СЭД также называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами. Процесс документооборота включает в себя еще workflow - рабочую последовательность в рамках одного бизнес-процесса. В данном случае - это получение документа, его визирование, отправка и т.п.
Структура СЭД
Система электронного документооборота состоит из нескольких важных модулей для поддержания ввода данных, индексирования, обработки документов, управления доступом, маршрутизации документов, системной интеграции, хранения.
Каждый из этих модулей отвечает за последовательность и основные принципы документооборота в системе:
- единоразовая регистрация документа с последующей его идентификацией;
- параллельное выполнение задач с возможностью сокращения времени их движения и оперативностью их выполнения;
- непрерывное движение документа с возможностью определения ответственного за его исполнение;
- одна база хранения документации с исключением дублирования;
- эффективная система поиска документов;
- оптимизированная система отчетности.
Функционал СЭД
СЭД - автоматизация бизнес-среды. Работа с документами в системе предполагает их движение и обработку в рамках одного программного инструментария. С какими видами документов работает система электронного документооборота:
- Бизнес-процессы компании:
- управление проектами;
- закупки;
- финансы;
- сбыт;
- организационно распорядительные процессы.
- Документационное обеспечение бизнес-процессов:
- управление проектной документацией;
- управление договорами;
- управление тендерной документацией;
- управление претензионно-исковой работой;
- управление приказами и распоряжениями;
- управление входящими и исходящими;
- Архивное хранение корпоративных документов:
- электронный архив проектных документов;
- электронный архив договоров;
- электронный архив поставщика;
- электронный архив клиента;
- электронный архив финансовых документов;
- электронный архив организационно-распорядительных документов.
Как выбрать СЭД
Рынок предлагает много качественных вариантов, но тратить время на изучение их всех - не целесообразно, поскольку каждый будет доказывать, что его решение лучшее. Выбирать систему электронного документооборота необходимо в зависимости от задач компании и их сложности.
Критерии выбора СЭД:
- цели внедрения системы электронного документооборота;
- структура и масштаб компании;
- уровень подготовки собственных ресурсов
Если компания большая и требует передачи документов как с контрагентами, так и внутри, с настройкой уникальных цепочек и возможностью передавать структурированные и неструктурированные данные, то стоит выбирать систему с гибкими настройками и возможностью архивирования большого количества информации. Если же масштаб компании не крупный и задачи достаточно локальные и конвейерные, то можно ограничиться простой и узко функциональной системой.
Внедрение СЭД
Процесс внедрения системы электронного документооборота может иметь несколько направлений. Они зависят от возможностей компании на этапе, когда система еще не внедрена, и от ожидаемых результатов. Каждый путь отличается процессом установки, сопутствующими задачами и итогами:
- Интеграция - в уже имеющуюся учетную систему, привычную для сотрудников, внедряется внешний сервис. Для пользователей последовательность работы не меняется, но внутри процессы оптимизированы лучше.
- Новое готовое решение с обучением. Это может быть как замена с переводом со старого, так и полностью новое понятие рабочего инструмента в компании. В любом случае, такая установка системы требует обучения и времени для уверенного пользования.
- Внедрение системы с необходимыми доработками для компании требуется в том случае, когда бизнес-процессы предусматривают уникальную цепочку передачи данных, то есть стандартные разработанные решения не до конца подходят.
Этапы внедрения СЭД
Независимо от выбора направления, схема внедрения системы электронного документооборота в основном проходит по одному пути. Конечно различия присутствуют, хотя бы по той причине, что сервисы могут внедряться разные. Чтобы установить систему нужно:
- исследовать текущее положении компании, подготовить план внедрения;
- адаптировать СЭД под имеющиеся мощности компании;
- протестировать сервис;
- обучить персонал;
- внести правки и доработки в процессе эксплуатации.
Перед самим процессом внедрения СЭД, необходимо провести предварительную оценку эффективности той или иной системы в бизнес-процессах компании. Важно понимать, что сервис должен себя окупить, а не привнести минус в предприятие.
Плюсы внедрения СЭД
Для многих структур внедрение СЭД означает отказ от привычной бумажной работы. Новый функционал е-документооборота кажется сложным и запутанным, но его актуальность в бизнес-процессах многих компаний лишь подтверждает значительную пользу, которую предоставляет автоматизация:
- Архивирование и управление информацией, регламентирование доступа
- Экономия ресурсов за счет уменьшения расходов на бумажное деловодство
- Структуризация деятельности каждого сотрудника
- Оптимизация бизнес-процессов
- Обеспечение прозрачности деятельности организации
- Поддержка системы контроля качества
Возможные минусы СЭД
Помимо явных плюсов от внедрения ЭДО, некоторые системы могут иметь и явные минусы. Таких недостатков может быть несколько. И первый - плохая работа техподдержки. Если ошибка на стороне заказчика была устранена несвоевременно - это может послужить для него финансовой потерей.
Ограниченная функциональность системы, которая, скорее всего, подкреплена невысокой стоимостью. Но выбирать столь важный функционал стоит в соответствии с требованиями, ведь если система “не потянет” задачи, то ее придется либо расширять, либо менять на другую.
Сложности в понимании системы персоналом. В этом случае не стоит полагаться на свои собственные силы и пытаться разобраться в ней самостоятельно. Для этого компания, которая является ее поставщиком, обязана провести обучение и постоянно быть “на связи” для возможной необходимости объяснить тот или иной функционал.
Возникают ошибки при работе в СЭД. В таком случае, скорее всего были недоработки при ее внедрении. Не стоит пытаться все исправить самому - это работа поставщика системы. Важно уведомить о подобном сразу, поскольку в дальнейшем система может не обновляться или вообще “слететь”.
Внедрение СЭД в компаниях упрощает и сокращает этапы делопроизводства и позволяет сосредоточиться на бизнес-процессах. Уменьшение рутинных горизонтальных задач стимулирует структуру ставить вертикальные цели, что способствует развитию ресурсов и компании в целом.