Первинні документи в бухгалтерському обліку: види, вимоги, заповнення

первинні документи

Що таке первинні документи та їх роль на підприємстві. Первинні документи – це паперові або електронні документи, в яких зафіксована інформація про фінансові чи ділові відносини. Первинка використовується для підготовки та аудиту фінансової звітності підприємства. У бухобліку первинні документи підтверджують право власності організації на активи та розмір зобов’язань, а також як підтвердження нефінансових та фінансових операцій.

Види первинних документів

Основного переліку первинних документів немає. До їх списку, наприклад, можна віднести рахунок-фактуру, товарно-транспортна накладна, товарний чек, акт виконаних робіт, бухгалтерська довідка, видаткова накладна та ін.

Основні види первинних документів та їх пояснення:

  • Рахунок-фактура або інвойс – може відображатися у бухобліку господарської операції з постачання послуг чи товару без складання акту прийому-передачі у випадку його оплати, що підтверджує відповідний документ;
  • Видаткова накладна – підтверджує отримання або передачу послуг чи товарів;
  • Акт приймання виконаних робіт – зазначає завершення будь-яких послуг чи робіт та приймання їх стороною замовника за якістю та кількістю;
  • Бухгалтерська довідка – застосовується для підтвердження операцій, які були отримані розрахунковим шляхом, а також на підставі цього документа вносяться коригувальні записи в облікових реєстрах у зв’язку з виправленням помилок в бухобліку;
  • Касові ордери – використовуються для оформлення надходження та видачі коштів до каси;
  • Товарно-транспортна накладна – застосовується у разі перевезення продукції від постачальника до замовника.

Вимоги до складання первинних документів і правила оформлення

Первинні документи можуть бути як у паперовій, так і в електронній формі. Серед обов’язкових реквізитів первинних документів наступні:

  • Дата документа;
  • Назва документа;
  • Назва підприємства;
  • Зміст, обсяг та одиниця виміру операції;
  • Посади осіб, які є відповідальними за реалізацію операції та вірність її оформлення;
  • Підпис та інші дані, за допомогою яких можливо ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Відповідно до обов’язкових реквізитів той, хто може підписувати первинні документи, повинен нести відповідальність та брати участь в оформленні та здійсненні домовленостей. Також в первинні документи, залежно від їх специфіки, можуть додаватися додаткові реквізити: підстави для здійснення операції, дані документа особи-отримувача, номер документа, ідентифікаційний код підприємства з ЄДР.

Форма подачі первинних документів

Бухгалтер з первинної документації може подавати первинку як в паперовій так і електронній формі. Електронний документообіг передбачає замість звичайного підпису електронний цифровий підпис. Оригінал електронного документу на законодавчому рівні вважається його ж електронний примірник з такими реквізитами, як і в паперового, та е-підписом.

Тобто, якщо електронний документ було надіслано кільком контрагентам, то кожен з його примірників є оригіналом. Також, якщо документ є в електронному вигляді та в паперовому, то і той і той є оригіналом. Копія е-документу на папері – це роздрукований електронний документ.

Електронний документ, який сформований відповідно до вимог актуального законодавства з усіма реквізитами, має таку ж юридичну силу як і паперовий. Електронна первинка, як і будь-який інший е-документ, обов’язково має містити електронний цифровий підпис.

Сьогодні для ведення електронного документообігу є безліч провайдерів, що надають такі послуги. Формувати, підписувати та надсилати електронну первинку можливо у сервісах електронного документообігу від EDIN.

Паперові первинна бухгалтерія може подаватися у формах, що затвердженні органами влади як типові. Проте компанія має можливість розробити свій тип документу, який містить усі необхідні реквізити.

Заповнюються паперові первинні документи виключно темними чорнилами, а вільні рядки прокреслюють. Таким чином зменшується можливість непомітних виправлень у документах.

Підписувати документи має можливість обмежене коло осіб, які визначаються керівництвом, або в рамках підприємства. Документ підписується особисто відповідальною особою.

Власник або керівник компанії несе безпосередню відповідальність за забезпечення фактів здійснення всіх операцій у первинних документах. Відповідальний забезпечує дотримування всіх вимог бухгалтера з первинної документації щодо оформлення та подання первинних документів до обліку з боку всіх підрозділів організації.

Що робити, якщо немає первинних документів

На законодавчому рівні, якщо підприємство не має первинки, його обов’язково очікує штраф. Навіть якщо компанія вирішить повідомити про втрату документів, перевірку буде перенесено на строки для їх відновлення. Первинні документи необхідні для звітності.

Юридичні особи, крім адміністративного штрафу, за відсутності первинних документів, отримують й штрафні санкції. Суми за відсутніми документами, при перевірці податковою інспекцією, не враховуються під час підрахунку податку на прибуток, сум ПДВ, інших податків, і, як наслідок, компанія сплачує 10-20% штрафу та пеню від суми недоїмки з податків. Саме тому важливо зберігати первинні документи, або запобігти їх можливій втраті, використовуючи електронний документообіг.

Тривалість зберігання первинних документів

Скільки років зберігається первинна бухгалтерська документація

Строки зберігання документів первинної звітності визначаються згідно чинним нормативно-правовим актам з питань визначення строків зберігання документів, що затверджені центральним органом виконавчої влади , який забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи та діловодства.

Більшість первинних бухгалтерських документів зберігаються впродовж 3 років, якщо вони вже пройшли перевірку. У разі, якщо документ містить інформацію про фінансові операції, він зберігається впродовж 5 років.