PIM система та картка товару: як керувати товарною інформацією

Асортимент компанії зростає, з’являються нові категорії, варіанти товарів і канали продажу. Водночас інформація про товар часто зберігається одразу в кількох місцях: ERP, Excel-таблицях, документах, листуванні з постачальниками та локальних файлах різних відділів. У результаті назви, описи, характеристики, фото або ціни одного товару можуть відрізнятися залежно від джерела.

PIM система допомагає централізувати та впорядкувати ці дані. А правильно сформована картка товару стає основою, яку бізнес може використовувати для сайту, маркетплейсів, каталогів, прайс-листів і взаємодії з торговельними партнерами.

PIM система – що це таке

PIM, або Product Information Management, це система управління інформацією про продукти. Вона використовується для централізованого зберігання, структурування, доповнення, перевірки та подальшого поширення товарних даних.

Головна ідея PIM полягає в тому, щоб компанія працювала з єдиним узгодженим набором інформації про кожну товарну позицію, а не підтримувала десятки окремих таблиць і файлів.

PIM система не є просто базою з переліком товарів. У ній формується структура даних, встановлюються правила для атрибутів, контролюється заповненість карток і готується контент для передачі в різні канали.

Які дані зберігаються в PIM

Структура залежить від категорії товару та бізнес-процесів компанії. Для різних груп продукції набір полів може суттєво відрізнятися.

У PIM можуть зберігатися:

• назва товару;
• артикул або SKU;
• бренд;
• категорія;
• короткий і розширений опис;
• технічні характеристики;
• колір, матеріал, розмір та інші атрибути;
• одиниця виміру;
• вага та габарити;
• логістичні характеристики;
• GTIN або інші ідентифікатори;
• фото та інший медіаконтент;
• документи та сертифікати;
• локалізований контент для різних мов;
• комерційні поля, якщо цього потребує процес.

Наприклад, для побутової техніки важливими можуть бути потужність, клас енергоефективності та габарити, а для продуктів харчування – склад, вага, термін придатності та умови зберігання.

Тому універсального набору атрибутів для всіх товарів не існує.

Чим PIM відрізняється від ERP, DAM та інтернет-магазину

PIM, ERP, DAM і CMS або e-commerce-платформа працюють з різними типами даних та вирішують різні бізнес-завдання. Вони можуть обмінюватися інформацією та доповнювати одна одну, але не є взаємозамінними системами.

Наприклад, ERP може зберігати інформацію про залишок товару, PIM – його характеристики та опис, DAM – фотографії, а інтернет-магазин використовує підготовлені дані для формування сторінки продукту.

Тому PIM не потрібно розглядати як заміну всіх інших корпоративних систем. Її основна роль – організувати роботу з товарним контентом і створити централізоване джерело структурованих даних про продукти.

Що таке картка товару

Картка товару – це структурований набір даних, який ідентифікує конкретну товарну позицію та описує її властивості.

Це поняття ширше, ніж сторінка продукту в інтернет-магазині. Внутрішня картка може існувати в PIM, ERP або іншій корпоративній системі, а вже частина її даних використовується для створення публічної сторінки товару на сайті.

Одна структурована картка може стати джерелом даних одразу для кількох каналів: інтернет-магазину, мобільного застосунку, маркетплейсу, цифрового каталогу або B2B-прайс-листа.

Яка інформація має бути в картці товару

Набір залежить від категорії, каналу продажу та вимог конкретного покупця або партнера.

Зазвичай картка товару може містити:

• назву;
• артикул або SKU;
• бренд;
• категорію;
• GTIN за наявності;
• опис товару;
• основні атрибути;
• одиницю виміру;
• вагу та габарити;
• фотографії;
• логістичні параметри;
• документи чи сертифікати, якщо вони потрібні для цієї категорії.

Важливо не просто заповнити максимальну кількість полів, а визначити зрозумілу структуру даних і підтримувати її актуальність.

Наприклад, якщо постачальник змінює вагу упаковки, нове значення має потрапити до джерела правдивих даних, а потім використовуватися в усіх необхідних каналах.

Інформація про технічні та якісні характеристики товарів

Інформація про технічні та якісні характеристики товарів залежить від їхньої категорії та призначення.

До таких характеристик можуть належати:

• матеріал;
• склад;
• колір;
• розмір;
• вага;
• потужність;
• місткість;
• країна виробництва;
• термін придатності;
• умови зберігання;
• інші специфічні параметри.

Особливе значення має стандартизація. Якщо в одній картці вага вказана у грамах, у другій у кілограмах, а в третій одиниця виміру взагалі відсутня, автоматична обробка даних ускладнюється.

Єдині назви характеристик, одиниці виміру та допустимі значення допомагають використовувати товарні дані у фільтрах, пошуку, каталогах та під час передачі інформації партнерам.

Атрибути товару – що це та як їх структурувати

Атрибути товару – це окремі характеристики або властивості продукту, для яких зберігаються конкретні значення.

Наприклад:

• атрибут «Колір» – значення «Синій»;
• атрибут «Матеріал» – значення «Бавовна»;
• атрибут «Вага» – значення «500 г».

