Усе, що потрібно знати про EDI

Що таке EDI

EDI (Electronic Data Interchange) – це процес передачі структурованої цифрової інформації, що дозволяє організаціям передавати одна одній комерційні дані — торгові, фінансові, транспортні та інші.

Структурований документ – документ у форматі XML/JSON, тобто такий, який передається у попередньо налаштованій та стандартизованій структурі даних.

Неструктурований документ – це документ з довільною структурою даних; до таких документів належать PDF, PNG, JPG, DOCX, XLSX та інші формати.

EDI і ритейл

Ритейл, без сумніву, найінноваційніша та найпрогресивніша сфера бізнесу, яка ініціювала та першою впровадила електронний обмін даними — Electronic Data Interchange (EDI) — у роботі зі своїми партнерами. Так з’явилась єдина уніфікована електронна система обміну даними та єдиний стандарт передачі е-повідомлень між учасниками роздрібної торгівлі у всьому світі. Електронний документообіг для ритейлу – це зручне е-рішення для управління фінансовими потоками та ланцюжками поставок.

Стандарти передачі даних у EDI

Інформація в рамках EDI передається не в довільному порядку — для цього розробили та застосовують низку стандартів та правил, що дозволяють відправникам та одержувачам даних «розмовляти однією мовою».

Найпоширеніші типи стандартних EDI-документів:

Замовлення. При необхідності оформити замовлення у постачальника використовують документ ORDERS. Документ містить вичерпну інформацію про перелік замовлених товарів (послуг), їх кількість, ціни, дати і адреси доставки.
Відповідь на замовлення. Постачальник може підтвердити або не підтвердити замовлення. Для цього він використовує EDI-документ ORDRSP. Постачальник має право розширити стандартну інформацію в ньому та доповнити її пропозиціями альтернативних товарів, іншими відомостями.
Каталог товарів. Виробники та постачальники зацікавлені в інформуванні своїх клієнтів про асортимент наявної продукції. Вони роблять це за допомогою ще одного стандартного EDI-документа – PRICAT. Це електронне повідомлення, що містить повний або ж частковий перелік товарів, а саме: детальний опис товарів, включаючи цінові дані, логістичні характеристики, технічні і функціональні дані товарів.
Рахунок-фактура. Щоб автоматично сформувати рахунок-фактуру для оплати поставлених товарів, використовують документ INVOIC. З його допомогою можна не лише оплачувати продукцію, а й звітувати перед податковою інспекцією (в останньому випадку знадобиться електронний цифровий підпис).

Повідомлення про відвантаження. Існує EDI-аналог паперового товаросупровідного документа - DESADV. Це електронне повідомлення про успішне відвантаження товарів зі складу, яке містить докладну інформацію про поставлену продукцію.
Повідомлення про прийом. Покупець повинен проінформувати постачальника про прийняту продукцію. Для цього є таке повідомлення EDI, як RECADV.
Повідомлення про повернення. Покупець із тих чи інших причин може відмовитися від отримання товару та повернути його постачальнику. Для цього він використовує такий документ, як RETANN, що містить відомості про товари, що повертаються, і причини відмови в їх прийманні.

Переваги використання EDI-технологій:

Спрощує передачу електронних даних, оскільки є підготовлені форми структурованих документів, які дають можливість буквально за кілька кліків «миші» обмінюватися даними зі своїми контрагентами;
Пришвидшення обробки даних – скорочення на 80% часу на опрацювання кожного документа у цілому ланцюгу;
Зводяться до мінімуму вплив людського фактора та ризик виникнення помилок – система EDI автоматично виявляє та усуває їх;
Значно прискорюється і спрощується пошук необхідної інформації у базі даних;
Можливість в секунду запускати бізнес-процеси і заощаджувати на витратах, пов'язаних з паперовим документообігом: людино-години, витратні матеріали та ін.

Чому ритейл обирає EDI-Network від EDIN:

Е-документообіг в EDI NETWORK — це комплексне та зручне е-рішення для роздрібних мереж та постачальників для обміну EDI та е-документів, що мають юридичне значення.

Можливості та переваги сервісу:

До 80% заощаджень на витратних матеріалах;

Єдині стандарти в трактуванні е-даних;
Обмін EDI-документами (Замовлення, Підтвердження, Відвантаження та ін.);
Обмін юридично значущими документами (Видаткова, накладні, Акти);
Міжнародні стандарти безпеки;
Інтеграція з обліковими системами за допомогою API, XML, SOAP, AS2;
Обмін е-документами будь-якого формату (doc, jpg, xls, pdf);
Мінімізація помилок людського фактора.

EДО EDIN - сучасна система електронного документообігу в Україні. Автоматизуйте бізнес-процеси, переведіть роботу з документами в е-формат та перейдіть на інноваційне е-рішення для управління фінансовими потоками та ланцюжками поставок. Щоб підключитися та отримати 30 днів безкоштовного користування платформою EDI-Network необхідно перейти за посиланням https://edin.ua/edi-network/.