У сучасному світі, де електронна комерція розквітає, електронні товарні транспортні накладні (ТТН) стають все більш популярними серед постачальників. Це ефективний і сучасний спосіб здійснення логістичних операцій і спрощення бізнес-процесів.
Електронна товарно-транспортна накладна – це документ, який складається в електронній формі та містить інформацію про товар, що перевозиться, та дані про вантажоперевізника та одержувача. ЕТТН генерується в спеціальному програмному забезпеченні, що відповідає вимогам законодавства.
Для передачі е-ТТН застосовуються електронні сервіси, що забезпечують зручний та безпечний обмін документами між учасниками перевезення. Це може бути, наприклад, сервіс електронного документообігу, що надається постачальником електронних послуг EDIN.
Можливості, які надають електронні ТТН для постачальників
1. Швидка і проста обробка документів
За допомогою електронних ТТН постачальники можуть легко створювати, відправляти та отримувати документи без необхідності у фізичному обміні паперовими копіями. Це зменшує час, витрачений на обробку документів, і дозволяє швидше реагувати на зміни у замовленнях та логістичних процесах. До того, це зменшує ризик втрати або пошкодження документів, оскільки вони зберігаються в електронному вигляді.
2. Автоматизація процесу
Електронні ТТН можуть бути пов’язані з системами управління складом, системами автоматизації бізнес-процесів і системами електронної комерції. Це дозволяє постачальникам автоматично генерувати ТТН на основі замовлень, відстежувати доставку товарів, а також надсилати сповіщення про статус замовлення клієнтам. Автоматизований процес сприяє ефективності та точності управління логістикою, а також зменшує ймовірність помилок.
3. Зменшення витрат
Використання електронних ТТН дозволяє постачальникам знизити витрати на папір, друк та доставку документів. Також, це зменшує необхідність у зберіганні та обробці паперових архівів. Зменшення витрат сприяє підвищенню рентабельності бізнесу та зниженню вартості товарів або послуг для клієнтів.
4. Відстеження та контроль
Електронні ТТН надають можливість постачальникам відстежувати рух товарів в реальному часі. Вони можуть контролювати місцеперебування вантажу, статус доставки та іншу важливу інформацію. Це допомагає постачальникам бути впевненими у своїй здатності своєчасно задовольнити потреби клієнтів і вчасно реагувати на можливі затримки або проблеми.
5. Екологічна стійкість
Використання електронних ТТН сприяє збереженню навколишнього середовища. Зменшення використання паперу та пластику сприяє зменшенню вирубування дерев, зниженню викидів відходів та споживанню енергії, пов’язаного з виробництвом та транспортуванням паперових документів.
Електронні ТТН відкривають нові можливості для постачальників, спрощуючи логістичні процеси та підвищуючи ефективність управління бізнесом. Вони дозволяють швидко та безпечно обмінюватися документами, автоматизувати бізнес-процеси, знижувати витрати та зберігати навколишнє середовище. Застосування електронних ТТН стає все більш важливим кроком для постачальників, які прагнуть до ефективного та конкурентоспроможного бізнесу в цифрову епоху.
Як підготувати бізнес до використання е-ТТН?
За повідомленням від Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України, яке разом з Міністерством цифрової трансформації, і за участі ГО «Інститут аналітики та адвокації» е-ТТН стане обов’язковою для всіх вантажоперевезень в Україні з 1 серпня 2023 року.
Провайдер EDIN успішно завершив тестування 3-ї версії електронної ТТН і на сьогодні є акредитованим провайдером від державного регулювання щодо проєкту е-ТТН.
Багато українських компаній стикаються з необхідністю підготовки свого бізнесу до впровадження та використання цього електронного документа. Впровадження е-ТТН дозволить спростити та унормувати процес перевезення товарів, зменшити ризик порушення законодавства і покращити ефективність логістичних процесів.
Акредитований провайдер EDIN розробив деякі рекомендації для того, щоб підготувати бізнес до використання е-ТТН
Досвід використання е-ТТН в українському бізнесі
Багато відомих компанії уже успішно впровадили е-ТТН через EDIN, серед яких ТОВ «Три Ведмеді», ТОВ «ОЛІС», ПрАТ «Монделіс Україна», «L’Oréal» та інші.
“Однією з головних переваг використання Е-ТТН є швидкість передачі підписаних документів. У порівнянні з паперовими накладними, де замовник оплачує перевезення після отримання оригіналів товаросупровідних документів, що може займати більше тижня, Е-ТТН дозволяють отримати оригінали документів всім сторонам перевезення протягом декількох годин після вивантаження, що дозволяє здійснювати оплату перевезення в день вивантаження. Ще однією важливою перевагою є документальне підтвердження отримання продукції одразу після вивантаження, що дозволяє вчасно виявити нестачу або інші проблеми, які можуть виникнути при розвантаженні. Це зменшує ризик отримання штрафів та викупу недостаючої продукції. Також використання е-ТТН забезпечує економію часу на опрацювання та архівування паперових документів ”, – кажуть у компанії Три Ведмеді.
