Правильное хранение электронных документов

На электронных носителях в цифровом виде, в форме, которая позволяет осуществить проверку, необходимо хранить первичные документы и перечень файлов отчетности. Для налогообложения налогоплательщики должны вести учет расходов, доходов и других фактов, которые относятся к объектам налогообложения или налоговых обязанностей, на основании финансовой отчетности, первичных документов, документов, имеющих отношение к исчислению и уплаты налогов и сборов, предусмотренных законом. Сами налогоплательщики обязательно должны обеспечить хранение вышеупомянутых документов и документов, имеющих отношение к выполнению требований закона.

Способы хранения электронных документов

Хранить электронные документы, в первую очередь, нужно безопасно. Из основных способов можно выделить три, которые предусматривают любое количество пользователей архива и электронных документов:

Облачное хранение — доступно только при наличии интернета, однако защищено. Доступ к нему предоставляет провайдер электронного документооборота с возможностью ограничения доступа по ролям и с выдачей паролей.
Локальное хранение — считается самым простым, ведь представляет собой папку на рабочем столе компьютера. Удобно тем, что все имеют к нему доступ, однако удалять файлы может только координатор такого хранения. Загружать файл в архив необходимо по четким правилам, однако гарантий безопасности такой способ хранения не дает.
Архив системы электронного документооборота — чаще всего такой способ используется в целях хранения внутреннего документооборота, но можно использовать и во внешних целях. Такой архив надежный, доступ к нему можно ограничить по ролям в определенных документах.

Что должна обеспечивать система электронных документов

В первую очередь, архив электронных документов, казалось бы, должен обеспечивать хранение данных. Однако, учитывая использование документов во внешних отчетах, проверках, юридических запросов, они должны отвечать ряду требований в процессе их хранения:

— Доступность к документу по ссылке;

- Формат документа, который так же читабельный, как и печатный;

- Постоянное переформатирование документа для хранения его актуального формата учитывая изменения в системах электронного обмена;

- Маркировка документов для их идентификации и быстрого поиска в архиве.

Сколько можно хранить электронные документы

Сроки хранения электронных документов регулируются законодательством, в зависимости от их вида. Так, документы бухгалтерии необходимо хранить сроком не менее 5 лет - счета-фактуры, накладные, акты. Соглашения нужно хранить от 5 до постоянного их содержания - контракты, дополнительные согласования, приложения. Другие документы в среднем должны находиться в архиве около 5 лет - справки, письма, спецификации.

Что такое электронный архив и как его создать

Электронный архив - это цифровая система, которая сохраняет и предоставляет возможность доступа к электронным документам уполномоченным лицам, владельцам, и контролирующим органам.

Создание и начало работы с электронным архивом включает в себя следующие шаги:

Настройка необходимых правил доступа и пользования системой - кто имеет возможность просматривать, добавлять или удалять виды документов
Сканирование бумажных документов для передачи их в электронный архив
Маркировка документов по определенным критериям для дальнейшего удобного его поиска, например - дата, серия, номер, тип
Работа с архивом электронных документов в компании в соответствии с заданными правилами
Корректировка перечня документов - добавление или изъятие при необходимости
Уничтожение или хранение оригиналов на складских площадях, в зависимости от необходимости компании