Рахунок на оплату онлайн: як створити та виставити рахунок контрагенту

Рахунок на оплату – це типовий документ, який використовується у відносинах між компаніями, між компанією та постачальником, між компанією та підрядником, а також між компанією та приватними особами. Продавець або виконавець використовує його для того, щоб повідомити контрагента, за що потрібно сплатити, яку суму та за якими банківськими реквізитами.

У найпростішому випадку потрібно просто підготувати рахунок онлайн або в обліковій програмі, перевірити дані і відправити його клієнту. Але коли таких операцій стає доволі багато, ручне створення файлів і надсилання їх електронною поштою забирає дедалі більше часу. У такому випадку доцільніше включити рахунки в єдиний електронний документообіг з вашим партнером.

Рахунок на оплату: для чого він потрібен бізнесу

У B2B-процесі рахунок виконує просту функцію. Завдяки йому продавець або виконавець інформує покупця про те, які саме товари чи послуги підлягають оплаті, у якому обсязі, за якою ціною та за якими банківськими реквізитами слід здійснити транзакцію.

При цьому рахунок не варто плутати з договором, видатковою чи податковою накладною або актом. Кожен із цих документів виконує свою функцію, а сам факт виставлення рахунку не підтверджує, що товар уже поставили або послуга була надана.

Чи є рахунок на оплату первинним документом

За своїм типовим призначенням рахунок має інформаційний характер. Класична позиція Міністерства фінансів України полягає в тому, що він сам по собі не фіксує факт господарської операції. Для підтвердження операції використовують документи, які відповідають вимогам до первинних документів, зокрема тим, що визначені статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Водночас за певних умов рахунок-фактура (інвойс) може виконувати функцію первинного документа. Тому визначальними є не назва документа, а його зміст, реквізити та те, чи фіксує він фактично здійснену господарську операцію.

Які дані варто вказати в рахунку на оплату

Єдиної універсальної форми рахунку для всіх бізнес-сценаріїв немає. На практиці компанії формують документ так, щоб покупець міг однозначно зрозуміти, кому, за що і скільки потрібно сплатити.

Зазвичай у рахунку зазначають:

• номер і дату документа;
• назву та реквізити продавця або виконавця;
• дані покупця чи замовника;
• банківські реквізити отримувача коштів;
• номер договору, замовлення або іншу підставу, якщо вона використовується в процесі;
• назву товарів або послуг;
• кількість чи обсяг;
• ціну за одиницю;
• загальну суму;
• ПДВ, якщо він застосовується;
• валюту та умови оплати.

Це практичний набір даних, а не встановлений для всіх випадків обов’язковий шаблон. Конкретне наповнення рахунку залежить від домовленостей між сторонами та внутрішніх бізнес-процесів компанії.

Як створити рахунок на оплату

Щоб створити рахунок на оплату, спочатку визначте контрагента та підставу для платежу, наприклад, договір або конкретне замовлення. Далі додайте товари чи послуги, їх кількість, ціну та за потреби ПДВ.

Після цього перевірте загальну суму та внесіть банківські реквізити отримувача. Документу також присвоюють номер і дату відповідно до правил обліку, прийнятих у компанії.

Перед відправленням варто ще раз перевірити всі дані. Навіть невелика помилка в IBAN, сумі або інформації про контрагента може затримати оплату та потребувати повторного виставлення документа.

Таким чином, відповідь на запитання, як зробити рахунок на оплату, зводиться не лише до заповнення форми. Важливо правильно перенести дані з договору чи замовлення, перевірити розрахунки та передати контрагенту актуальну версію документа.

Процес створення рахунку онлайн без помилок

Коли компанія регулярно формує десятки чи сотні рахунків, значну частину часу забирає не саме створення документа, а ручна робота з даними та їх перевірка.

Перед відправленням кожного рахунку співробітникам доводиться звіряти:

• назву та дані контрагента;
• номер договору або замовлення;
• перелік товарів чи послуг;
• кількість і ціни;
• ПДВ;
• загальну суму;
• валюту;
• банківські реквізити.

