Что такое первичные документы в бухучете. Виды и заполнение первички

Что такое первичные документы и их роль на предприятии. Первичные документы — это бумажные или электронные документы, в которых зафиксирована информация о финансовых или деловых отношениях. Первичка используется для подготовки и аудита финансовой отчетности предприятия. В бухучете первичные документы подтверждают право собственности организации на активы и размер обязательств, а также как подтверждение нефинансовых и финансовых операций.

Виды первичных документов

Основного перечня первичных документов нет. В их список, например, можно отнести счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, товарный чек, акт выполненных работ, бухгалтерскую справку, расходную накладную и др.

Основные виды первичных документов и их объяснение:

Счет-фактура или инвойс — может отображаться в бухучете хозяйственной операции по поставке услуг или товара без составления акта приема-передачи в случае его оплаты, подтверждающего соответствующий документ;
Расходная накладная — подтверждает получение или передачу услуг, товаров;
Акт приемки выполненных работ — отмечает завершение любых услуг или работ, и приемки их стороной заказчика по качеству и количеству;
Бухгалтерская справка — применяется для подтверждения операций, которые были получены расчетным путем, а также на основании этого документа вносятся корректирующие записи в учетных регистрах в связи с исправлением ошибок в бухучете;
Кассовые ордера — используются для оформления поступления и выдачи денежных средств в кассу;
Товарно-транспортная накладная — применяется при перевозке продукции от поставщика к заказчику.

Требования к составлению первичных документов и правила оформления

Первичные документы могут быть как в бумажной, так и в электронной форме. Среди обязательных реквизитов первичных документов следующие:

Дата документа;
Название документа;
Название предприятия;
Содержание, объем и единица измерения операции;
Должности лиц, ответственных за реализацию операции и правильность ее оформления;
Подпись и другие данные, с помощью которых можно идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении операции.

Согласно обязательных реквизитов тот, кто может подписывать первичные документы, должен нести ответственность и принимать участие в оформлении и осуществлении договоренностей. Также в первичные документы, в зависимости от их специфики, могут добавляться дополнительные реквизиты: основания для совершения сделки, данные документа лица-получателя, номер документа, идентификационный код из ЕГР.

Форма подачи первичных документов

Бухгалтер по первичной документации может подавать первичку как в бумажной так и электронной форме. Электронный документооборот предполагает вместо обычной подписи электронную цифровую подпись. Оригиналом электронного документа на законодательном уровне считается его же электронный экземпляр с обязательными реквизитами и электронной подписью.

То есть, если электронный документ был направлен нескольким контрагентам, то каждый из его экземпляров является оригиналом. Также, если документ в электронном виде и в бумажном, то и тот и другой являются оригиналами. Копия электронного документа на бумаге - это распечатанный электронный документ.

Электронный документ, сформированный в соответствии с требованиями актуального законодательства со всеми реквизитами, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Электронная первичка, как и любой другой электронной документ, обязательно должен содержать электронную цифровую подпись.

Сегодня для ведения электронного документооборота существует множество провайдеров, предоставляющих такие услуги. Формировать, подписывать и отправлять электронную первичку возможно в сервисах электронного документооборота от EDIN.

Бумажная первичная бухгалтерия может подаваться в формах, утвержденных органами власти как типичные. Однако компания имеет возможность разработать свой тип документа, который содержит все необходимые реквизиты.

Заполняются бумажные первичные документы исключительно темными чернилами, а свободные строки прочерчивают. Таким образом можно избежать незаметных исправлений в документах.

Подписывать документы имеет возможность ограниченный круг лиц, которые определяются руководством или в рамках предприятия. Документ подписывается лично ответственным лицом.

Владелец или руководитель компании несет непосредственную ответственность за обеспечение фактов осуществления всех операций в первичных документах. Ответственный обеспечивает соблюдение всех требований бухгалтера по первичной документации по оформлению и представления первичных документов к учету со стороны всех подразделений организации.

Что делать, если нет первичных документов

На законодательном уровне если предприятие не имеет первички, его обязательно ждет штраф. Даже если компания решит сообщить о потере документов, проверка перенесет на сроки для их восстановления. Первичные документы необходимы для отчетности.

Юридические лица, кроме административного штрафа, при отсутствии первичных документов, получают и штрафные санкции. Суммы за недостающими документами, при проверке налоговой инспекцией, не учитываются при подсчете налога на прибыль, сумм НДС, других налогов, и, как следствие, компания платит 10-20% штрафа и пени от суммы недоимки по налогам. Именно поэтому важно хранить первичные документы, или предотвратить их возможную потерю, используя электронный документооборот.

Продолжительность хранения первичных документов

Сколько лет хранится первичная бухгалтерская документация

Сроки хранения документов первичной отчетности определяются согласно действующим нормативно-правовым актам по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденных центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.

Большинство первичных бухгалтерских документов хранятся в течение 3 лет, если они уже прошли проверку. В случае, если документ содержит информацию о финансовых операциях, он сохраняется в течение 5 лет.