E-invoicing – це процес виставлення, передачі та отримання рахунків-фактур у структурованому електронному форматі, який забезпечує автоматичну та електронну обробку замовлень. Цей цифровий підхід замінює традиційні паперові рахунки та рахунки-фактури у форматі PDF, пропонуючи спрощений, економічно ефективний і дієвий метод обробки рахунків-фактур.
Які переваги e-invoicing?
- економія коштів: заміна паперових носіїв електронними рахунками, скорочує витрати, які спрямовувалися на ручну обробку рахунків-фактур.
- економія часу: автоматизація процесу виставлення рахунків економить час, зменшуючи потребу в ручній обробці даних. Це також суттєво скорочує витрати та дозволяє підприємствам зосередитися на більш стратегічних видах діяльності.
- точність і ефективність: використання цифрових методів зменшує ризик помилок, які можуть виникнути під час ручного виставлення рахунків-фактур (наприклад, помилки при введенні даних чи загублені рахунки-фактури). Це також забезпечує швидшу обробку та затвердження рахунків-фактур, що сприяє підвищенню ефективності.
- покращене управління грошовими потоками: електронне виставлення рахунків дозволяє підприємствам швидше отримувати платежі.
- полегшення робочих процесів: e-invoicing спрощує відстеження та керування платежами.
- безпечний обмін документами та даними: зашифрована передача файлів, цифрові підписи та безпечні мережі роблять e-invoicing найбезпечнішим способом надсилання та отримання рахунків-фактур. Також зникає ризик того, що рахунки-фактури будуть втрачені поштою чи потраплять до папки зі спамом.
- екологічність: електронне виставлення рахунків не тільки допомагає зменшити використання паперу та викидів CO2. Такий підхід не тільки зменшує операційні витрати, але й підвищує прозорість бренду, зміцнюючи довіру зацікавлених сторін, які цінують екологічну та соціальну відповідальність.
- дотримання вимог законодавства: впровадження e-invoicing сприяє дотриманню міжнародних норм.
- доставка та обробка замовлень в режимі реального часу: цифрове рішення дозволяє керувати процесом доставки та обробки документів на хмарній платформі або безпосередньо у вашому ERP у режимі реального часу.
- високоякісні дані: перехід на цифрові технології дає доступ до даних, які можна аналізувати для покращення свого бізнесу.
- можливість відстеження: e-invoicing автоматично відстежує історію транзакцій і весь шлях документа, тож вам не доведеться витрачати час на це вручну.
- на зв’язку 24/7: використання хмарних рішень дає змогу виконувати замовлення будь-де, не потребуючи додаткових ресурсів, таких як принтери, сканери чи поштові служби.
Як e-invoicing працює?
Відправка e-invoice
- Створення рахунків-фактур: процес починається зі створення електронного рахунка-фактури в системі ERP або платформі електронного виставлення рахунків. Цей рахунок-фактура використовується для виставлення рахунків клієнту за надані товари чи послуги.
- Інтеграція та доставка даних: електронний рахунок-фактура передається клієнту через оператора у форматі структурованих даних за допомогою безпечних інтегрованих рішень. Це гарантує точне надсилання даних і збереження їх цілісності.
- Перевірка: перед тим, як електронний рахунок-фактура надходить до клієнта, він проходить автоматичну перевірку відповідності нормативним вимогам та стандартам.
- Доставка одержувачу: після підтвердження, електронний рахунок-фактура надсилається клієнту у бажаному форматі. Це налаштування відповідає конкретним потребам та пришвидшує транзакції.
Отримання e-invoice
- Отримання рахунку: процес розрахунку починається, коли електронний рахунок-фактура отримано від постачальника. Цей рахунок інтегрується безпосередньо у фінансову систему одержувача, робочий процес або ERP.
- Інтеграція та обробка даних: система обробляє дані рахунків-фактур, готуючи їх для перегляду та перевірки. Структурований формат забезпечує плавну інтеграцію та точний потік даних.
- Перевірка: електронний рахунок-фактура проходить автоматичну перевірку для підтвердження відповідності встановленим нормам.
- Остаточний запис: після перевірки дані рахунку-фактури обробляються у фінансовій системі. Відбувається підготовка рахунка-фактури для оплати і таким чином завершується цикл операції.
Перехід до e-invoicing сьогодні – це більше ніж просто «безпаперове» рішення. Це важливий крок до диджіталізації та підвищення ефективності бізнес-процесів вашої компанії. Щоб вдало інтегрувати цифрові зміни в свої робочі алгоритми слід врахувати основні кроки:
- Оцініть роботу ваших ERP-системи; проаналізуйте те, як ви виставляєте й отримуєте рахунки-фактури та наскільки контролюєте ці процеси. Це допоможе вам чітко зрозуміти, з чого почати та як підійти до e-invoicing.
- Розробіть чітку стратегію, яка буде включати в себе e-invoicing. Подумайте про те, як це узгоджується з вашими внутрішніми цілями та зовнішніми вимогами відповідності.
- Проведіть ретельну комунікацію зі своїми постачальниками та клієнтами. Окресліть для них переваги e-invoicing, щоб втримати їх «на борту».
Для того, щоб інтеграція e-invoicing у Ваш бізнес була максимально плавною та швидкою, використовуйте перевірених провайдерів, які надають професійні послуги з підключення. Таким провайдером є EDIN — перший український провайдер, який розпочав обмін електронними даними під час постачань з європейськими партнерами.
Налаштуйте експорт та імпорт товарів з міжнародними постачальниками, дистриб’юторами та мережами через електронний документообіг EDIN.