Простежуваність харчових продуктів у ланцюгу постачання

Якщо після скарги споживача або виявлення небезпечної партії компанія не може швидко встановити, звідки надійшов товар, кому його передали та які документи супроводжували поставку, локалізувати проблему стає складніше. Для харчового бізнесу це особливо критично, адже одна партія може пройти через виробника, дистриб’ютора, логістичний центр і торговельну мережу.

Простежуваність створює інформаційний зв’язок між цими етапами. Вона допомагає відновити рух продукції в ланцюгу постачання, ідентифікувати пов’язані партії та швидше знайти потрібні дані у разі невідповідності.

Що таке простежуваність

Простежуваність – це можливість ідентифікувати та відстежити харчовий продукт, пов’язаних операторів ринку та умови його руху на різних стадіях виробництва, переробки й обігу.

Саме такий зміст закріплений у законодавстві України. Закон № 771/97-ВР пов’язує простежуваність із можливістю встановити походження харчового продукту та умови його постачання на різних етапах ланцюга. Законодавство України

Для бізнесу це означає, що за конкретною продукцією або партією має бути можливо відновити ключовий інформаційний ланцюг: звідки вона надійшла, куди була передана та які операції або документи були з нею пов’язані.

Навіщо потрібна простежуваність харчових продуктів

Простежуваність харчових продуктів потрібна не лише для виконання регуляторних вимог. Вона має практичне значення для щоденної роботи виробників, дистриб’юторів, логістичних центрів і торговельних мереж.

Вона допомагає:

• встановити походження конкретної продукції;
• визначити постачальника;
• знайти одержувача певної партії;
• локалізувати продукцію у разі невідповідності;
• пов’язати товар із супровідними документами;
• підтримати процедури вилучення або відкликання небезпечної продукції.

При цьому сама наявність системи простежуваності не є гарантією безпечності продукту. Вона допомагає швидко знайти інформацію та відновити ланцюг руху товару, але працює разом з іншими процедурами управління безпечністю.

Які вимоги до простежуваності встановлює законодавство

Стаття 22 Закону України № 771/97-ВР передбачає забезпечення простежуваності харчових продуктів на стадіях виробництва та обігу. Законодавче визначення також прямо пов’язує цей принцип із можливістю ідентифікувати оператора ринку, час, місце, предмет та інші умови поставки, достатні для встановлення походження продукції. Законодавство України

На практиці оператору ринку важливо мати систему або процедуру, яка дозволяє швидко систематизувати такі дані.

Не варто при цьому створювати універсальний список обов’язкових реквізитів для будь-якого підприємства. Конкретний набір інформації залежить від виду діяльності, продукції, процесів підприємства та чинних нормативних вимог.

Так само строки зберігання окремих документів потрібно визначати на підставі застосовних норм, а не встановлювати довільно.

Як простежуваність пов’язана з НАССР

Простежуваність НАССР підтримує систему управління безпечністю харчових продуктів, але не є окремим із семи принципів HACCP.

Її роль полягає в тому, щоб допомогти підприємству встановити походження продукції, відновити рух партії, знайти пов’язані документи та швидше реагувати на ризики або невідповідності.

Наприклад, якщо виявлено проблему з певною партією сировини, простежуваність допомагає визначити, у виробництві яких продуктів вона могла використовуватися та куди ці продукти були передані.

Тому процедури простежуваності варто розглядати як важливу підтримувальну частину системи безпечності, а не як заміну внутрішнім процедурам HACCP.

Як працює принцип простежуваності в ланцюгу постачання

Одна з базових практичних моделей – принцип «один крок назад – один крок вперед».

Компанія повинна мати можливість встановити:

• від кого отримано конкретну продукцію або сировину;
• кому вона була передана далі.

Для виробника це може означати зв’язок між постачальником сировини та готовою продукцією. Для дистриб’ютора – між отриманою партією та її подальшими відвантаженнями магазинам.

Простежуваність продукції особливо важлива в ланцюгах, де один товар проходить через кілька незалежних компаній. Кожна сторона відповідає за свій сегмент даних, а разом вони дозволяють відновити загальну картину руху.

Ідентифікація партії товару

Номер партії або лота дозволяє пов’язати конкретний обсяг продукції з виробництвом, поставкою та супровідними документами.

Універсального формату номера партії для всіх підприємств немає. Важливо, щоб прийнята компанією система дозволяла однозначно знайти потрібну продукцію та пов’язані з нею записи.

Наприклад, якщо на склад надійшло декілька поставок одного й того самого SKU в різні дні, саме партія допомагає відрізнити одну поставку від іншої.

Яку інформацію потрібно пов’язувати з партією

Практично з партією можуть бути пов’язані:

• ідентифікатор товару;
• номер партії або лота;
• постачальник;
• одержувач;
• дата виробництва або поставки;
• кількість;
• дані про відвантаження;
• супровідні документи;
• документи щодо якості.

Це не універсально затверджений законом шаблон картки простежуваності. Набір даних залежить від конкретного процесу та нормативних вимог до певної продукції.

Що має містити процедура простежуваності

Процедура простежуваності повинна відповідати реальному процесу підприємства, а не існувати лише як формальний документ.

Практичну логіку можна побудувати так:

1. Визначити, які продукти та процеси охоплює процедура.
2. Встановити спосіб ідентифікації товарів і партій.
3. Визначити джерела вхідної та вихідної інформації.
4. Призначити відповідальних за внесення й перевірку даних.
5. Забезпечити зв’язок між отриманою та відвантаженою продукцією.
6. Визначити порядок дій при виявленні невідповідності.
7. Періодично перевіряти, чи можна реально відновити ланцюг руху партії.

Форма такої процедури може відрізнятися залежно від підприємства. Важливіше не назва документа, а те, чи дозволяє система на практиці знайти потрібну інформацію.

