Підпис договору онлайн сервіс електронних договорів для бізнесу

Коли компанія працює з десятками контрагентів, паперовий договір створює зайву роботу ще до початку співпраці. Документ потрібно роздрукувати, передати на підпис, надіслати іншій стороні та дочекатися повернення свого примірника. Якщо компанії працюють у різних містах або частина команди працює віддалено, процес стає ще тривалішим.

Підписати договір онлайн можна без друку та фізичного обміну паперовими примірниками. Але бізнесу важливо не просто накласти електронний підпис на файл, а й переконатися, що сторони підписують саме фінальну версію, перевірити підписи, передати документ контрагенту та зберегти електронний оригінал. Розберемося, як організувати цей процес.

Чи можна підписати договір онлайн і чи має він юридичну силу

Українське законодавство дозволяє укладати та підписати договір онлайн так само законно, як і на папері. Електронний документ прирівнюється до паперового оригіналу, якщо дотримано вимог законодавства про електронні документи та електронну ідентифікацію й довірчі послуги.

Водночас сам факт, що компанія створила PDF або відсканувала паперовий договір, ще не робить файл належно підписаним електронним документом. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає електронний оригінал як примірник документа з обов’язковими реквізитами, зокрема електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного відповідно до законодавства.

Як підписати договір онлайн: покрокова інструкція

Логіка підпису договору зводиться до трьох основних етапів: підготувати документ, обрати відповідний спосіб підписання та передати підписаний договір іншій стороні.

Підготуйте договір і перевірте реквізити

Перед підписанням переконайтеся, що перед вами саме фінальна версія договору. Це особливо важливо, якщо сторони кілька разів обмінювалися файлами та вносили зміни під час погодження.

Перевірте реквізити сторін, дати, номер договору, додатки та дані підписувачів. Якщо договір укладає компанія, переконайтеся, що людина, яка його підписує, має відповідні повноваження. Так ви зменшуєте ризик ситуації, коли сторони підписали різні версії або вже після підписання виявили помилку в документі.

Оберіть спосіб електронного підписання

Електронний підпис — це загальна категорія, яка охоплює різні види підписів із різним рівнем довіри. Для бізнес-договорів часто використовують кваліфікований електронний підпис — КЕП. Термін ЕЦП, або електронний цифровий підпис, досі часто поширений у побуті та пошукових запитах, зокрема у фразах на кшталт «підписання договору ЕЦП». В актуальному ж законодавстві використовують саме термін КЕП.

Важливо розуміти, що не всі електронні підписи мають однакову юридичну вагу — прості чи вдосконалені підписи не завжди підходять там, де закон вимагає саме КЕП.

Підпишіть договір і надішліть контрагенту

Коли обраний спосіб підписання та підготовлена фінальна версія документа, компанія накладає на нього електронний підпис і перевіряє результат. Після цього договір передають другій стороні, зазвичай через сервіс електронного документообігу. Коли контрагент теж підпише документ, обидві сторони повинні зберегти електронний оригінал, щоб за потреби перевірити накладені підписи.

Який електронний підпис використовувати для договору

Для підписання бізнес-договорів найчастіше використовують КЕП уповноваженого підписувача — керівника компанії або іншої особи з відповідними повноваженнями. Конкретний вид підпису варто обирати виходячи із законодавчих вимог до типу документа та домовленостей із контрагентом.

КЕП може зберігатися в різних форматах: файловий ключ, підпис на захищеному носії (токені) або хмарний підпис, залежно від того, яке рішення пропонує надавач електронних довірчих послуг.

Детальніше про особливості підписів можна прочитати в окремому матеріалі EDIN про електронний підпис для фізичних та юридичних осіб.

Що перевірити перед електронним підписанням договору

Перш ніж накладати підпис, варто пройтися коротким чек-листом:

• чи перед вами фінальна версія договору;
• чи правильно вказані сторони та їхні реквізити;
• чи має підписувач необхідні повноваження;
• чи додані всі додатки та інші частини договору;
• чи чинний сертифікат електронного підпису;
• чи обидві сторони працюють з однаковою версією документа;
• чи можна після завершення процесу перевірити накладені підписи.

