент з двох різних боків. Перший показує значущість товарів за вибраним бізнес-показником, другий оцінює стабільність попиту. У поєднанні ці методи дають більше контексту для управління асортиментом, закупівлями та запасами.

ABC-аналіз – що це таке

ABC-аналіз – це метод класифікації об’єктів за їхнім внеском у вибраний результат. У роздрібній торгівлі та дистрибуції найчастіше аналізують товари, але так само можна оцінювати клієнтів, постачальників, категорії чи інші об’єкти.

Критерієм може бути не лише виручка. Залежно від мети аналізу компанія може використовувати маржу, кількість продажів, собівартість, вартість запасів або інший показник.

У пошуку також зустрічається написання «авс аналіз», однак далі використовуватимемо коректний варіант ABC-аналіз.

Що означають групи A, B і C

Після ранжування позицій їх умовно розподіляють на три групи:

• A – позиції з найбільшим внеском у вибраний показник;
• B – товари із середнім внеском;
• C – позиції з найменшим внеском.

Як навчальний варіант іноді використовують накопичені межі приблизно 80%, 95% і 100%. Наприклад, товари, які разом формують перші 80% результату, потрапляють до A, наступна частина – до B, решта – до C.

Це не універсальний стандарт. Межі компанія може змінювати залежно від кількості SKU, категорії, мети дослідження та власної методики.

За яким показником проводити ABC-аналіз

Перед розрахунком потрібно відповісти на головне питання: що саме ми хочемо оцінити?

Якщо мета – визначити товари, що формують основну частину продажів, можна використовувати виручку. Для аналізу прибутковості доцільніше працювати з маржею, а для оцінки структури запасів – з їхньою вартістю.

Один і той самий SKU може належати до групи A за виручкою, але до B за маржею. Це не помилка, а наслідок різних критеріїв.

Тому змішувати кілька показників в одному розрахунку без зрозумілої методики не варто.

Як провести ABC-аналіз асортименту – покроково

ABC-аналіз асортименту можна виконати за такою послідовністю:

1. Визначити об’єкти аналізу, наприклад SKU.
2. Вибрати показник – виручку, маржу, кількість продажів або інший критерій.
3. Визначити однаковий період для всіх позицій.
4. Зібрати та перевірити вихідні дані.
5. Відсортувати товари за спаданням значення.
6. Розрахувати частку кожної позиції в загальному результаті.
7. Визначити накопичену частку.
8. Розподілити позиції на A, B і C відповідно до прийнятої методики.

Розглянемо простий ABC-аналіз на умовних даних про виручку.

У цьому навчальному прикладі використано умовне правило: A – до 80% накопиченого результату, B – понад 80% до 95%, C – решта. За іншої методики розподіл окремих позицій може змінитися.

Саме тому важливо не просто отримати літеру, а зафіксувати правила, за якими проводився розрахунок.

ABC-аналіз запасів

ABC-аналіз запасів може допомогти визначити, яким позиціям потрібен більш регулярний контроль.

Наприклад, товари групи A за вартістю запасу можуть потребувати більшої уваги через значний обсяг коштів, вкладених у залишки. Але належність до групи C сама по собі не означає, що товар є неліквідним або непотрібним.

Позиція може мати невеликий внесок у виручку, але бути важливою для ширини асортименту, конкретного клієнта або комплексної покупки. Для управлінських рішень ABC доцільно доповнювати аналізом стабільності попиту.

XYZ-аналіз – що це таке

XYZ-аналіз класифікує товари за стабільністю попиту або споживання в часі.

У загальній логіці:

• X – попит відносно стабільний і передбачуваний;
• Y – спостерігаються помітні коливання, можлива сезонність;
• Z – попит нерегулярний або сильно змінюється між періодами.

На результат XYZ-аналізу суттєво впливає період дослідження. Один і той самий товар може виглядати стабільним у річному розрізі, але показувати значні коливання при аналізі продажів за тижнями.

Тому до початку розрахунку потрібно визначити не лише загальний період, а й крок даних: день, тиждень, місяць.

Як розраховують XYZ-аналіз

Для оцінки мінливості часто використовують коефіцієнт варіації.

Спрощено логіка виглядає так:

Спочатку розраховують середні продажі за вибрані періоди, потім оцінюють, наскільки фактичні значення відхиляються від середнього.

Чим меншими є коливання відносно середнього рівня, тим стабільніший попит.

Проте фіксувати однакові числові межі X, Y і Z для будь-якого бізнесу некоректно. Пороги залежать від методики, категорії та особливостей попиту.

XYZ-аналіз – простий приклад

Уявімо три товари та їхні продажі протягом чотирьох місяців.

За прийнятої компанією методики перша позиція може потрапити до X, друга – до Y, третя – до Z.

