Аудиторська діяльність неможлива без постійної роботи з великим масивом документів — від первинної бухгалтерії до внутрішніх звітів, робочих файлів аудитора та фінальної документації за результатами перевірки. Паперові архіви, пошук документів, дублювання файлів і ручне погодження процесів можуть створювати значні затримки та ризики.
Саме тому все більше аудиторських компаній переходять на системи електронного документообігу (ЕДО) — інструмент, який дозволяє працювати швидше, безпечніше та ефективніше.
Яким чином ЕДО трансформує роботу аудиторів і які переваги дає бізнесу?
Ефективність, продуктивність і швидкість роботи:
- Миттєвий доступ до інформації. Замість того, щоб витрачати час на пошук документів у шафах або архівах, аудитори отримують можливість знаходити потрібні файли за кілька секунд — за допомогою пошуку за метаданими, датою чи типом документа.
- Автоматизація рутинних процесів. ЕДО бере на себе завдання, які раніше виконували вручну (архівація та систематизація документів; розсилання клієнтам підтвердних запитів або файлів; нагадування про дедлайни; створення стандартизованих шаблонів робочих документів аудитора). Це звільняє час для глибшої аналітики, а не механічної роботи.
Посилена безпека та конфіденційність даних. В сфері фінансового аудиту конфіденційність — ключовий аспект. ЕДО допомагає зменшити ризики на кожному етапі роботи:
- Захист від втрати або пошкодження документів. Електронні копії зберігаються у безпечних дата-центрах або хмарних сховищах, тож їх практично неможливо знищити.
- Гнучке налаштування прав доступу. Компанія може чітко визначити, хто має право переглядати документ, вносити до нього зміни, затверджувати та відправляти клієнтам. Це зменшує ризики витоку інформації та помилок у самому процесі аудиту.
- Журнал дій і цифровий слід. Кожна операція з документом фіксується. Це важливо для внутрішнього контролю, комплаєнсу та можливих зовнішніх перевірок.
Екологічність та фінансова економія. Тут йдеться не лише про зручність, а також про оптимізацію витрат:
- Скорочення використання паперу та витрат на друк. Аудиторські компанії, які працюють з великими масивами бухгалтерських документів, можуть суттєво знизити витрати на папір, принтери, картриджі та інше.
- Оптимізація офісного простору. Електронні архіви не займають місця в офісі, а звільнені площі можна використати для робочих зон, або зустрічей з клієнтами.
Гнучкість роботи та мобільність команди. Під час аудиту часто доводиться працювати в офісі клієнта, у відрядженнях або дистанційно. Хмарні технології дозволяють працювати з документами з будь-якого місця. Це суттєво прискорює процес аудиту й робить роботу команди мобільною та незалежною від фізичної локації.
Зручна співпраця та узгодженість командної роботи. Аудиторські завдання майже завжди виконуються групою фахівців. ЕДО робить їх взаємодію значно простішою:
- Робота з однією версією документа. Учасники проєкту бачать один актуальний екземпляр файлу, що усуває плутанину та дублювання.
- Коментування та спільні правки в реальному часі.
Сприяння комплаєнсу та відповідності стандартам. Системи ЕДО допомагають відповідати:
- міжнародним стандартам аудиту (ISA),
- політикам контролю якості,
- вимогам до зберігання документів,
- внутрішнім процедурам контролю.
Документи не губляться, не дублюються і не змінюються неконтрольовано — усе прозоро та зафіксовано.
Системи електронного документообігу — це не просто зручність, а стратегічний інструмент розвитку аудиторських компаній. Вони дозволяють структурувати роботу, зберігати конфіденційність та безпеку, скорочувати витрати, підвищувати мобільність команди та якість обслуговування клієнтів та відповідати міжнародним стандартам і вимогам контролю якості. Для аудиторів системи електронного документообігу — це шлях до сучасного, прозорого та ефективного бізнесу, який відповідає вимогам часу. Такою є платформа електронного документообігу EDI-Network від EDIN, яка містить весь необхідний функціонал для обміну EDI та юридично значимими документами з партнерами, об’єднуючи всіх учасників процесу.