Це базова перевірка, а не вичерпний перелік юридичних вимог. Для окремих видів договорів можуть діяти додаткові правила.

Як підписувати договори онлайн у сервісі «Вільний» від EDIN

Коли компанія регулярно працює з договорами, важливо організувати не лише їх підписання, а й процес обміну із контрагентами. Безкоштовний сервіс «Вільний» від EDIN дозволяє завантажити договір, передати документ іншій стороні та контролювати його статус до завершення процесу. Усі підписані у сервісі документи мають юридичну силу.

Завантаження та підписання договору

Готовий договір можна завантажити до сервісу разом із додатками та іншими пов’язаними файлами. Перед відправленням документ можна переглянути та підписати зручним способом, зокрема за допомогою КЕП, «Дія.Підпис» або хмарного підпису. Якщо компанія працює з великою кількістю документів, їх можна завантажувати й підписувати масово.

Надсилання договору контрагенту

Після підписання документ можна передати іншій стороні через сервіс. Контрагент отримує договір, ознайомлюється з ним і виконує необхідну дію з документом.

Для компанії це спрощує контроль обміну: замість договорів у різних поштових ланцюжках та месенджерах документи проходять через єдине середовище.

Зберігання та робота з підписаними документами

Після завершення підписання договору робота з ним не закінчується. Бізнесу потрібно зберігати електронний оригінал і за потреби швидко знаходити його серед інших документів.

У «Вільному» підписані документи зберігаються в сервісі. Їх можна шукати за темою, відправником або отримувачем, атрибутами й тегами, а реєстр — вивантажувати для подальшої роботи. За потреби компанія може масово завантажити документи єдиним архівом, тому договори та пов’язані з ними файли не потрібно збирати з різних листувань і папок.

Типові помилки під час підписання договору онлайн

Більшість проблем виникає не через складність самого електронного підпису, а через організацію процесу. Наприклад, співробітник може випадково надіслати контрагенту попередню версію договору або не перевірити отриманий документ.

Найпоширеніші помилки:

• Підписали не фінальну версію. Перед накладанням КЕП ще раз звірте файл із погодженим документом.
• Не перевірили реквізити. Перегляньте дані сторін, дати, номер договору та додатки до підписання.
• Документ підписала особа без необхідних повноважень. Перевірте повноваження підписувача від імені компанії.
• Замінили електронний підпис сканом. Зображення власноручного підпису у PDF не варто автоматично прирівнювати до належно підписаного електронного документа.
• Не перевірили сертифікат. Перед завершенням процесу перевірте чинність підпису та дані підписувача.
• Зберегли лише роздруківку. Для електронного документа важливо зберегти саме електронний оригінал із накладеними підписами.

Коли сервіс електронних договорів особливо корисний бізнесу

Що більше договорів проходить через компанію, то важливішим стає не саме вміння підписати договір онлайн, а керування всім процесом. Потрібно розуміти, де документ, яку версію погодили, хто його підписав і де знайти оригінал через кілька місяців.

Електронний формат особливо зручний для компаній, які працюють із контрагентами в різних містах, регулярно укладають договори та додаткові угоди, мають віддалених співробітників або передають на підпис значну кількість документів. У таких сценаріях сервіс електронного документообігу допомагає зібрати обмін, підписання та зберігання документів в одному процесі.

Поширені запитання про підписання договорів онлайн

Чи потрібно друкувати електронний договір після підписання?

Якщо сторони коректно створили та підписали електронний договір, саме цей примірник залишається оригіналом документа. Роздрукована версія не містить електронних підписів сторін. Водночас для окремих видів договорів можуть діяти спеціальні вимоги, які варто перевіряти окремо.

Чи можна підписати PDF-договір онлайн?

Так, якщо сервіс підтримує цей формат та обраний спосіб електронного підписання. Водночас PDF із відсканованим зображенням власноручного підпису та PDF, на який наклали електронний підпис, — це не одне й те саме.

Як перевірити електронний підпис на договорі?

Після отримання документа варто перевірити дані підписувача, чинність підпису та цілісність документа. Для цього можна скористатися відповідним сервісом перевірки, зокрема інструментом EDIN ID — перевірити електронний підпис.