Сьогодні на зміну традиційним паперовим формам документації у роботі сучасних компаній та підприємств, приходять цифрові формати та технології для створення, надсилання та керування рахунками-фактурами в електронному вигляді. Цей підхід пропонує ряд переваг перед традиційними методами виставлення рахунків, зокрема: покращення ефективності, економію коштів, точність та прозорість.
Електронний рахунок-фактура, або e-Invoice – це юридична та фіскальна заміна паперового рахунку-фактури, яка створюється, передається та отримується в структурованому електронному форматі, як правило, з використанням спеціальних протоколів обміну даними, таких як XML або EDI. По суті – це структурований цифровий документ, який містить всю необхідну інформацію про комерційну операцію між покупцем і продавцем. Оскільки дані структуровані, комп’ютеру набагато легше їх зрозуміти, що дозволяє автоматизувати цей трудомісткий процес. Електронний рахунок забезпечує безперебійний обмін інформацією про рахунок-фактуру між постачальником і покупцем. Він видається, передається, отримується, обробляється та зберігається з використанням спеціальних форматів даних, які легко обробляються системами ERP. На відміну від інших типів рахунків-фактур, електронний рахунок-фактура залишається цифровим протягом усього циклу: від видачі до архівування.
Варто зазначити, що e-invoice не є електронним рахунком-фактурою. Його надсилають і отримують у цифровому вигляді у форматі PDF або JPG замість неструктурованого рахунку-фактури.
E-invoice технічно представлені у вигляді файлів. Більшість форматів складається зі звичайного тексту, написаного з використанням правил певного формату файлу (або його «синтаксису»), щоб полегшити використання програмами.
Найпоширеніші формати та стандарти e-invoice:
JSON — це легкий формат обміну даними, який легко читати та писати як людям, так і комп’ютерам. Хоча JSON частіше асоціюється з веб-додатками, JSON також набуває популярності в електронному виставленні рахунків завдяки своїй простоті та сумісності з сучасними мовами програмування.
XML — це універсальна мова розмітки, яка використовується для визначення структури та вмісту даних у зручному для читання форматі. Він широко використовується завдяки своїй гнучкості. В електронному рахунку-фактурі на основі XML елементи даних позначаються описовими мітками, що полегшує інтерпретацію та обробку інформації.
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)— це глобальний стандарт для електронного обміну даними (EDI), який використовується в різних галузях промисловості. Попри те, що він традиційно використовувався для безпаперового обміну діловими документами, включаючи рахунки-фактури, він також адаптується для сучасних процесів електронного виставлення рахунків.
Для того, щоб йти в ногу з часом і покращити ефективність своїх бізнес-процесів використовуйте платформу, за допомогою якої Ви з легкістю інтегруєте електронну документацію у Ваше програмне забезпечення. Такою платформою є EDIN — перший український провайдер, який розпочав обмін електронними даними під час постачань з європейськими партнерами. EDIN готові підключити будь-яку вашу міжнародну мережу, постачальника чи дистриб`ютора, які використовують EDI.