Суть електронного документообігу в логістичних перевезеннях полягає в оцифруванні традиційних паперових документів, які використовуються під час транспортування в ланцюгах постачання: від пакувальних листів до митних декларацій та підтверджень доставки. На сьогодні – це не просто сучасне рішення, а беззаперечна запорука сталого розвитку та автоматизації бізнесу.
Загалом, перехід на електронну документацію в логістиці має ряд суттєвих переваг:
- Покращення ефективності процесів та пришвидшення роботи. Цифрові документи можна створювати, поширювати та обробляти набагато швидше, ніж паперові. Це сприяє зменшенню затримок та прискоренню обробки величезної кількості замовлень.
- Зниження витрат. Відмова від паперових документів заощаджує витрати на їх друк, зберігання та мануальну обробку, а також зменшує ризики виникнення помилок та неточностей під час опрацювання документів.
- Підвищений рівень безпеки. Цифрові документи можна шифрувати та безпечно зберігати, що зменшує ризики втрати, крадіжки або підробки.
- Можливість відстеження та моніторингу. Завдяки електронному документообігу рух відправлень можна відстежувати в режимі реального часу та контролювати роботу ланцюгів постачання.
- Налагоджена комунікація. Електронні документи доступні всім сторонам, залученим до транзакції.
- Відповідність до затвердженої нормативно-правової бази. Цифрові документи можна легко відстежувати та перевіряти їх відповідність до галузевих норм та стандартів.
Яким чином відбувається перехід до електронного документообігу?
Крок 1. Вибір експертної системи електронного документообігу, яка буде відповідати ключовим потребам вашої компанії.
Крок 2. Отримання та налаштування електронних підписів для співробітників, які будуть брати участь у ланцюгах поставок.
Крок 3. Успішна інтеграція з системою електронного документообігу. Внесення необхідних змін до облікової політики компанії.
Крок 4. Комунікація з контрагентам для уникнення затримок та забезпечення безперебійної тривалості робочих процесів.
Крок 5. Навчання персоналу специфіці роботи у новій системі.
Попри всі переваги, процес впровадження електронного документообігу є досить складним та вимагає ретельної підготовки. Для того, щоб інтеграція була максимально продуктивною, важливо користуватися послугами перевірених провайдерів. EDIN – перший провайдер в Україні, який пройшов тестування від Міністерства інфраструктури для обміну е-ТТН. Отримайте повну експертну підтримку на кожному етапі переходу від паперових до електронних документів з гаратнтією безперервності успішної роботи вашого бізнесу.