Як швидко налаштувати електронний документообіг в 1С

как быстро настроить электронный документооборот в 1С

Електронний документообіг сьогодні – це не примха, а необхідність. Він значно спрощує процеси всередині компанії та з контрагентами. Можливість в секунди обмінятися важливими даними прискорює бізнес та робить його прибутковішим.

Обробляти документи в електронному вигляді можливо вже давно, за допомогою програми 1С, проте для їх надсилання та підписання все одно доводиться або використовувати додатковий сервіс, або друкувати на папері. Але інтеграція електронного документообігу з обліковою системою 1С можлива.

Налаштування модуля інтеграції 1С від провайдера електронного документообігу EDIN

Провайдер електронного документообігу розробив інтеграційний модуль EDIN.API, який дозволяє працювати з обліковою системою 1С | BAS: Підприємство 8.Х на звичайних та керованих формах на базі операційної системи Windows.

Для того, щоб користувач міг розпочати роботу з модулем, йому надаються наступні пункти для доступу:

  1. Логін – email
  2. Пароль – password
  3. Пароль доступу до API – api_key

Також у користувача має бути підключена послуга для роботи з АРІ.

Співробітники EDIN надають користувачеві, який має права на каталог, файл запуску модуля в обліковій системі 1С |BAS, який необхідно відкрити. В процесі запуску система 1С |BAS може вимагати дозвіл на виконання операції з боку модуля для захисту від небезпечних дій.

модуль 1С

Під час первинного запуску буде відкрито автоматично розділ «Налаштування» для того, щоб користувач ввів усі необхідні дані, кожен наступний раз буде одразу відкриватися вікно «Вхідні». У каталозі, в якому розташований модуль, одразу формуються два файли: основні налаштування та каталог з назвою поточного користувача 1С |BAS, в якому формується файл налаштувань користувача.

Підключення модуля інтеграції 1С

У вкладці «Основний каталог» вказано місце розташування файлу модуля. У полі «Сервер обміну» зазначено адресу платформи електронного документообігу, на яку і надсилаються запити модуля.

підключення модуля інтеграції 1С

У вкладці «Підключення» є кнопка «Додати» для додавання користувачів. Для кожного користувача вказуються індивідуальні Логін, Пароль та Пароль доступу АРІ. Також на цьому етапі можливо надавати доступ конкретним користувачам, який буде надано ті чи інші можливості, наприклад – запити на відображення вхідних документів. Після введення користувачів, можливо перевірити їх підключення за допомогою кнопки «Перевірити підключення користувачів». Після перевірки, отриманий токен свідчить про коректність введених даних та підтвердження авторизації на платформі електронного документообігу.

Вибір документів, контрагентів, одиниць виміру

Для роботи з електронним документообігом об’єкти 1С|BAS (документи, контрагенти, одиниці виміру та ін.) можливо визначити в процесі синхронізації модуля та здійснення налаштування збережених даних довідників та документів.

об'єкти 1С

У вкладенні «Об’єкти ОС» (об’єкти облікової системи) можливо додати контрагентів (надається весь список мереж, які працюють на платформі електронного документообігу EDIN,

з них необхідно обрати ті, які є партнерами), з якими буде здійснюватися обмін даними,  необхідні документи, коди одиниць виміру у вкладенні «Довідники».

У розділі «Номенклатура контрагентів» знаходяться об’єкти 1С з даними артикулів та штрихкодів номенклатури партнерів.

Як налаштувати довідники

Постачальники мають в доступі 3 основних типи довідників – «Організації», «Контрагенти», «Точки доставки». В цих довідниках зберігатимуться дані користувачів, контрагентів та точки доставки.

Для кожного довідника налаштовуються «місця розташування» зберігання даних: GLN, Формат НН, Ціни з бази 1С |BAS. Всі табличні налаштування можливо заповнити як в ручну, так і автоматично. Рекомендується здійснювати налаштування довідників спільно з розробником 1С|BAS.

Як краще заповнювати інформацію: ручне введення або за замовчуванням

Рекомендується обирати принцип «По замовчуванню», натиснувши кнопку «Заповнити по замовчуванню». Автоматичне заповнення обирає лише відповідні налаштування та типові довідники конфігурації. Розташування можливе лише у 2 варіантах – «Додаткові відомості» та «Реквізити довідника». Перевага надається збереженню у «Додаткових відомостях», які не вносять зміни до вже існуючих довідників ОС користувача та дозволяють зберігати дані окремо.

В процесі ручного налаштування в колонці «Довідник 1С|BAS» доступні списки можливих довідників, а поля налаштувань можливо самостійно заповнити налаштування через заповнення окремої форми.

Після синхронізації з платформою електронного документообігу EDIN в довідники «Організації», «Контрагенти», «Точки доставки» автоматично підтягуються дані. Організації заповнюються за користувацьким логіном після авторизації.

Довідник «Контрагенти» містить дані юридичних осіб та точки доставки контрагентів з можливістю доповнити додатковими налаштуваннями. «Точки доставки» заповнюються відповідно вимог EDI документообігу.

Як налаштувати документи

Налаштування, як і з довідниками, можливо проводити за замовчуванням та вручну. Для кожного типу документа проводяться додаткові налаштування «Місця розташування» для зберігання даних документів в ОС 1С|BAS.

Створити необхідні типи документів можливо в залежності від конфігурації. Наприклад, 1С|BAS «Бухгалтерія» дозволяє створювати на звичайних та керованих формах «Рахунок на оплату покупця» та «Реалізація товарів та послуг». У інших 1С|BAS, які не є бухгалтерією, можливо створити «Замовлення покупця», «Реалізація товарів та послуг».

1С|BAS «Управління торгівлею», «Управління підприємством», «Управління виробничим підприємством» передбачає створення «Замовлення клієнта» та «Реалізація товарів і послуг», а «Управління невеликою фірмою» та «Управління середнім бізнесом» на керованих формах – «Замовлення клієнта» та «Видаткова накладна».

Можливості для користувача

У розділі «Користувач» можливо вибрати сховище, де будуть знаходитися вхідні та вихідні юридично значимі документи, логи роботи модуля (аналіз документообігу). Поля «Склад» та «Підрозділ» заповнюються також для зручності користувача.

Для того, щоб документ одразу на надсилався, користувач може поставити відмітку в налаштуваннях «Тестовий режим» і дані будуть направлені у розділ «Чернетки», в якому відповідальна особа може ознайомитися з ним, підписати, та надіслати.

Налаштування електронного цифрового підпису

У вкладенні «ЕЦП» (електронний цифровий підпис) через кнопку «Додати» можливо вносити шлях до ключів бухгалтера та печатки для організації, за якими планується вивантаження юридично значимих документів або вказати токен (НКІ). У разі, якщо шлях вказано і до ключа і до токену, то перевага надається ключу. Налаштування для токену можна вибрати зі списку, або використати автоматичний підбір налаштувань.

З урахуванням, що певні АЦСК розрізняють ЕЦП на «ключ печатки на шифрування» (використовується лише для відправлення «Податкової накладної») та «ключ печатки», потрібно вносити три ключа.

Під час вивантаження юридично значимих документів, вносити паролі можливо до таблиці, або обробкою буде відображено вікно для їх внесення перед підписанням.

Модулем передбачено зберігання будь-якої кількості ключів, та на момент підписання по одній організації та типу документу потрібно обрати лише 1 пару ключів.