Цей XYZ-аналіз є прикладом логіки, а не готовим нормативом. Перед фактичним розподілом потрібно розрахувати показник варіативності та визначити власні межі груп.

ABC/XYZ-аналіз – як об’єднати результати

Окремо ABC показує значущість товару, а XYZ – стабільність його попиту. Після поєднання результатів кожен SKU отримує дволітерну категорію.

У результаті формується матриця з дев’яти можливих груп:

Такий підхід дає більше інформації, ніж одна літера.

Наприклад, два товари групи A можуть формувати однаково значну частину результату. Але AX має відносно стабільний попит, тоді як AZ продається нерівномірно. Підхід до прогнозування та поповнення для них не обов’язково буде однаковим.

Як читати матрицю ABC/XYZ

AX – значний внесок і стабільний попит. Для таких позицій особливо важливо контролювати доступність і своєчасність поповнення.

AY – значний внесок із помітними коливаннями. Потрібно враховувати причини змін, сезонність та промоактивність.

AZ – значний внесок при нестабільному попиті. Такі товари потребують уважнішого прогнозування, оскільки просте перенесення середніх продажів на майбутнє може бути неточним.

BX, BY і BZ мають середній внесок, але різний рівень передбачуваності попиту.

CX характеризується невеликим внеском за критерієм ABC, але стабільним попитом.

CY поєднує невеликий внесок із помірними коливаннями.

CZ має невеликий внесок і нерегулярний попит. Проте категорія CZ не означає автоматично, що товар потрібно прибрати з асортименту.

Причиною такого результату може бути новий товар, сезонна позиція, спеціальний SKU для окремого клієнта або продукт, який підтримує продаж іншої категорії.

Приклад ABC/XYZ-аналізу асортименту

Розглянемо умовний набір із шести SKU.

Цей ABC XYZ аналіз, приклад якого наведено вище, не дає готової команди «залишити» або «вивести» товар. Він допомагає побачити позиції, які потребують різного рівня уваги.

Для AX важливим може бути контроль доступності. Для AZ варто додатково дослідити причини коливань. CX може мати невеликий фінансовий внесок, але стабільний попит, тому оцінювати його лише за групою C було б помилкою.

Як використовувати ABC та XYZ аналіз в управлінні асортиментом

Результати можна використовувати як основу для різної частоти контролю товарів та глибшого аналізу окремих груп.

На практиці ABC- та XYZ-аналіз допомагають:

• визначати пріоритетність контролю SKU;
• переглядати структуру асортиментної матриці;
• аналізувати нестабільні позиції;
• планувати закупівлі;
• виділяти товари для додаткового прогнозування;
• перевіряти вплив сезонності та промо;
• знаходити позиції, які потребують окремого управлінського рішення.

При цьому літерна категорія не повинна бути єдиною підставою для зміни асортименту. Потрібно враховувати маржинальність, роль категорії, стратегічні товари, умови постачання та потреби клієнтів.

Як ABC/XYZ-аналіз допомагає управляти запасами

Для стабільних та значущих позицій особливо важливо підтримувати доступність і контролювати ризик дефіциту.

Для товарів із нестабільним попитом потрібен обережніший підхід до прогнозування. Значні коливання можуть бути пов’язані із сезонністю, промо, великими разовими замовленнями або періодами відсутності товару.

Тому авс аналіз запасів у поєднанні з XYZ дає більше контексту, ніж проста класифікація за обсягом продажів.

Водночас за категорією AX, AY або CZ не можна автоматично визначити страховий запас, точку замовлення чи оптимальний обсяг поповнення. Для цього потрібні також строки постачання, рівень сервісу, прогноз попиту, мінімальні партії та інші дані.

Які дані потрібні для коректного ABC/XYZ-аналізу

Якість результату безпосередньо залежить від вихідних даних.

Залежно від мети можуть знадобитися:

• єдиний ідентифікатор SKU;
• продажі або споживання за однакові періоди;
• виручка;
• маржа;
• собівартість;
• поточні залишки;
• відкриті замовлення;
• дані про поставки;
• повернення;
• інформація про промо та періоди відсутності товару.

Перед розрахунком варто перевірити довідники. Якщо одна позиція записана під двома SKU або дані за частину періоду відсутні, результат може бути викривлений.

Так само небезпечно порівнювати товари за різні часові проміжки.

Чому Excel і ручні вивантаження можуть спотворювати результат

Excel може бути достатнім для невеликого каталогу або разового аналізу. Проблема виникає не в самому інструменті, а в процесі роботи з даними.

Якщо різні співробітники використовують власні версії файлів, залишки завантажуються із запізненням, а SKU доводиться вручну зіставляти між системами, зростає ризик помилок.