Тому все більше компаній відмовляються від паперових рахунків на користь електронного формату. Якщо створювати рахунок онлайн на основі даних з облікової системи або попереднього замовлення, їх не потрібно щоразу переносити вручну. Це скорочує рутинну роботу та допомагає уникати помилок через повторне введення інформації.

Як виставити рахунок на оплату контрагенту

Створення документа є лише першим етапом процесу. Щоб виставити рахунок, його потрібно передати конкретному покупцю або замовнику погодженим способом.

Найпростішим способом це зробити – зберегти його у PDF-файлі і надіслати електронною поштою або в месенджері. Проте такий спосіб підходить переважно для поодиноких угод.

Коли виникає потреба регулярно виставляти рахунки численним партнерам, надсилання файлів поштою створює хаос у листуванні та ускладнює відстеження актуальної версії документа. Для таких випадків зручніший електронний обмін документами.

Виставити рахунок онлайн: що відбувається після відправлення

Після того як компанія вирішила виставити рахунок онлайн, контрагент отримує документ, перевіряє інформацію та проводить оплату або звертається для уточнення даних.

Якщо рахунок на оплату онлайн є частиною регулярних поставок, важливо бачити не лише окремий документ, а весь пов’язаний процес. Наприклад, рахунок може формуватися на підставі замовлення або підтвердження замовлення та залишатися в одному ланцюжку з іншими документами.

Це особливо важливо для компаній, де з одним замовленням працюють одразу кілька співробітників або де щодня обробляється великий потік документів.

Типові помилки під час створення та виставлення рахунків

Ручна робота з документами збільшує ризик помилок, особливо коли інформацію доводиться переносити між листами, таблицями та обліковою системою.

Серед поширених проблем:

• неправильний IBAN або інші банківські реквізити;
• помилка в назві чи коді ЄДРПОУ контрагента;
• неправильна ціна, сума або ПДВ;
• відсутність номера договору чи замовлення, якщо він потрібен для ідентифікації платежу;
• дублювання номерів документів;
• надсилання контрагенту застарілої версії рахунку;
• помилки під час ручного перенесення інформації між різними системами.

Значну частину цих проблем дозволяє усунути автоматизація документообігу, коли дані заповнюються автоматично на основі вже наявних системних записів.

Коли ручне виставлення рахунків перестає бути зручним

На початкових етапах розвитку бізнесу сформувати рахунок вручну в текстовому чи табличному форматі здається простим завданням. Однак у міру зростання компанії цей підхід починає забирати все більше ресурсів.

Особливо це відчутно, коли дані спочатку створюють у BAS або ERP, потім вручну переносять в інший сервіс, формують файл і окремо відправляють покупцю. Якщо до процесу залучені менеджери, бухгалтерія, логістика та інші відділи, знайти актуальний документ або перевірити його зв’язок із конкретним замовленням також стає складніше.

У такому разі виставлення рахунків доцільно включити в єдиний електронний процес разом із замовленнями, підтвердженнями, повідомленнями про відвантаження та іншими документами.

Як обмінюватися рахунками онлайн через EDI Network

Що більше рахунків отримує та виставляє компанія, то складніше працювати з ними вручну. Спростити цей процес можна за допомогою EDI Network – платформи EDIN для електронного обміну документами між постачальниками, торговельними мережами та іншими бізнес-партнерами.

Електронний рахунок у системі оформлюється як документ INVOICE, який містить дані щодо оплати товарів і послуг. Його можна створити на основі вже отриманого «Замовлення» або «Підтвердження замовлення». Частина даних із попереднього документа переноситься автоматично, тому співробітникам не потрібно вводити ту саму інформацію повторно.

Електронний обмін рахунками допомагає навести лад у документообігу, скоротити кількість ручних операцій і спростити роботу з великим потоком документів.

Автоматизація рахунків через BAS, ERP або API

Для компаній із великим документообігом електронний обмін можна інтегрувати з BAS, ERP або іншою обліковою системою. Дані рахунку формуються безпосередньо у внутрішній системі компанії та передаються в електронний документообіг без повторного ручного внесення.

Такий підхід допомагає скоротити рутинну роботу та ризик помилок, особливо коли рахунок є частиною ширшого ланцюжка документів за одним замовленням.