Що таке СЕД: як правильно вибрати і запровадити ЭДО

СЕД (система електронного документообігу) – програмне забезпечення з можливістю створювати документи, поширювати і контролювати ланцюжок їх передачі всередині мережі. Створений всередині ресурсу, електронний документ має свої атрибути для швидкого пошуку: дата, автор, назва.

СЕД також називають EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управління електронними документами. Процес документообігу включає в себе ще workflow – робочу послідовність в рамках одного бізнес-процесу. В даному випадку – це отримання документа, його візування, відправка і т.п.

Структура СЕД

Система електронного документообігу складається з декількох важливих модулів для підтримки введення даних, індексування, обробки документів, управління доступом, маршрутизації документів, системної інтеграції, зберігання.

Кожен з цих модулів відповідає за послідовність і основні принципи документообігу в системі:

одноразова реєстрація документа з подальшою його ідентифікацією;
паралельне виконання завдань з можливістю скорочення часу їх руху і оперативністю їх виконання;
безперервний рух документа з можливістю визначення відповідального за його виконання;
одна база зберігання документації з виключенням дублювання;
ефективна система пошуку документів;
оптимізована система звітності.

Функціонал СЕД

СЕД – автоматизація бізнес-середовища. Робота з документами в системі передбачає їх рух і обробку в рамках одного програмного інструментарію. З якими видами документів працює система електронного документообігу:

Бізнес-процеси компанії:

управління проектами;
закупівлі;
фінанси;
збут;
організаційно розпорядчі процеси.

який функціонал СЕД

Документальне забезпечення бізнес-процесів:

управління проектною документацією;
управління договорами;
управління тендерною документацією;
управління претензійно-позовною роботою;
управління наказами та розпорядженнями;
управління вхідними та вихідними;

Архівне зберігання корпоративних документів:

електронний архів проектних документів;
електронний архів договорів;
електронний архів постачальника;
електронний архів клієнта;
електронний архів фінансових документів;
електронний архів організаційно-розпорядчих документів.

Як вибрати СЕД

Ринок пропонує багато якісних варіантів, але витрачати час на вивчення їх всіх – не доцільно, оскільки кожен буде доводити, що його рішення краще. Вибирати систему електронного документообігу необхідно в залежності від завдань компанії і їх складності.

способи як вибрати СЕД

Критерії вибору СЕД:

мети запровадження системи електронного документообігу;
структура і масштаб компанії;
рівень підготовки власних ресурсів.

Якщо компанія велика і вимагає передачі документів як з контрагентами, так і всередині, з налаштуванням унікальних ланцюжків і можливістю передавати структуровані і неструктуровані дані, то варто вибирати систему з гнучкими настройками і можливістю архівування великої кількості інформації. Якщо ж масштаб компанії не великий і завдання досить локальні і конвеєрні, то можна обмежитися простою і вузькофункціональної системою.

Запровадження СЕД

Процес впровадження системи електронного документообігу може мати кілька напрямків. Вони залежать від можливостей компанії на етапі, коли система ще не впроваджена, і від очікуваних результатів. Кожен шлях відрізняється процесом установки, супутніми завданнями і результатами:

Інтеграція - в уже наявну облікову систему, звичну для співробітників, впроваджується зовнішній сервіс. Для користувачів послідовність роботи не змінюється, але всередині процеси оптимізовані краще.
Нове готове рішення з навчанням. Це може бути як заміна з перекладом зі старого, так і повністю нове поняття робочого інструмента в компанії. У будь-якому випадку, така установка системи вимагає навчання і часу для впевненого користування.
Впровадження системи з необхідними доробками для компанії потрібно в тому випадку, коли бізнес-процеси передбачають унікальну ланцюжок передачі даних, тобто стандартні розроблені рішення не до кінця підходять.

Етапи впровадження СЕД

Незалежно від вибору напрямку, схема Запровадження системи електронного документообігу в основному проходить по одному шляху. Звичайно відмінності присутні, хоча б з тієї причини, що сервіси можуть впроваджуватися різні. Щоб встановити систему потрібно:

досліджувати поточний стан суб'єкта економічної діяльності, підготувати план впровадження;
адаптувати СЕД під наявні потужності компанії;
протестувати сервіс;
навчити персонал;
внести правки і доопрацювання в процесі експлуатації.

Перед самим процесом впровадження СЕД, необхідно провести попередню оцінку ефективності тієї чи іншої системи в бізнес-процесах компанії. Важливо розуміти, що сервіс повинен себе окупити, а не привнести мінус в підприємство.

Плюси впровадження СЕД

Для багатьох структур запровадження СЕД означає відмову від звичної паперової роботи. Новий функціонал е-документообігу здається складним і заплутаним, але його актуальність в бізнес-процесах багатьох компаній лише підтверджує значну користь, яку надає автоматизація:

Архівування та управління інформацією, регламентування доступу
Економія ресурсів за рахунок зменшення витрат на паперове діловодство
Структуризація діяльності кожного співробітника
Оптимізація бізнес-процесів
Забезпечення прозорості діяльності організації
Підтримка системи контролю якості

Можливі мінуси СЕД

Крім явних плюсів від впровадження ЕДО, деякі системи можуть мати і явні мінуси. Таких недоліків може бути кілька. І перший - погана робота техпідтримки. Якщо помилка на стороні замовника була усунена несвоєчасно - це може послужити для нього фінансовою втратою.

Обмежена функціональність системи, яка, швидше за все, підкріплена невисокою вартістю. Але вибирати такий важливий функціонал варто відповідно до вимог, адже якщо система "не потягне" завдання, то її доведеться або розширювати, або міняти на іншу.

Складнощі в розумінні системи персоналом. У цьому випадку не варто покладатися на свої власні сили і намагатися розібратися в ній самостійно. Для цього компанія, яка є її постачальником, зобов'язана провести навчання і постійно бути "на зв'язку" для можливої необхідності пояснити той чи інший функціонал.

Виникають помилки при роботі в СЕД. В такому випадку, швидше за все були недопрацювання при її впровадженні. Не варто намагатися все виправити самому - це робота постачальника системи. Важливо повідомити про подібний відразу, оскільки в подальшому система може не оновлюватися або взагалі "злетіти".

запровадження СЕД в компаніях спрощує і скорочує етапи діловодства і дозволяє зосередитися на бізнес-процесах. Зменшення рутинних горизонтальних завдань стимулює структуру ставити вертикальні цілі, що сприяє розвитку ресурсів і компанії в цілому.