Такий підхід дозволяє працювати з характеристиками як зі структурованими даними, а не просто з текстом усередині опису товару.

Якщо компанія використовує різні варіанти назв одного атрибута, наприклад «Колір», «Кольори» та «Колір виробу», з часом у каталозі можуть виникати дублікати. Саме тому для атрибутів важливі єдині правила.

Обов’язкові та додаткові атрибути

Частина характеристик може бути необхідною для базової ідентифікації товару. Інші залежать від категорії або конкретного каналу.

Для одягу важливими будуть розмір, матеріал і колір. Для електроніки знадобиться зовсім інший набір технічних параметрів.

Також свої вимоги можуть встановлювати торговельні партнери або маркетплейси.

Тому замість одного універсального шаблону варто створювати моделі атрибутів для різних категорій товарів.

Атрибути для різних каналів і мов

Одна й та сама інформація може по-різному використовуватися в різних каналах.

На корпоративному сайті компанія може публікувати розширений маркетинговий опис. Для маркетплейсу знадобиться коротший текст і визначений набір характеристик. Для B2B-партнера основне значення можуть мати артикул, одиниця виміру, логістичні параметри та комерційна інформація.

Схожа ситуація виникає з локалізацією. Назва й опис можуть мати версії українською, англійською чи іншими мовами, тоді як числові технічні параметри залишаються спільними.

Це ще одна причина зберігати товарні дані централізовано.

Як створити артикул товару

Артикул допомагає компанії однозначно визначати конкретну товарну позицію або її варіацію у внутрішніх процесах.

Відповідаючи на питання, як створити артикул товару, насамперед потрібно враховувати логіку облікової системи компанії та структуру асортименту. Єдиного формату, який був би правильним для всіх бізнесів, немає.

Для різних кольорів, розмірів або комплектацій компанія може використовувати окремі артикули, якщо ці варіації потрібно розрізняти під час обліку й замовлення.

Якою має бути логіка артикулу

Хороша система артикулів має забезпечувати:

• унікальність;
• однозначність;
• стабільність;
• відсутність дублів;
• коректну роботу у внутрішніх системах.

Не варто намагатися закодувати в артикулі всю інформацію про продукт. Якщо код містить забагато змінних характеристик, його доведеться змінювати разом зі змінами товару.

Практичніше, коли артикул стабільно ідентифікує позицію, а характеристики зберігаються в окремих полях.

Артикул, SKU, GTIN і штрихкод – у чому різниця

Артикул або SKU може використовуватися як внутрішній чи комерційний код товарної позиції в системі конкретної компанії.

GTIN має інше призначення. Це стандартизований глобальний ідентифікатор торгової одиниці.

Штрихкод, своєю чергою, є машинозчитуваним способом представлення ідентифікатора. Тому артикул, GTIN і штрихкод не варто використовувати як взаємозамінні поняття.

Товарна інформація – які форми вона має

Товарна інформація – це сукупність даних, що ідентифікують продукт, описують його властивості та допомагають використовувати його у внутрішніх процесах, продажах і комунікації з покупцями.

Основні форми товарної інформації можна умовно розділити на кілька груп.

Текстова інформація

Назва, опис, бренд, склад, інструкція з використання.

Числова інформація

Вага, габарити, об’єм, потужність, кількість одиниць в упаковці.

Довідникова інформація

Категорія, тип товару, матеріал, колір, одиниця виміру.

Графічна інформація

Фото товару, зображення упаковки, схеми.

Документальна інформація

Сертифікати, специфікації, інструкції та інші документи, необхідні для конкретного продукту.

Такі форми товарної інформації бажано не зберігати ізольовано в різних відділах, а зв’язувати з конкретною товарною позицією.

Як організувати управління товарною інформацією

Починати варто не з вибору програмного забезпечення, а з правил роботи з даними.

Практичний процес може виглядати так:

1. Визначити основне джерело товарних даних.
2. Сформувати категорії продукції.
3. Створити модель атрибутів для кожної категорії.
4. Визначити правила для назв, одиниць виміру та значень.
5. Призначити відповідальних за окремі групи даних.
6. Очистити дублікати й суперечливі значення.
7. Перевірити заповненість карток.
8. Налаштувати процес оновлення та передачі даних у потрібні канали.

Цінність такого підходу полягає не просто у створенні великої бази. Бізнес отримує контроль над якістю та актуальністю інформації.

Як уникнути дублювання та різних версій картки товару

Типова проблема виникає, коли категорійний менеджер працює у своїй таблиці, маркетинг має окремий файл з описами, e-commerce самостійно виправляє характеристики, а партнерам надсилаються ще інші версії.

Після кількох оновлень стає складно визначити, яка інформація правильна.

Єдине джерело даних і зрозумілий порядок внесення змін допомагають уникати таких ситуацій. Якщо характеристика товару змінюється, спочатку оновлюється основне джерело, після чого нове значення можна використовувати в інших каналах.

Хто відповідає за товарні дані

До роботи з картками можуть бути залучені категорійні менеджери, маркетинг, логістика, закупівлі, e-commerce, виробники та постачальники.

