Електронна печатка – це цифровий еквівалент традиційної «мокрої» печатки, або штампа, що використовується для автентифікації та захисту електронних документів або даних. Електронні печатки використовуються в цифрових, або електронних транзакціях для забезпечення цілісності та автентичності документів, подібно до того, як фізичні печатки, або підписи використовуються в паперовому світі. На відміну від електронного підпису, який засвідчує згоду окремого підписанта, електронна печатка пов’язана з юридичною особою, що дозволяє запечатувати цифрові документи та гарантує їхню цілісність та автентичність.
Законодавче регулювання електронної печатки
Термін «електронна печатка» офіційно використовується у правових актах та регулюється Законом України «Про електронні довірчі послуги» №2155-VIII від 05.10.2017.
В законі визначено, що:
- електронна печатка – це електронні дані, які додаються до інших електронних даних і використовуються для підтвердження походження та цілісності даних юридичною особою.
- кваліфікована електронна печатка (КЕПечатка) – створюється за допомогою кваліфікованого засобу електронної печатки, ґрунтується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки та має найвищий рівень юридичної сили.
- кваліфікована електронна печатка має презумпцію достовірності (автентичності) і цілісності даних.
- описані вимоги до засобів створення кваліфікованої електронної печатки та форматів даних, профілів сертифікатів тощо.
Електронна печатка для ФОП та ЮР осіб
Електронна печатка в Україні законодавчо врегульована таким чином, що її власником може бути лише юридична особа або інша організація, а не фізичні особи підприємці (ФОП).
Юридичні особи (ТОВ, ПП, АТ тощо) мають право на отримання кваліфікованої електронної печатки від кваліфікованого постачальника електронних довірчих послуг, а також можуть використовувати її для автоматично згенерованих документів (рахунки-фактури, нотаріальні акти, e-ТТН, рахунки-фактури з ПДВ, звіти) та електронного документообігу B2B/B2G (EDI, тендери, митниця). Нанесення печатки підтверджує, що документ походить від цієї юридичної особи та його зміст не був змінений.
ФОПи не можуть отримати електронну печатку, оскільки згідно з Законом про електронні довірчі послуги, електронна печатка прив’язана до юридичної особи, а ФОП– це фізична особа зі спеціальним податковим статусом, а не юридична особа.
Саме тому, ФОПи використовують кваліфікований електронний підпис (КЕП) для підписання договорів, актів, накладних ПДВ та звітів, який підтверджує, що документ був підписаний власником КЕП (тобто конкретною фізичною особою підприємцем).
Накладення електронної печатки
Електронні печатки наносять цифрові позначки на документи, або дані для підтвердження їхньої автентичності та цілісності. Точний процес може відрізнятися, залежно від технології та обраних методів, але основні етапи зазвичай виглядають так:
- Підготовка документа: процес починається зі створення або підготовки електронного документа, який потрібно запечатати.
- Нанесення печатки: організація або особа, відповідальна за запечатування документа, використовує спеціальне програмне забезпечення або інструменти, призначені для електронного запечатування.
- Автентифікація: якщо електронна печатка використовує криптографічні методи, для створення унікального цифрового підпису документа використовується закритий ключ. Цей підпис генерується на основі вмісту документа та інших параметрів і підтверджує автентичність документа.
- Позначка часу: у деяких випадках позначка часу застосовується для запису дати та часу запечатування. Це допомагає встановити, коли документ був запечатаний, і може запобігти зворотній даті.
- Розповсюдження: запечатаний документ розповсюджується серед цільових одержувачів, яким, можливо, потрібно буде перевірити автентичність печатки.
- Верифікація: одержувачі використовують відповідний відкритий ключ або інші методи верифікації для перевірки печатки документа. Якщо печатка дійсна, це свідчить про те, що документ не був підроблений.
Сьогодні існує безліч провайдерів електронного документообігу, які пропонують послуги зі створення електронних печаток для різних потреб бізнесу. Обираючи своїм провайдером EDIN, ви обираєте безпеку та простоту, адже це перший провайдер в Україні, який пройшов тестування від Міністерства інфраструктури для обміну е-ТТН.