Сьогодні, в сферу стрімкого розвитку технологій, поняття цифрової документації стало надзвичайно важливим. Відбувся фундаментальний зсув у способах обробки інформації. Перетворення фізичних документів у цифрові формати робить їх доступними на всіх можливих пристроях. Електронна документація не лише спрощує зберігання та пошук, а також суттєво заощаджує час та ресурси.
Доступ до інструментів електронного документообігу може бути не лише для великих компаній, чи масштабних бізнесів. Фізичні особи підприємці (ФОП), які зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, також можуть використовувати інструменти електронного документообігу, які дають змогу підписувати документи онлайн.
Розглянемо покроково, як відбувається процес підписання документів онлайн для ФОП.
- Електронний підпис. Для того, щоб підписаний документ мав юридичну силу, ФОПу потрібен електронний підпис. Його можна отримати в центрі сертифікації ключів, після проходження процедури ідентифікації особи та видання сертифіката ключа електронного підпису (КЕП).
- Використання КЕП для підписування документів. Після отримання електронного підпису ФОП може підписувати електронні документи. Для цього потрібно мати необхідне програмне забезпечення або використовувати сервіси електронного документообігу.
- Відправка підписаних документів. Відбувається або вручну через електронну пошту, або з використанням спеціальних сервісних рішень.
- Зберігання документів. Дуже важливо зберігати електронні документи для звітності та подальшого використання. Для безпеки зберігання використовуються спеціальні хмарні сервіси, або запаролені теки на електронних носіях.
З розвитком цифрових технологій та автоматизацією більшості бізнес процесів, підписування електронних документів набуло великої популярності. Для того, щоб процес підписування був зручним та доступним, рекомендуємо використовувати готові рішення для швидкого та простого підписання документів будь-якого типу. Такі як безкоштовний сервіс Вільний від EDIN. Використовуйте все необхідне для підписання будь-якої кількості електронних документів в одному місці.