Водночас для кожної групи даних бажано визначити відповідального. Наприклад, маркетинг може відповідати за опис, логістика за габарити упаковки, а категорійний менеджер за структуру асортименту.

Важливо також встановити правила, хто може створювати, перевіряти та змінювати інформацію.

Коли бізнесу потрібна PIM система

Потреба в централізованому управлінні даними зростає разом зі складністю каталогу.

Розглянути PIM доцільно, якщо компанія має:

• великий асортимент;
• багато категорій та атрибутів;
• кілька мовних версій;
• декілька каналів продажу;
• багато постачальників;
• часті зміни характеристик;
• значний обсяг ручного перенесення даних;
• різні версії карток товарів у партнерів або каналах.

Наприклад, дистриб’ютору з тисячами позицій складно підтримувати характеристики окремо в Excel, на сайті та у файлах для партнерів. Централізована модель значно спрощує контроль над такими даними.

Водночас невеликому бізнесу з десятками позицій та одним каналом продажу повноцінна PIM може бути надлишковою. У такій ситуації важливіше спочатку впорядкувати сам процес роботи з інформацією.

Як передавати товарну інформацію покупцям і торговельним партнерам

Навіть якісно структуровані дані мають цінність лише тоді, коли бізнес може ефективно використовувати їх у своїх процесах.

Після підготовки карток постає наступне завдання – передати актуальний асортимент, товарні характеристики, логістичну та комерційну інформацію покупцям.

Це вже окремий етап роботи, який не потрібно змішувати з функціями PIM. PIM допомагає організувати й підготувати інформацію, а для її практичної передачі торговельним партнерам можуть використовуватися спеціалізовані B2B-сервіси.

Як «Є-Товар» EDIN доповнює роботу з товарною інформацією

Коли структура асортименту вже впорядкована, постачальнику потрібно представити товари потенційним покупцям і підтримувати актуальну товарну пропозицію.

Для цього можна використовувати сервіс «Є-Товар» EDIN. Він дозволяє продавцю розміщувати свій асортимент на B2B-майданчику, завантажувати прайс-лист і представляти продукцію покупцям.

Замовлення надходять продавцю через єдиний канал, а сервіс також підтримує інтеграцію з обліковою системою.

«Є-Товар» не замінює PIM. Це окремий практичний канал, через який уже підготовлену товарну пропозицію можна представити торговельним партнерам.

Від картки товару до прайс-листа

Логіка процесу може виглядати так:

Наприклад, виробник підтримує назви, артикули, характеристики та логістичні параметри у своїй внутрішній системі. Після перевірки цих даних він формує актуальну пропозицію для покупців і завантажує прайс-лист у сервіс.

Так компанія розділяє два процеси: управління інформацією про продукти та її подальше використання у взаємодії з торговельними партнерами.

Що отримує продавець у «Є-Товар»

Сервіс дає продавцю можливість:

• представити свій асортимент покупцям;
• завантажувати прайс-лист;
• використовувати B2B-майданчик для представлення продукції;
• отримувати замовлення через єдиний канал;
• інтегрувати сервіс з обліковою системою.

Якщо товарні дані вже структуровані та готові до використання у продажах, можна спробувати «Є-Товар» і організувати окремий канал взаємодії з покупцями.

Управління товарною інформацією – з чого почати

Перший крок – визначити, де зберігаються правдиві дані про товар і хто відповідає за їхню актуальність. Далі потрібно сформувати структуру картки, категорії, атрибути, правила для артикулів і єдині вимоги до значень.

Коли товарна інформація впорядкована, можна переходити до автоматизації її використання в різних каналах. Для виробників і постачальників одним із таких сценаріїв є передача актуальної товарної пропозиції покупцям через «Є-Товар» EDIN.

Поширені запитання про PIM і товарну інформацію

Що таке PIM система простими словами?

PIM — це система для централізованої роботи з інформацією про товари. Вона допомагає зберігати, структурувати, перевіряти й готувати товарні дані для різних каналів.

Що таке картка товару?

Картка товару — це структурований набір даних про конкретну товарну позицію. Вона може включати назву, артикул, бренд, категорію, характеристики, фото, логістичні параметри та інші дані залежно від товару і бізнес-процесу.

Що таке атрибут товару?

Атрибут — це окрема властивість продукту, якій відповідає певне значення. Наприклад, для атрибута «Матеріал» значенням може бути «Бавовна», а для атрибута «Вага» — «500 г».

Як створити артикул товару?

Артикул має однозначно ідентифікувати товарну позицію у внутрішній системі компанії. Його формат залежить від структури асортименту та правил обліку, тому універсальної схеми для всіх компаній немає.

Чим PIM відрізняється від ERP?

ERP переважно керує ресурсами та операційними процесами, а PIM зосереджується на структурі, характеристиках і контенті товарів. Системи можуть доповнювати одна одну та обмінюватися необхідними даними.

Як передавати товарну інформацію покупцям?

Спочатку дані варто структурувати та перевірити у внутрішньому джерелі або PIM. Після цього їх можна використовувати на сайті, маркетплейсах, у каталогах, прайс-листах і спеціалізованих B2B-каналах для взаємодії з торговельними партнерами.