Хто виписує та підписує ТТН: як розподілити ролі між вантажовідправником, перевізником і водієм

У перевезенні товару можуть одночасно брати участь продавець, покупець, перевізник, водій, склад або логістичний оператор. Тому на практиці часто виникає плутанина: хто виписує ТТН, хто заповнює документ, а хто підписує ТТН на різних етапах перевезення.

Щоб правильно розподілити ці ролі, насамперед потрібно визначити фактичного вантажовідправника — сторону, яка передає вантаж для перевезення. Водночас конкретна схема залежить від організації поставки: хто відвантажує товар, хто його перевозить і хто приймає. Розберімо ці ролі окремо, зокрема для самовивозу та електронної ТТН.

Хто виписує ТТН: базове правило

Згідно з Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, ТТН оформлює вантажовідправник — сторона, яка передає вантаж для перевезення. Саме вона вносить до документа відомості про вантаж та інші необхідні дані.

Водночас вантажовідправник — це не завжди продавець, власник товару або замовник перевезення. Ці ролі можуть збігатися, але не обов’язково, тому важливо враховувати, хто фактично передає вантаж до перевезення.

Вантажовідправник у ТТН: хто це

Закон України «Про автомобільний транспорт» визначає вантажовідправника як фізичну особу, ФОП або юридичну особу. Як було вказано вище, це сторона, яка передає вантаж перевізнику для доставки та вносить відповідну інформацію до ТТН.

Наприклад, якщо постачальник відвантажує продукцію зі свого складу та передає її перевізнику, він може виступати вантажовідправником у ТТН. Якщо ж товар фізично відвантажується з іншого майданчика, наприклад зі складу 3PL-оператора, потрібно враховувати фактичну схему передачі вантажу та домовленості між сторонами.

Тобто назва компанії у договорі сама по собі не завжди дає відповідь, хто є вантажовідправником у конкретному перевезенні.

Хто складає ТТН і хто вносить дані до документа

Поняття «виписує ТТН», «складає ТТН» і «заповнює ТТН» у повсякденній роботі часто використовують як синоніми. Але для бізнес-процесу їх краще розділяти.

Вантажовідправник відповідає за внесення відповідних відомостей до ТТН. При цьому технічно заповнювати форму може конкретний уповноважений працівник, наприклад логіст, оператор складу чи інший співробітник відповідно до внутрішніх процесів компанії.

В електронному документообігу частина цього процесу може бути автоматизована. Документ можна формувати в електронному сервісі або передавати дані з облікової системи через інтеграцію. Це дозволяє не переносити інформацію вручну між ERP та платформою електронного документообігу.

Отже, питання, хто складає ТТН або хто робить ТТН, варто розглядати у двох площинах: яка сторона відповідає за відповідні відомості та хто або яка система технічно формує документ.

Хто підписує ТТН

ТТН супроводжує вантаж під час перевезення та проходить через кількох учасників процесу. Тому відповідь на питання, хто підписує ТТН, залежить від етапу доставки та ролі конкретного учасника. Розглянемо, хто ставить підпис на кожному етапі.

Підпис вантажовідправника

З боку вантажовідправника ТТН засвідчує відповідальна особа. Хто саме виконуватиме цю функцію всередині компанії, залежить від організації роботи та наданих повноважень. Тому універсально прив’язувати підписання ТТН, наприклад, лише до директора, бухгалтера чи працівника складу некоректно.

Перевізник і водій: хто підписує зі сторони доставки

Перевізник як юридична особа організовує перевезення, а водій — фізична особа, яка безпосередньо виконує рейс. Залежно від організації процесу ТТН може опрацьовувати перевізник або безпосередньо сам водій.

У процесі е-ТТН після того, як вантажовідправник відправив документ, він переходить на етап підписання з боку перевізника чи водія — відповідно до того, як налаштований маршрут документа.

Роль вантажоодержувача

Вантажоодержувач — сторона, яка приймає вантаж у пункті призначення. Під час приймання відповідальна особа перевіряє вантаж та опрацьовує ТТН відповідно до передбаченого процесу. Конкретна процедура може відрізнятися залежно від типу поставки, домовленостей між сторонами та організації документообігу.

Хто виписує ТТН при самовивозі

Саме слово «самовивіз» ще не дає однозначної відповіді, хто оформлює ТТН при самовивозі. Потрібно розібрати конкретну схему поставки.

Насамперед варто визначити, хто фактично передає вантаж для перевезення, хто його перевозить, кому доставляється товар та як розподілені ролі за договором. Важливими також є умови передачі товару між продавцем і покупцем.

Самовивіз товару власним транспортом покупця

Розглянемо типовий приклад: покупець приїжджає власним автомобілем на склад продавця, де отримує товар.