ТОВ «ОЛІС» : переваги та виклики впровадження е-ТТН
У світі, де електронні процеси стають все більш поширеними, підключення перевізників до електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) є невід’ємною частиною ефективного та сучасного бізнесу. Процес підключення може здаватися викликом, але за словами компанії ОЛІС, він не тільки допомагає економити час та кошти, а й дозволяє бути в кроці з часом та бути сучасним. Згідно з відгуком компанії, процес підключення до е-ТТН відбувся успішно завдяки злагодженій роботі між відділами та співробітниками. Компанія ОЛІС щиро вдячна компанії EDIN та розробникам зі сторони мережі АТБ-Маркет за їхню допомогу у розв’язанні всіх питань щодо підключення.
“Однією з головних переваг е-ТТН є економія паперу, оскільки немає потреби друкувати видаткові накладні та товарно-транспортні. Крім того, наявність документів в день відвантаження є важливою для бухгалтерії, що дозволяє уникнути затримок та збільшити ефективність роботи. Інтеграція е-ТТН зі складською програмою дозволяє автоматично підтягувати всі дані, що зменшує час, який відділ збуту витрачає на первинну документацію. Не дивно, що все більше компаній приєднуються до електронних процесів та переходять на е-ТТН. Вони дозволяють бути більш ефективними, сучасними та екологічно-орієнтованими”, – коментують у компанії ОЛІС.
ПрАТ «Монделіс Україна» : перехід на е-ТТН для підвищення ефективності та якості обслуговування
Компанія Монделіс Україна вже готується до впровадження електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН) зі своїми партнерами. Вони звернулись до транспортних компаній з пропозицією спільної роботи та синхронізації дій. Наразі компанія активно працює над забезпеченням водіїв та персоналу транспортних компаній КЕПами, а також над тестуванням мобільного застосунку “EDIN Driver” для підписання електронних товарно-транспортних накладних водіями.
“З впровадженням е-ТТН вбачаємо отримання суттєвих переваг, зокрема для транспортних компаній: пришвидшення формування пакета документів на оплату транспортних послуг – фактично одразу після накладання крайнього КЕП вантажоотримувачем; нівелювання помилок через людський фактор в роботі з документами шляхом автоматичного послідовного створення та наповнення пакета електронних документів; вивільнення робочого часу за рахунок комплектності пакета первинних товаросупровідних документів”, – зазначили у компанії Монделіс Україна.
Монделіс Україна вбачає значний потенціал використання електронних товарно-транспортних накладних для свого бізнесу та готова співпрацювати з партнерами у цьому напрямку. Компанія вірить, що спільна робота з транспортними компаніями та використання сучасних технологій допоможе підвищити ефективність та швидкість обробки документації, а також допоможе покращити якість обслуговування.
L’Oréal: переваги використання е-ТТН для компанії
Лідер косметичного ринку, компанія L’Oréal, виявила себе і як передовий користувач електронних товарно-транспортних накладних. Основні переваги впровадження е-ТТН, які вбачає для себе L’Oréal: “Оперативність створення електронних документів, що дозволяє зменшити час, який раніше витрачався на формування пакету документів на оплату транспортних послуг. Завдяки впровадженню електронних накладних, цей процес став набагато швидшим та ефективнішим . Крім того, відсутність роздрукованої копії електронного документа зменшує витрати компанії на папір та зберігання документів. Тепер всю необхідну інформацію можна знайти онлайн в електронному вигляді.
Ще однією перевагою електронних накладних є онлайн контроль виконання перевезення. Це дозволяє нашій компанії в режимі реального часу отримувати інформацію про місцезнаходження товару та контролювати терміни доставки. Найбільш значимою перевагою електронних товарно-транспортних накладних є зменшення часу на обробку документів. Автоматичне створення та наповнення пакету електронних документів дозволяє нівелювати помилки, які виникають через людський фактор в роботі з документами”, – кажуть у компанії L’Oréal. Програмне забезпечення для створення е-ТТН від EDIN Е-ТТН є одним з проектів компанії EDIN, який спрямований на впровадження електронної форми накладних замість паперових.
За допомогою е-ТТН було здійснено понад 5 000 реальних перевезень, що дозволило підтвердити ефективність цієї системи. Переваги EDIN-e-ТТН: контроль всього процесу доставки та підписання е-документів; економія коштів на кожному етапі постачання і узгодження; виключення помилок людського фактора або втрати ТТН; робота з сервісом інтегровано, а також використовуючи WEB-інтерфейс; електронна ТТН має таку ж юридичну силу, як і паперова версія; використання хмарних архівів документів; зручний спосіб підписання (токени, хмарне підписання, Mobile ID); до 80% економії засобів на витратних матеріалах; 25 – 50% зростання продуктивності праці водіїв, підписантів; у 4,5 рази скорочення прострочень з оплати.
Щоб бути готовим до повного переходу на е-ТТН, рекомендуємо обрати провайдера EDIN для співпраці вже зараз. Залишайте запит на консультацію та приєднуйтеся до тестування системи за посиланням.