Нумо знайомитись із WhiteDoc!
Стрімкий розвиток сучасних сервісів ЕДО мотивує бізнес відмовлятись від традиційного паперового корпоративного документообігу на користь електронного. Найкращим рішенням для такого переходу є підключення до хмарного сервісу WhiteDoc, що призначений для автоматизації документообігу в будь-якому бізнесі.
У розробці WhiteDoc акумульовано 15-річний досвід команди по створенню сервісів електронного документообігу. Використані кращі практики та сторонні сервіси для гарантування стабільності роботи.
За допомогою WhiteDoc Ви можете створити єдине середовище комунікації для всіх ланок бізнесу: необхідні документи або дані можуть бути доставлені сервісом як зовнішньому, так і внутрішньому клієнту. Шаблони WhiteDoc забезпечують очікуваний порядок опрацювання документів та допомагають уникнути помилок у створені та юридичних ризиків.
Також WhiteDoc надає необхідні інструменти для самостійного управління усіма важливими елементами вашого бізнесу: рівнем безпеки, користувачами, шаблонами документів, процедурами документообігу та інтеграціями.
Що вміє сервіс WhiteDoc?
WhiteDoc надає можливість обмінюватися документами у будь-якому форматі, завантажувати та надсилати документи у неструктурованому вигляді (.PDF, .XLS, .DOC, .JPEG та інші) або налаштувати шаблон Вашого індивідуального документа та надіслати документи у форматі .XML.
WhiteDoc дозволяє налаштувати обмін як юридично-значущими, так і іншими документами, що не потребують підписів. Можливо обмінюватись будь-якими документами будь-якої форми: договорами, первинними бухгалтерськими документами (зовнішніми та внутрішніми), кадровими документами, анкетами, заявками, прайс-листами, комерційними пропозиціями тощо.
Сервіс WhiteDoc відмінно орієнтований на обмін даними між різними системами та учасниками документообігу. Шаблон WhiteDoc дозволяє налаштувати та стандартизувати форму обміну даними, яку зможуть опрацювати різні ERP/CRM. Кожне поле в документі може бути опрацьовано обліковою системою для різних задач. Обмін може відбуватися даними, які є в документі, або файлами, які потрібні для вашого процесу.
WhiteDoc дозволяє зв’язати шаблон документа з внутрішніми довідниками, щоб зменшити кількість помилок, швидше формувати контент документа або використовувати функцію автозаповнення. WhiteDoc надає можливість створювати довідники у вебінтерфейсі, експортувати з вашого файлу або синхронізувати з вашою обліковою системою.
Шаблон WhiteDoc дозволяє налаштувати необхідну процедуру опрацювання документів для кожного окремого бізнес-процесу. Для кожного етапу опрацювання ви визначаєте роль учасника та призначаєте йому дію:
- Заповнення: користувач має завантажити свої файли, заповнити призначені поля в документі своїми даними або вибрати їх із довідника.
- Погодження: користувач має погодити або відхилити документи в конверті. Якщо відбувається відхилення – потрібно вказати причину.
- Підпис: користувач має підписати визначений документ ЕЦП/КЕП або хмарним підписом
- Копія: користувач має ознайомитися із документами в конверті.
Такі етапи можуть бути як послідовними, так і паралельними. Бізнес-логіку, в якому порядку документи мають створюватися та опрацьовуватися, ви можете визначити самостійно. Учасники процесу ніяк не зможуть порушити налаштовану процедуру. Також сервіс надає великий перелік самостійних дій для ефективного опрацювання документів.
Робота із документами у сервісі WhiteDoc може відбуватись за двома сценаріями: “відправка за шаблоном” та “швидка відправка”.
Швидка відправка – це простий варіант для обміну електронними документами. Все що потрібно для роботи: завантажити документи в сервіс, вказати отримувачів, підписати та відправити. Готово!
Відправка за шаблоном забезпечує доставку документів відповідно до налаштованого порядку опрацювання. Кожен отримувач буде опрацьовувати документи відповідно до призначеної ролі та зможе заповнити визначені для нього поля в документі, завантажити свої файли, погодити документи або додати електронний підпис.
Більш детально про роботу із сервісу, тарифи та початок роботи можна дізнатись на сайті WhiteDoc за посиланням.
Для підписання документів у сервісі WhiteDoc передбачено використання різних типів електронного підпису: КЕП, ЕЦП, хмарні підписи, модуль “Гряда”, підпис E-INK.
WhiteDoc має відкритий API, тому є можливість налаштувати інтеграцію практично з будь-якою вашою ERP/CRM (BAS 1C, SAP, Creatio, Microsoft Dynamics або спеціально розробленою для вас). Якщо API не підходить, можлива інтеграція через sFTP. WhiteDoc має вбудовані інструменти для налаштування карт конвертацій.
Для забезпечення процесів обміну та надійного зберігання документів, WhiteDoc обрали найкраще технологічне рішення в світі – Amazon S3, яке гарантує надійність даних 99,999999999 %, забезпечує широкі можливості для безпеки даних та проходження аудиту. Регулярні back-up процедури гарантують захист від втрати чи пошкодження документів.
Для забезпечення безпеки даних у WhiteDoc проводяться наступні дії
- Цілодобовий моніторинг доступності сервісу
- Вбудовані алгоритми та логіка захисту цілісності контенту
- 256 bit SSL шифрування трафіку,
- Firewall та захист від DDOS атак
- Журнал подій
- ISO 27001
Схема обміну документами у WhiteDoc
1 етап – Створення документа
Надсилання документів відбувається у вигляді конверта, який може об`єднувати кілька ваших документів. Щоб створити Конверт, необхідно обрати потрібний попередньо налаштований шаблон або скористатися “швидкою відправкою”.
2 етап – Доставка документа
Конверти з документами доставляються в поштові скриньки, які створюють користувачі WhiteDoc. Кожен користувач може мати доступ до будь-якої кількості скриньок.
3 етап – Опрацювання документа
WhiteDoc доставляє конверт кожному отримувачу відповідно до налаштованого порядку обробки та контролює виконання всіх передбачених дій для кожного учасника.
4 етап – Архівування документа
Для кожного шаблону можливо передбачити доставку окремої копії конверта у поштову скриньку, що дозволить зібрати різні документи в одному місці.
5 етап – Пошук документа
Окрім тегів та базових фільтрів (тема, дата, статус, вид шаблону і т.д.), WhiteDoc має можливість налаштувати пошук по будь яким полям документа, які заповнюються користувачами чи обліковою системою.
Підключитись до сервісу WhiteDoc вже сьогодні дуже просто. Для цього необхідно лише зареєструватись на у системі WhiteDoc та створити персональний кабінет або кабінет компанії, обрати тарифний план та налаштувати згідно з підказками.