У такій ситуації не варто автоматично визначати вантажовідправника лише за тим, кому належить автомобіль. Важливо встановити, яка сторона фактично здійснює відвантаження та передає вантаж до перевезення. У типовому сценарії відвантаження зі складу продавця вантажовідправником може виступати сторона, що фактично відвантажує товар.

Але конкретний розподіл ролей варто звірити з умовами договору та фактичною схемою операції. Особливо це важливо, якщо право власності або контроль над товаром переходять покупцеві ще до початку перевезення.

Самовивіз із залученим перевізником

Інший сценарій — покупець замовляє сторонню транспортну компанію, яка забирає продукцію зі складу постачальника.

Тут одночасно можуть бути чотири окремі ролі: покупець як замовник перевезення, сторона, що фактично передає вантаж, як вантажовідправник, транспортна компанія як перевізник і покупець або інша компанія як вантажоодержувач.

Тому той, хто замовив або оплачує доставку, не обов’язково є вантажовідправником. Для ТТН важливо відобразити фактичних учасників конкретного перевезення.

Як розподілити ролі між вантажовідправником, перевізником і водієм

Щоб не плутати ролі, перед оформленням документа достатньо пройти чотири кроки:

1. Визначити, хто фактично передає вантаж для перевезення.
2. Перевірити, хто є перевізником і який водій виконує рейс.
3. Визначити сторону, яка прийматиме вантаж.
4. Звірити, хто і на якому етапі має підписати документ.

Як працює підписання електронної ТТН

В електронному форматі базова логіка ролей зберігається: у перевезенні так само беруть участь вантажовідправник, перевізник, водій та вантажоодержувач. Змінюється насамперед спосіб роботи з документом — е-ТТН формується, передається та підписується в електронному вигляді.

Сервіс EDIN е-ТТН забезпечує електронну взаємодію між учасниками логістичного процесу, а також може працювати разом з іншими сервісами та обліковими системами компанії.

Створення і відправлення е-ТТН вантажовідправником

У стандартному сценарії е-ТТН формується зі сторони вантажовідправника: до документа вносять необхідні дані, після чого він підписується та надсилається наступним учасникам процесу.

Після відправлення документ переходить на наступний етап маршруту. Наприклад, у системі EDIN вхідна е-ТТН може отримати статус очікування підписання перевізником, після чого її опрацьовує перевізник або водій залежно від налаштованої схеми.

Для компаній із великою кількістю перевезень формування та обмін такими документами можна інтегрувати з внутрішніми обліковими системами, щоб скоротити ручне введення даних.

Підписання е-ТТН водієм через EDIN Driver

Для роботи водіїв з електронними документами EDIN має окремий мобільний застосунок EDIN Driver. У ньому водій може отримати е-ТТН та підписати її електронним підписом без роботи з паперовими примірниками.

Важливо, що водій у такому сценарії опрацьовує вже отриманий документ відповідно до своєї ролі. Тобто використання EDIN Driver не означає, що саме водій повинен формувати початкову е-ТТН або визначати дані вантажовідправника.

Типові помилки під час оформлення ролей у ТТН

Навіть коли всі учасники перевезення відомі, помилки часто виникають саме через неправильне розмежування їхніх функцій. Серед типових ситуацій:

• продавця автоматично вказують вантажовідправником, не перевіривши фактичну схему відвантаження;
• замовника перевезення плутають із вантажовідправником;
• при роботі через 3PL не враховують, як організована фактична передача вантажу;
• вважають, що водій повинен самостійно створювати ТТН;
• заздалегідь не визначають відповідальних за підписання документа;
• при самовивозі використовують звичну схему без перевірки умов конкретної операції;
• при переході на е-ТТН не узгоджують електронний маршрут документа з реальним логістичним процесом.

Уникнути більшості таких помилок допомагає простий принцип: спочатку визначити фактичних учасників перевезення та їхні ролі, а вже потім налаштовувати маршрут документа.

Як EDIN е-ТТН допомагає організувати роботу всіх учасників перевезення

Коли ТТН проходить через кількох учасників, важливо не лише правильно визначити, хто виписує ТТН і хто її підписує, а й організувати зручну передачу документа між усіма сторонами.

EDIN е-ТТН дозволяє перевести цей процес в електронний формат: учасники працюють з електронними товарно-транспортними накладними в межах єдиного логістичного процесу, а компанії можуть інтегрувати обмін документами зі своїми обліковими системами. Для водіїв доступний EDIN Driver, що дозволяє отримувати та підписувати е-ТТН безпосередньо зі смартфона.

Перехід на електронну ТТН допомагає прибрати паперову передачу документів із процесу та зробити взаємодію між вантажовідправником, перевізником, водієм і вантажоодержувачем зручнішою.