Как быстро настроить электронный документооборот в 1С

как быстро настроить электронный документооборот в 1С

Электронный документооборот сегодня — это не прихоть, а необходимость. Он значительно упрощает процессы внутри компании и с контрагентами. Возможность в секунды обменяться важными данными ускоряет бизнес и делает его более прибыльным.

Обрабатывать документы в электронном виде возможно уже давно, с помощью программы 1С, однако для их отправки и подписания все равно приходится либо использовать дополнительный сервис, или печатать на бумаге. Но интеграция электронного документооборота с учетной системой 1С возможна.

Настройка модуля интеграции 1С от провайдера электронного документооборота EDIN

Провайдер электронного документооборота разработал интеграционный модуль EDIN.API, который позволяет работать с учетной системой 1С | BAS: Предприятие 8.Х на обычных и управляемых формах на базе операционной системы Windows.

Для того, чтобы пользователь мог начать работу с модулем, ему предоставляются следующие пункты для доступа:

  1. Логин — email
  2. Пароль — password
  3. Пароль доступа к API — api_key

Также у пользователя должна быть подключена услуга для работы с АРІ.

Сотрудники EDIN предоставляют пользователю, который имеет права на каталог, файл запуска модуля в учетной системе 1С | BAS, который необходимо открыть. В процессе запуска система 1С | BAS может требовать разрешение на выполнение операции со стороны модуля для защиты от опасных действий.

модуль 1С

Во время первичного запуска будет открыто автоматически раздел «Настройки» для того, чтобы пользователь ввел все необходимые данные, каждый следующий раз будет сразу открываться окно «Входящие». В каталоге, в котором расположен модуль, сразу формируются два файла: основные настройки и каталог с названием текущего пользователя 1С | BAS, в котором формируется файл настроек.

Подключение модуля интеграции 1С

Во вкладке «Основной каталог» указано местоположение файла модуля. В поле «Сервер обмена» указан адрес платформы электронного документооборота, на которую и направляются запросы модуля.

подключение модуля 1С

Во вкладке «Подключение» есть кнопка «Добавить» для добавления пользователей. Для каждого пользователя указываются индивидуальные Логин, Пароль и Пароль доступа АРІ. Также на этом этапе возможно предоставлять доступ конкретным пользователям, для которых будет предоставлены те или иные возможности, например — запросы на отображение входящих документов. После введения пользователей, возможно проверить их подключение с помощью кнопки «Проверить подключение пользователей». После проверки, полученный токен свидетельствует о корректности введенных данных и подтверждения авторизации на платформе электронного документооборота.

Выбор документов, контрагентов, единиц измерения

Для работы с электронным документооборотом объекты 1С | BAS (документы, контрагенты, единицы измерения и др.) Можно определить в процессе синхронизации модуля и осуществления настройки хранимых данных справочников и документов.

объекты 1С

Во вложении «Объекты ОС» (объекты учетной системы) можно добавить контрагентов (предоставляется весь список сетей, работающих на платформе электронного документооборота EDIN,

из них нужно выбрать те, которые являются партнерами), с которыми будет осуществляться обмен данными, необходимые документы, коды единиц измерения во вложении «Справочники».

В разделе «Номенклатура контрагентов» находятся объекты 1С данным артикулов и штрихкодов номенклатуры партнеров.

Как настроить справочники

Поставщики имеют в доступе 3 основных типа справочников - «Организации», «Контрагенты», «Точки доставки». В этих справочниках хранятся данные пользователей, контрагентов и точки доставки.

Для каждого справочника настраиваются «местоположения» хранения данных GLN, Формат НН Цены с базы 1С | BAS. Все табличные настройки возможно заполнить как вручную, так и автоматически. Рекомендуется осуществлять настройку справочников совместно с разработчиком 1С | BAS.

Как лучше заполнять информацию: ручной ввод или по умолчанию

Рекомендуется выбирать принцип «По умолчанию», нажав кнопку «Заполнить по умолчанию». Автоматическое заполнение выбирает только соответствующие настройки и типовые справочники конфигурации. Размещение возможно только в 2 вариантах - «Дополнительные сведения» и «Реквизиты справочника». Предпочтение отдается сохранению в «Дополнительных сведениях», которые не вносят изменения в уже существующих справочников УС пользователя и позволяют хранить данные отдельно.

В процессе ручной настройки в колонке «Справочник 1С | BAS» доступны списки возможных справочников, а поля настроек можно самостоятельно заполнить через заполнение отдельной формы.

После синхронизации с платформой электронного документооборота EDIN в справочники «Организации», «Контрагенты», «Точки доставки» автоматически подтягиваются данные. Организации заполняются по пользовательским логинам после авторизации.

Справочник «Контрагенты» содержит данные юридических лиц и точки доставки контрагентов с возможностью дополнить дополнительными настройками. «Точки доставки» заполняются в соответствии с требованиями EDI документооборота.

Как настроить документы

Настройку, как и со справочниками, возможно проводить по умолчанию и вручную. Для каждого типа документа проводятся дополнительные настройки «Места расположения» для хранения данных документов в УС 1С | BAS.

Создать необходимые типы документов возможно в зависимости от конфигурации. Например, 1С | BAS «Бухгалтерия» позволяет создавать на обычных и управляемых формах «Счет на оплату покупателя» и «Реализация товаров и услуг». В других 1С | BAS, которые не являются бухгалтерией, возможно создать «Заказ покупателя», «Реализация товаров и услуг».

1С | BAS «Управление торговлей», «Управление предприятием», «Управление производственным предприятием» предусматривает создание «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг», а «Управление небольшой фирмой» и «Управление средним бизнесом» на управляемых формах - «Заказ клиента» и «Расходная накладная».

Возможности для пользователя

В разделе «Пользователь» можно выбрать хранилище, где будут находиться входные и выходные юридически значимые документы, логи работы модуля (анализ документооборота). Поля «Склад» и «Подразделение» заполняются также для удобства пользователя.

Для того, чтобы документ сразу на направлялся, пользователь может поставить отметку в настройках «Тестовый режим» и данные будут направлены в раздел «Черновики», в котором ответственное лицо может ознакомиться с ним, подписать, и отправить.

Настройка электронной цифровой подписи

Во вложении «ЭЦП» (электронная цифровая подпись) через кнопку «Добавить» возможно вносить путь к ключам бухгалтера и печати для организации, по которым планируется выгрузка юридически значимых документов или указать токен (НКИ). В случае, если путь указан и к ключу и к токену, то предпочтение отдается ключу. Настройку токена можно выбрать из списка, или использовать автоматический подбор настроек.

С учетом того, что определенные АЦСК различают ЭЦП на «ключ печати на шифрование» (используется только для отправки «Налоговой накладной") и «ключ печати», нужно вносить три ключа.

При выгрузке юридически значимых документов, вносить пароли возможно в таблице, или обработкой отображается окно для их внесения перед подписанием.

Модулем предусмотрено хранение любого количества ключей, и на момент подписания по одной организации и типу документа необходимо выбрать только 1 пару ключей.