Створити ТТН онлайн можна за кілька хвилин і без ручного заповнення паперових бланків. Але для бізнесу важливо не просто створити ТТН як окремий файл, а організувати роботу з документом протягом усього перевезення: заповнити дані, перевірити їх, підписати та передати іншим учасникам процесу.
Саме для цього використовують сервіси е-ТТН, у яких документ формується та проходить необхідні етапи електронного документообігу. Такий формат підходить вантажовідправникам, перевізникам, постачальникам, дистриб’юторам та іншим компаніям, які регулярно організовують перевезення вантажів. Розберемося, як відбувається оформлення ТТН онлайн і який інструмент обрати для цього завдання.
Як створити ТТН онлайн і чим е-ТТН відрізняється від звичайної форми
За запитом «створити накладну онлайн» можна знайти різні рішення – від шаблонів для заповнення до спеціалізованих платформ електронного документообігу.
Простий онлайн-шаблон підходить лише для того, щоб заповнити й роздрукувати папір. е-ТТН – це повноцінний юридично значущий електронний документ, який супроводжує вантаж протягом усього процесу перевезення, а не просто збережена PDF-форма або таблиця.
Докладніше про принцип роботи е-ТТН читайте у матеріалі «Електронна товарно-транспортна накладна: як працює рішення».
Підготуйте дані для оформлення ТТН
Перш ніж створювати документ, зберіть інформацію про майбутнє перевезення. Зокрема, знадобляться дані вантажовідправника, автомобільного перевізника та вантажоодержувача, а також, залежно від процесу, замовника перевезення.
Окремо підготуйте інформацію про автомобіль, причіп або напівпричіп за їх наявності, водія, пункти завантаження та розвантаження і сам вантаж. Якщо частина цих даних уже зберігається в електронному сервісі або обліковій системі компанії, їх можна використовувати повторно залежно від налаштованого сценарію роботи.
Заповніть реквізити ТТН та відомості про вантаж
Наступний крок – заповнення ТТН. До документа вносять дані його учасників, інформацію про транспортний засіб, маршрут перевезення та відомості про вантаж.
Законодавство встановлює обов’язкові реквізити товарно-транспортної накладної, а актуальна форма ТТН наведена у Правилах перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні. Тому перед відправленням документа важливо перевірити не лише правильність внесених даних, а й наявність усіх полів, передбачених для конкретного перевезення.
Підпишіть і передайте документ учасникам перевезення
Коли документ заповнений, потрібно ще раз перевірити інформацію, виконати передбачене процесом підписання та передати е-ТТН наступному учаснику.
Послідовність дій залежить від ролі компанії та конкретного сценарію документообігу. У класичній схемі EDIN вантажовідправник створює та підписує е-ТТН, після чого надсилає її перевізнику, а далі документ переходить до вантажоодержувача. Детально процес для кожного учасника описаний у покроковій інструкції зі створення та відправлення е-ТТН.
Які дані потрібні для заповнення ТТН
Перелік інформації залежить від перевезення та чинних вимог до документа. Для стандартного сценарію заздалегідь варто підготувати:
- дату та місце складання документа;
- дані учасників перевезення — вантажовідправника, автомобільного перевізника, вантажоодержувача та інших залучених сторін;
- інформацію про вантаж, зокрема найменування, кількість, масу та інші необхідні характеристики;
- дані автомобіля, а за наявності — причепа або напівпричепа;
- пункти та адреси завантаження і розвантаження;
- дані водія та відповідальних осіб;
- інформацію, необхідну для підписання документа та супроводу конкретного перевезення.
Це орієнтовні групи даних, а не вичерпний юридичний перелік реквізитів. Під час оформлення ТТН потрібно керуватися актуальною формою документа, Законом України «Про автомобільний транспорт», Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом та вимогами до конкретного виду перевезення.
Потрібен зручний інструмент для роботи водіїв з е-ТТН?
EDIN Driver — мобільний застосунок для водіїв, який дає змогу отримувати та підписувати електронні товарно-транспортні накладні без роботи з паперовими документами.
ТТН генератор і сервіс е-ТТН: у чому різниця
ТТН генератор може бути зручним, якщо потрібно сформувати документ за введеними даними, отримати файл або підготувати форму для друку. Для разового завдання цього функціоналу іноді достатньо.
