Організація зберігання електронних документів

организация хранения электронных документов

На електронних носіях в цифровому вигляді, у формі, яка дозволяє здійснити перевірку, необхідно зберігати первинні документи та перелік файлів звітності. Для оподаткування платники податків мають вести облік витрат, доходів та інших фактів, які відносяться до об’єктів оподаткування чи податкових обов’язків, на підставі фінансової звітності, первинних документів, документів, які мають відношення до обчислення і сплати податків та зборів, що передбачені законом. Самі платники податків обов’язково мають забезпечити зберігання вище згаданих документів та документів, які мають відношення до виконання вимог закону.

Способи зберігання електронних документів

Зберігати електронні документи, в першу чергу, потрібно захищено. З основних способів можна виділити три, які передбачають будь-яку кількість користувачів архіву та електронних документів:

  1. Хмарне зберігання – доступне лише за наявності інтернету, проте є захищеним. Доступ до нього надає провайдер електронного документообігу з можливістю обмеження доступу за ролями та з видачею паролів.
  2. Локальне зберігання – вважається найпростішим, адже представляє собою папку на робочому столі комп’ютера. Зручний він тим, що всі мають до нього доступ, проте видаляти файли може тільки координатор такого зберігання. Також завантажувати файл у архів необхідно за чіткими правилами, проте гарантій безпеки такий спосіб зберігання не дає.
  3. Архів системи електронного документообігу – найчастіше такий спосіб використовується в цілях зберігання внутрішнього документообігу, проте його можна використовувати і в зовнішніх цілях. Такий архів надійний, доступ до нього також можна обмежити за ролями до певних документів.

Що повинна забезпечувати система електронних документів

В першу чергу, архів електронних документів, здавалось би, мав би просто забезпечувати зберігання даних. Проте, враховуючи використання документів в зовнішніх звітах, перевірках, юридичних запитів, вони мають відповідати ряду вимог в процесі їх зберігання:

  • Доступність до документу через посилання;

  • Формат документа, який такий же читабельний, як і друкований;
  • Постійне переформатування документу для зберігання його актуального формату з огляду на зміни в системах електронного обміну;
  • Маркування документів для їх ідентифікації та швидкого пошуку в архіві.

Скільки можна зберігати електронні документи

Строки зберігання електронних документів регулюються законодавством, в залежності від їх виду. Так, документи бухгалтерії необхідно зберігати строком не менше ніж 5 років – рахунки-фактури, накладні, акти. Угоди потрібно зберігати від 5 до постійного їх утримання – контракти, додаткові погодження, додатки. Інші документи в середньому мають знаходитися в архіві близько 5 років – довідки, листи, специфікації.

Що таке електронний архів та як його створити

Електронний архів – це цифрова система, яка зберігає та надає можливість доступу до електронних документів уповноваженим особам, власникам, та контролюючим органам.

Створення та початок роботи з електронним архівом включає в себе наступні кроки:

  1. Налаштування необхідних правил доступу та користування системою – хто має можливість переглядати, додавати чи видаляти види документів
  2. Сканування паперових документів для передачі їх до електронного архіву
  3. Маркування документів за певними критеріями для подальшого зручного його пошуку, наприклад – дата, серія, номер, тип
  4. Робота з архівом електронних документів у компанії відповідно до заданих правил
  5. Корегування переліку документів – додавання, або вилучення за необхідності
  6. Знищення або зберігання оригіналів на складських площах, в залежності від необхідності компанії