Для регулярного аналізу важливо отримувати однаково структуровані та актуальні дані з прогнозованою періодичністю.

Як EDI Network допомагає отримувати актуальні дані для аналізу запасів

ABC/XYZ-класифікацію компанія може виконувати у власній ERP, BI-системі, спеціалізованому аналітичному рішенні або таблицях.

Роль EDI Network полягає в автоматизованому електронному обміні даними та документами між торговельними партнерами. Сервіс підтримує обмін замовленнями, підтвердженнями та повідомленнями про відвантаження без ручного перенесення даних.

Для аналізу запасів окремо важливий документ INVRPT, або «Звіт про інвентаризацію». У документації EDIN цей тип документа присутній у структурі EDI Network, а в окремих схемах документообігу використовується як звіт про інвентаризацію.

Це дозволяє використовувати дані від торговельних партнерів як додаткове джерело для внутрішнього аналізу залишків і планування поставок.

Як дані INVRPT доповнюють внутрішню аналітику

Внутрішня ERP або BI-система показує дані, якими володіє сама компанія. Для постачальника при цьому може бути важливо отримувати інформацію про залишки продукції у торговельного партнера.

Такі дані можна поєднувати з продажами, відкритими замовленнями та власними залишками, щоб точніше оцінювати рух продукції та потребу в наступних поставках.

EDI Network при цьому залишається джерелом структурованого обміну даними, а сам ABC/XYZ-аналіз виконується вже у вибраному компанією аналітичному середовищі.

Якщо бізнесу потрібно автоматизувати взаємодію з торговельними партнерами та зменшити обсяг ручного перенесення інформації, можна підключити EDI Network.

Типові помилки в ABC та XYZ аналізі

Навіть правильна формула може дати слабкий управлінський результат, якщо невдало вибрані дані або контекст.

Найпоширеніші помилки:

1. Невдалий період аналізу. Короткий проміжок може не показати сезонність, а надто довгий приховати актуальні зміни.
2. Невідповідний показник ABC. Аналіз виручки не відповість на питання про маржинальність товарів.
3. Механічне використання меж. Пороги A/B/C та X/Y/Z не потрібно переносити з чужої методики без перевірки.
4. Ігнорування out-of-stock. Низькі продажі можуть бути наслідком відсутності товару, а не слабкого попиту.
5. Ігнорування промо та сезонності. Акція може тимчасово змінити як внесок товару, так і характер попиту.
6. Категоричні рішення за однією літерою. C або Z не є автоматичним сигналом для виключення SKU.
7. Застарілі залишки та продажі. Якщо вихідні дані неактуальні, точний математичний розрахунок не виправить проблему.

ABC/XYZ-аналіз варто регулярно оновлювати та щоразу інтерпретувати в бізнес-контексті.

ABC/XYZ-аналіз – з чого почати бізнесу

Починати варто з конкретного управлінського питання. Спочатку визначте, що саме потрібно оцінити і який показник для цього підходить.

Далі логіка така:

Матриця ABC/XYZ не замінює управлінського рішення. Вона структурує інформацію та допомагає зрозуміти, які позиції потребують більшої уваги, додаткового прогнозування або перевірки причин нестабільності.

А коли аналіз виконується регулярно, не менш важливою за саму формулу стає якість вихідних даних. Для автоматизації електронного обміну замовленнями, поставками та пов’язаними даними з контрагентами бізнес може використовувати EDI Network.

Поширені запитання про ABC та XYZ аналіз

Що таке ABC-аналіз простими словами?

ABC-аналіз розподіляє товари за їхнім внеском у вибраний показник, наприклад виручку або маржу. Група A має найбільший внесок, B — середній, C — менший.

Що показує XYZ-аналіз?

XYZ-аналіз оцінює стабільність попиту або споживання. Він допомагає відрізнити позиції з відносно рівномірними продажами від товарів із суттєвими коливаннями.

Чим ABC відрізняється від XYZ?

ABC оцінює значущість позиції за певним показником, а XYZ — варіативність попиту в часі. Разом вони формують більш інформативну матрицю AX–CZ.

Як часто проводити ABC/XYZ-аналіз?

Єдиної періодичності для всіх компаній немає. Вона залежить від швидкості зміни асортименту, сезонності, частоти закупівель та управлінських завдань.

Чи можна зробити ABC/XYZ-аналіз в Excel?

Так. Для невеликого набору даних Excel може бути достатнім, якщо дані повні, актуальні та правильно структуровані. Для великих каталогів і регулярного аналізу автоматизація підготовки даних зменшує обсяг ручної роботи.

Які дані потрібні для аналізу запасів?

Набір залежить від мети. Зазвичай використовують історію продажів або споживання, ідентифікатори SKU, вибраний показник ABC, залишки та дані про поставки, замовлення, промо й доступність товарів.