Електронна товарно-транспортна накладна (ЕТТН) – це електронний документ, який забезпечує фіксацію перевезення товарів з одного місця до іншого. Вона замінює паперову накладну і є обов’язковим документом для всіх видів транспорту у сфері зовнішньої та внутрішньої торгівлі. У цій статті ми розглянемо, як працює рішення ЕТТН, його переваги та недоліки.
Що таке ЕТТН?
ЕТТН – це електронний документ, який складається в електронній формі та містить інформацію про товар, що перевозиться, та дані про вантажоперевізника та одержувача. ЕТТН генерується в спеціальному програмному забезпеченні, що відповідає вимогам законодавства.
Існують два варіанти створення ЕТТН: самостійно та за допомогою постачальника електронних послуг.
При самостійному створенні ЕТТН, користувач забезпечує відповідність документа вимогам законодавства, підписує його електронним цифровим підписом та передає вантажоперевізнику. Застосування постачальника електронних послуг звільняє користувача від багатьох обов’язків, пов’язаних зі створенням та збереженням документа.
Для передачі ЕТТН застосовуються електронні сервіси, що забезпечують зручний та безпечний обмін документами між учасниками перевезення. Це може бути, наприклад, сервіс електронного документообігу, що надається постачальником електронних послуг EDIN.
Переваги ЕТТН
ЕТТН має декілька переваг порівняно з традиційною паперовою накладною. Ось деякі з них:
- Зручність та швидкість обробки документів. ЕТТН може бути створена та передана вантажоперевізнику відразу ж після створення. Це дозволяє зменшити час на обробку документів та прискорити процес перевезення товарів.
- Економія коштів. ЕТТН зменшує витрати на паперову документацію, її зберігання та обробку. Крім того, вона дозволяє знизити витрати на транспортування товарів, оскільки спрощує і прискорює процес перевезення.
- Зменшення ризиків. ЕТТН забезпечує точну та надійну інформацію про товар, що перевозиться, та вантажоперевізника. Це зменшує ризики втрати, крадіжки або пошкодження товару, а також зменшує можливість збоїв у процесі перевезення.
- Забезпечення легальності. ЕТТН забезпечує відповідність документації вимогам законодавства та може слугувати доказом при розгляді спорів або претензій.
- Зручний доступ до інформації. ЕТТН може бути збережена та легко знайдена в електронному вигляді, що дозволяє швидко отримати доступ до інформації про перевезення товарів.
Недоліки ЕТТН
Хоча ЕТТН має багато переваг, є кілька недоліків, які також варто зазначити:
- Вимоги до технічного обладнання. Для створення та передачі ЕТТН необхідне наявність певного технічного обладнання та програмного забезпечення, що може створити додаткові витрати для деяких учасників ринку.
- Недостатній рівень розповсюдження. На цей час, деякі учасники ринку не використовують ЕТТН, що може затримувати процеси перевезення та обробки документів.
- Проблеми з безпекою даних. Як і будь-яке електронне рішення, ЕТТН може бути піддається кібератакам та порушенням безпеки даних. Це може призвести до витоку конфіденційної інформації та інших проблем.
- Відсутність єдиної стандартизації. Зараз, не існує єдиного стандарту ЕТТН, що може призвести до труднощів у співпраці між різними учасниками ринку та неоднаковості у використанні різних систем.
Як працює ЕТТН?
Процес створення та передачі ЕТТН може здатися складним, проте насправді він є досить простим. Ось як це працює:
1. Створення ЕТТН.
ЕТТН може бути створена у спеціальній електронній формі за допомогою програмного забезпечення, що підтримується учасниками ринку. У документі вказуються дані про товар, відправника, отримувача та вантажоперевізника.
2. Передача ЕТТН.
Після створення ЕТТН вона передається вантажоперевізнику. Це може бути здійснено за допомогою електронної пошти, системи електронного документообігу або іншого способу передачі даних.
3. Підтвердження доставки.
Після того, як вантажоперевізник отримав ЕТТН, він повинен надіслати підтвердження доставки у вигляді електронного повідомлення. Це може бути зроблено за допомогою системи електронного документообігу або іншого способу.
4. Автоматична обробка даних.
Після отримання підтвердження доставки, дані з ЕТТН автоматично обробляються та інтегруються у систему учасника ринку. Це дозволяє зменшити час, необхідний для обробки документів, та покращити точність обліку вантажів.
5. Автоматична генерація документів.
За допомогою ЕТТН можна автоматично створювати інші необхідні документи, такі як рахунки-фактури та акти виконаних робіт. Це дозволяє покращити ефективність роботи та зменшити час, необхідний для їх створення.
6. Зберігання даних.
Дані з ЕТТН можуть бути збережені в електронному вигляді у спеціальному архіві. Це дозволяє зменшити ризики втрати документів та забезпечує зручний доступ до них в майбутньому.
7. Поширення даних.
Дані з ЕТТН можуть бути передані іншим учасникам ринку, таким як вантажоперевізники, митниці та інші, за допомогою електронного документообігу. Це дозволяє покращити координацію та ефективність роботи всього логістичного ланцюга.