Для системної роботи бізнесу завдання ширше. Потрібно не лише створити форму, а й передати документ між учасниками перевезення, підписати його, відстежувати статуси та зберігати документи. Саме на такий процес розраховані платформи електронного документообігу.
Тому PDF або інший файл, створений через ТТН генератор, не варто автоматично прирівнювати до е-ТТН. Електронна товарно-транспортна накладна є частиною структурованого електронного документообігу, а платформа для роботи з нею забезпечує створення, обмін, підписання та зберігання документа відповідно до встановленого процесу.
Як оформити е-ТТН у сервісі EDIN
EDIN е-ТТН дає змогу працювати з транспортними документами у веб-інтерфейсі або інтегрувати електронний документообіг з обліковою системою компанії. Тому спосіб роботи можна адаптувати до процесів конкретного бізнесу.
Користувач може створити ТТН вручну, сформувати її на підставі інших документів у передбачених сервісом сценаріях або автоматизувати обмін через інтеграцію.
Створення е-ТТН через веб-інтерфейс
Для ручного створення користувач обирає на платформі EDIN тип документа «Товарно-транспортна накладна» та заповнює електронну форму.
У ній зазначаються учасники документообігу, транспорт, водій, пункти навантаження та розвантаження, відомості про вантаж та інші необхідні дані. Обов’язкові поля у веб-інтерфейсі позначені окремо, а зберегти документ як чернетку можна після їх заповнення.
Для транспорту, контрагентів і відповідальних осіб у сервісі передбачені довідники, що спрощують повторне використання даних. Відомості про вантаж можна додавати вручну або завантажувати за допомогою Excel-шаблону.
Після перевірки заповнену е-ТТН підписують електронним підписом і надсилають відповідно до ролі учасника та сценарію документообігу. Детальний порядок дій доступний у інструкції зі створення та відправлення е-ТТН.
Створення е-ТТН на підставі інших документів
Не завжди потрібно починати з порожньої форми. У EDIN е-ТТН можна формувати на підставі документів, які вже використовуються в електронному процесі.
Зокрема, документація EDIN передбачає створення е-ТТН на базі «Замовлення» (ORDER), «Повідомлення про відвантаження» (DESADV), «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER), а в окремих сценаріях — видаткових накладних та актів приймання-передачі.
Частина даних із документа-підстави автоматично переноситься до майбутньої е-ТТН, після чого користувач може доповнити або відредагувати форму, перевірити її, підписати та надіслати. Це допомагає уникати повторного ручного внесення інформації, яка вже є в електронному документообігу.
Інтеграція е-ТТН з BAS, ERP або іншою обліковою системою
Для регулярної роботи з транспортними документами можна інтегрувати EDIN із системою, в якій уже працюють співробітники компанії.
Інтеграційні рішення EDIN підтримують роботу з BAS та ERP-системами, а також обмін через API. Це дає змогу передавати дані між обліковою системою та платформою електронного документообігу без постійного ручного перенесення інформації.
Конкретна схема інтеграції залежить від системи компанії та її бізнес-процесів, тому її варто визначати після аналізу чинного документообігу.
Типові помилки під час оформлення ТТН онлайн
Навіть електронна форма потребує уважної перевірки. Найчастіше проблеми виникають не через сам спосіб оформлення, а через некоректні або неповні вихідні дані.
- дані учасників і транспорту — реквізити сторін, водія, автомобіля та причепа;
- інформацію про вантаж — найменування, кількість, масу та інші необхідні характеристики;
- адреси та пов’язані документи — дані мають відповідати фактичному перевезенню;
- повноту документа — усі обов’язкові поля мають бути заповнені до підписання та відправлення.
Водночас звичайний PDF або документ, сформований онлайн-генератором, не замінює повноцінний процес роботи з е-ТТН.
Коли бізнесу варто перейти на електронне оформлення ТТН
ТТН онлайн зручна для компаній із регулярними перевезеннями та значним документообігом. Електронний формат дає змогу працювати з документами та їхніми статусами в одному середовищі, а інтеграція з BAS, ERP або іншою обліковою системою допомагає скоротити повторне ручне внесення даних. Для водіїв у екосистемі EDIN також передбачений мобільний застосунок EDIN Driver для роботи з е-ТТН.