Приклад простежуваності харчового продукту

Розглянемо спрощений ланцюг: виробник → дистриб’ютор або логістичний центр → магазин.

Таблиця нижче є навчальним прикладом і не є універсальною нормативною формою.

Наприклад, якщо магазин отримав повідомлення про невідповідність конкретної партії, він має можливість визначити, від кого вона надійшла. Дистриб’ютор, своєю чергою, може встановити пов’язану поставку від виробника.

Так формується безперервний інформаційний ланцюг.

Які помилки ускладнюють простежуваність

Навіть якщо компанія зберігає великий обсяг документів, це ще не означає, що потрібну інформацію можна швидко знайти.

Типові проблеми:

• номер партії не фіксується або втрачається між системами;
• один товар має різні ідентифікатори у партнерів;
• дані переносяться вручну;
• документи зберігаються окремо від інформації про відвантаження;
• складно швидко визначити одержувача партії;
• дані між партнерами не синхронізовані.

Особливо складними є ситуації, коли номер партії є лише в одному документі, а відвантаження, замовлення та документи щодо якості зберігаються в різних місцях без зрозумілого зв’язку.

Як цифровий обмін даними допомагає підтримувати простежуваність

Внутрішнього обліку одного підприємства недостатньо, якщо товар рухається між кількома незалежними компаніями.

Постачальник, дистриб’ютор і торговельна мережа повинні передавати одна одній дані про замовлення, відвантаження, приймання та пов’язані документи.

Електронний структурований обмін допомагає зменшити ручне дублювання інформації та кількість ситуацій, коли дані переносяться з одного документа в інший вручну.

Це не замінює внутрішню систему простежуваності підприємства, але допомагає підтримувати інформаційний зв’язок між учасниками ланцюга поставки.

Як EDI Network пов’язаний із простежуваністю поставок

EDI Network не є повною системою traceability та не замінює HACCP-процедури підприємства. Його роль полягає в автоматизації електронного обміну структурованими даними та документами між торговельними партнерами.

У сценаріях EDI постачальник може передавати покупцю повідомлення про відвантаження DESADV. В актуальній структурі документа EDIN додано опційне поле «Дата виготовлення товару» (MANUFACTUREDATE). У документації EDIN прямо зазначено, що поле додане, зокрема, для забезпечення простежуваності товару та контролю термінів придатності. Вики

Це хороший приклад того, як структуровані дані можуть супроводжувати конкретне відвантаження та бути доступними іншому учаснику ланцюга.

Документи з якості та номер партії

В екосистемі EDIN сервіс «Е-Сертифікати» дозволяє працювати з документами щодо якості та пов’язувати їх із конкретною продукцією.

Для сертифікатів, виданих на певну партію, в документації передбачено поле номера партії. EDIN

Під час роботи з DESADV система також дозволяє шукати опубліковані сертифікати за номером сертифіката, прив’язаними товарами та номером партії. Для обраних сертифікатів автоматично формуються зв’язки з відповідними відвантаженнями й товарами. EDIN

Цей функціонал доповнює EDI-сценарій, але сам по собі не формує повну систему простежуваності підприємства.

Коли електронний обмін особливо корисний

Електронний обмін даними особливо актуальний, якщо компанія:

• працює з великою кількістю постачальників;
• регулярно отримує або відправляє багато партій продукції;
• має значний потік замовлень та відвантажень;
• часто працює з документами щодо якості;
• повинна швидко знаходити пов’язані поставки;
• прагне зменшити ручне перенесення даних.

У таких процесах можна підключити EDI Network, щоб організувати структурований електронний обмін даними про замовлення та поставки між партнерами.

Що варто перевірити у своїй системі простежуваності

Практичну перевірку можна почати не з документації, а з кількох простих запитань:

• Чи можна за конкретною партією швидко визначити постачальника?
• Чи можна встановити, кому цю партію передали?
• Чи пов’язаний номер партії з товаром та конкретним відвантаженням?
• Чи можна знайти супровідні документи без ручного перегляду десятків файлів?
• Чи можна відновити ланцюг руху продукції між партнерами?
• Чи працює процедура, якщо потрібно швидко локалізувати проблемну партію?

Якщо на частину цих питань складно відповісти без тривалого ручного пошуку, варто переглянути не лише саму процедуру простежуваності, а й те, як дані передаються та зв’язуються між учасниками ланцюга постачання.

Поширені запитання про простежуваність харчових продуктів

Що таке простежуваність харчових продуктів?

Простежуваність — це можливість ідентифікувати та відстежити харчовий продукт, пов’язаних операторів ринку та умови його руху на різних стадіях виробництва, переробки й обігу.

Навіщо бізнесу потрібна простежуваність?

Вона допомагає встановити походження продукції, визначити постачальника й одержувача партії, знайти пов’язані документи та швидше локалізувати продукцію у разі невідповідності.

Чи є простежуваність одним із принципів HACCP?

Ні. Простежуваність підтримує систему управління безпечністю харчових продуктів, але не є окремим із семи принципів HACCP.

Що означає принцип «один крок назад — один крок вперед»?

Підприємство має мати можливість встановити, від кого отримало конкретну продукцію або сировину та кому передало її далі. Це дає змогу відновити рух партії між учасниками ланцюга постачання.

Які дані зазвичай пов’язують із партією товару?

Залежно від процесу це можуть бути ідентифікатор товару, номер партії, постачальник, одержувач, дата виробництва або поставки, кількість, дані про відвантаження та супровідні документи.

Чи є EDI Network повною системою простежуваності?

Ні. EDI Network не замінює HACCP-процедури або внутрішню систему traceability підприємства. Його роль — автоматизувати структурований обмін даними та документами між торговельними партнерами.